4.铁路建设项目档案整理要求2020.ppt

*照片档案的整理八成都局集团公司档史室5.整理原则*照片档案的整理八成都局集团公司档史室照片号数码照片应在整理过程中用编制照片号对数码照片文件进行重命名是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码6.照片号*照片档案的整理八成都局集团公司档史室数码照片号格式：全宗号-保管期限代码-年度-照片组号-张号.扩展名分别用“YJ”、“D30”、“D10”代表永久、30年、10年。为4位阿拉伯数字。对归档照片按事由集中，形成照片组。照片组号为4位阿拉伯数字，同一年度内的照片组从“0001”开始顺序编号。为4位阿拉伯数字，同一照片组内的数码照片从“0001”开始顺序编号文件的存储格式，包括JPEG、TIFF、RAW6.照片号*照片档案的整理八成都局集团公司档史室数码照片档案YJD30D1020162017…………0001数码照片在同一照片组内按形成时间顺序排列7.存储路径及排列*照片档案的整理八成都局集团公司档史室8.存储载体要求*照片档案的整理八成都局集团公司档史室9.移交清册封面*照片档案的整理八成都局集团公司档史室著录条目以照片的自然张或若干张(照片组)为单位著录。以一组照片为单位著录时，题名应根据题名拟写要素，简明概括、准确反映一组照片的基本内容时间应著录起止时间摄影者可以著录多个备注处可填写底片号及底片存放地点、参见号等需要备注的信息。大幅照片也应在备注栏内注明“大幅”及存放地址10.目录编制*照片档案的整理八成都局集团公司档史室离线载体封面标签式样离线载体封底标签式样11.载体标签*照片档案的整理八成都局集团公司档史室12.其他声像档案的整理比照照片档案的整理方法进行整理*成都局集团公司档史室九案卷排列分专业、按里程，顺序排列。*成都局集团公司档史室****成都局集团公司档史室以20mm厚度的档案盒为例，每卷装订厚度以18mm为宜。2.整卷全是文件材料时（八）组卷整理三卷内文件的排列*成都局集团公司档史室3.整卷全是图纸时整卷全是图纸时，全部散放在盒内，并散放上软封面、卷内目录、备考表。（在散放的卷内目录、备考表上，散放的每张蓝图上，一定要填写档案号。）（八）组卷整理三卷内文件的排列*成都局集团公司档史室单位工程施工文件较少时，可将文字材料装订成册，图纸散装在后，组成一卷。一卷内既有文字材料又有图的：①卷内目录装订在施工文件内。②竣工图要逐项反映在卷内目录上。③竣工图的页码紧接着文字材料的页码编。4.整卷又有文件材料又有图纸时（八）组卷整理三卷内文件的排列（一）卷内项目文件页号编写（1）卷内项目文件编写页号以有效内容的页面为一页。（2）单面书写的文件页号编写在文件正面右上角，双面书写的文件页号分别编写在文件的正面右上角、背面左上角的空白位置。（3）图纸的页号编写在图标右上方。四案卷编目*成都局集团公司档史室（一）卷内项目文件页号编写（4）印刷成册已有连续页号的文件为一件，不再重新编写页号，但页数累加。（5）卷内目录、卷内备考表不编写页号。四案卷编目*成都局集团公司档史室简明、准确地揭示案卷的基本内容。主要包括项目名称、单位工程名称、卷内主要文件内容及文件类型。项目名称应与批准的原立项、设计（包括代号）相符。DK里程K里程负责组卷的部门或单位卷内文件形成的起止日期（到月）保管期限分为：永久、30年、10年卷内文件的最高密级（二）案卷封面编制每一卷的案卷标题应具有唯一性。揭示本卷情况。四案卷编目*成都局集团公司档史室（三）案卷脊背编制填写方法参见案卷封面。背脊厚度一般为20mm，40mm，50mm，60mm。如特殊情况可特定制。本图以厚度为50mm的档案盒为例。四案卷编目*成都局集团公司档史室依次标注卷内文件排列顺序填写文件文号或图纸编号填写文件形成者或第一责任者填写文件全称。文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名应填写文件形成的时间填写每份文件首页标的页号，最后一份文件标注起止页号可根据实际填写需注明的事项（四）卷内目录编制四案卷编目*成都局集团公司档史室标明卷内全部文件总页数，不同载体文件的数量（本案卷内共00张，其中文件材料00张，照片00张，其他00张）。以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。由立卷责任者签名完成立卷的时间为部门或项目技术负责人填写案卷质量审核的日期填写反映同一内容不同载体的档案号，