项目文件编码及管理手册.pdfVIP

中粮置业投资有限公司

项目文件编码及文档管理手册

（试行版）

第（二版/2010-3-04）

文件认可

4r.小初।—।-H-n

A四小ll

卜比、在

-fcsz+nrl1业白辛JI,kTL次七/X-=1

目录

1.引言

2.文件归档

2.1电子文件归档

2.2书面文件归档

3.文件编码系统

3.1文件编编（码）系统

3.2项目参与单位编编（码）表

4.文件收发程序

4.1地址和邮件

4.2来件受理过程

4.3发函过程

4.4承包商文件提交

5.图纸管理

5.1图纸分类

5.2图纸接收

5.3图纸发放

5.4旧图存档

6.借阅管理

7.标准格式和表格

附录1预算合约部文件归档系统结构图

附录2招标阶段文件存档目录

附录3经济文件存档内容

附录4项目文件编号（编码）表

录项目参与单位编（码）

附5号编表

附录6文件收进流程

附录7文件发放流程

1.引言

1.1健全的项目文件编码和文件档案管理对于提高项目管理效率至关重要。建立完

阅与收发程序证项目各项资过正确渠道传且通阻。

善的文件档案调能俣讯通输，畅无

1.2本手册主要描述在高效的项目管理实际运作中常用的文件及其相关程序。

1.3在项目实际运作中，可能需要补充标准化的文件格式，届时将由预算合约部门

负责人设计相关范本及其使用程序。

1.4本手册在中粮置业投资有限公司预算合约部范围内使用。

2.文件归档程序

2.1电子文件归档

2.1.1预算合约部应将全部文件集中存储于一个在区域网络(LAN)上建立的预算合

约部门专用文件夹中，使预算合约部所有成员均可调阅。这样，即使文件作者不在，仍

可保证快速及准确地找到该文件。这也有利于预算合约部将所有相关数据单独备份。在

预算合约部主文件夹下可根据不同功能建立若干子文件夹，例如：

每一子文件夹可作为一根目录，并可以按需要扩建出更多子目录。

一个文件需要按时间段保存的，需在标题中记录修改日期。备案的正式招标文件、

合同等重要文件的最终版应转为PDF格式保存或以扫描件保存。

2.2书面文件归档

书面文件的归档原则：

2.2.1文档管理员必须坚持文件随时立卷的归档制度，做好收集、整理、立卷、归档

工作，并做到排列系统、存放有序、美观整洁、管理科学、方便查找。

2.2.2根据对应合同进行归档，原则上与对应合同有关文件，包括合同文件、收发文

件、经济文件、更文件、结算文件、付款文件按照对应的合同集中归档。

2.2.3内外存档资料：对于工作中由部门内部自行存档的资料由经办人根据本办法

的文件编码编制，并注明“内”，由资料员编制流水代码，内部资料由资料员参照上述

原则单独存档。

2.2.4收文：外单位来函要求有题目、编号、日期、盖公章或负责人签发。收文统一

按照发文单位进行归档，区分内部存档和外部存档文件分别存档，由专业工程师或合约

工