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文字沟通技能训练

目的

一、通过对目前的和期望的文字沟通效果，确认改善的领域。

二、通过掌握有效的文字沟通技能，获取更好的结果。

三、培养和发展文字沟通技能。

文字沟通分析单

阅读下面的各项内容和要求，完成后面的分析表。

1．在分析表的第一栏，根据你的工作填写那些你经常要写给他们文

字材料的人（或一类人）的姓名（或职务）。

2．我们将文字沟通材料分为三类：

肯定的文字沟通；

否定的文字沟通；

指示做什么的文字沟通。

在分析中，我们要把精力集中在最常用的文字沟通材料上--信件，包

括备忘录，便条和各种类型的信。现在，开始填写第一栏，然后确定

写给每个人的文字沟通材料类型（即肯定型、否定型和指示做什

么类型），并把它们填写在第二栏里。

3．在第三栏中确定这些信件属于下面两种情况的哪一种：

由你直接写给他们的；

对他们的文字沟通材料的回复。

4．在第四栏，根据对你工作的重要程度，将第一栏填写的受信人进

行排序。

5．在第五栏，根据你写给第一栏人的困难程度进行程序。如果需要，

可做补充说明。

6．检视已填写的所有内容，确定应对哪类文字沟通材料加以重视，

并把你的决定记在第六栏中。

分析表

主要受“肯定”直接受信人写给受是否应备

信人“否定”回复的信人加以注注

“指示”重要程的困难意

度程度

文字沟通

一、有效的文字沟通

1．传达必要的、精确的信息。

2．发信者的表述对特定的情境应是恰如其分的。

二、提高文字沟通水平应注意三个阶段

1．写作准备阶段：

思考：

写给谁？

写什么？

为什么？

提纲：

主要点

使用索引卡

整理：

按逻辑排列各要点的位置

去掉无关的和重复的内容

2．写作过程

文字沟通有三种主要类型：

①肯定型

①否定型

①指示型

①写肯定型：

直接给出好的消息

解释好消息

用好的祝愿结束

①写否定型：

用缓冲式的自然叙述开头

在给出坏消息之前加以解释

告诉坏消息

如果可能，建议某些可能的选择

用好的祝愿结尾

①写指示型：

以一种具有吸引受信人注意力的叙述开始

表述建议或要求，及可能的利益

清楚地指示受信者应如何去做

鼓励克服困难，尽早完成工作。

3．检查

①是否表述准确。

①是否有不适当的描述。

①有否文法、文字上的错误。

文字沟通技法概要

要想通过文字的沟通达到预期的结果，表达的准确性是至关重要的。

在工作中，人们经常要用文书的形式来转达信息；因而文字沟通的有

效性是管理者必须熟练掌握的一种基本管理技能。

文字沟通的内容千差万别，但其写作可归结为三个阶段：

1．写作前的准备阶段；

2．写作过程阶段；

3．写作后的检查阶段。

1．写作前的准备

①思考：

a)写给谁--你是写给谁看的。

b)写什么--确认你所要发送出去的信息。如果你是回复一个信函，就

要分析交弄清回复的关键点。

c)为什么--为什么需要写？达到的目的是什么？

①提纲

把你准备写的关键全都列出来，这对尔后的写作及修改都有帮助。

①整理

根据提纲，把你所要表达的要点按逻辑编排顺序，去掉那些无关的和

重复的内容。

完成上述三步，就可以着手写了。

2．写作过程

有人曾经说过：在写作过程中，写作的目的要绝对清楚地牢记心中。

在信件写作方面，虽然内容千差万别，但大致可以分为三类：

（1）转达肯定的信息；

（2）转达否定的信息；

（3）转达指示的信息；

（1）转达肯定信息信件的写作方式。

这类信件可能是同意某种请示，提供一个机会，或者是一些好的消息。

在写这类信件的时候，可按下列格式进行：

a)直接了当地给受信者好消息，使之