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采购内部控制制度

一、总则

1.为了加强公司采购业务的内部控制，规范采购行为，防范采购风险，保证采购工作的顺利进行，提高采购资金的使用效益，根据国家有关法律法规和公司的实际情况，制定本制度。

2.本制度适用于公司及下属各部门、子公司的所有采购活动，包括原材料、设备、办公用品、服务等的采购。

3.采购内部控制的目标是确保采购业务合法合规，保证采购物资和服务的质量，控制采购成本，提高采购效率，防范采购过程中的舞弊和腐败行为。

二、职责分工

1.采购部门：负责采购计划的编制和执行，寻找供应商，进行采购谈判，签订采购合同，跟踪采购订单的执行情况，组织验收等工作。

2.需求部门：负责提出采购申请，明确采购物资或服务的规格、数量、质量等要求。

3.财务部门：负责对采购预算进行审核，对采购合同进行财务审查，办理采购款项的支付，对采购业务进行会计核算和监督。

4.审计部门：负责对采购业务进行定期或不定期的审计，检查采购内部控制制度的执行情况，发现问题及时提出整改建议。

5.质量检验部门：负责对采购物资的质量进行检验和验收，出具检验报告。

三、采购流程控制

1.采购申请：需求部门根据实际需求填写采购申请单，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、用途、预计价格等信息，并经部门负责人审批后提交采购部门。

2.采购计划：采购部门根据采购申请单和公司的生产经营计划，编制采购计划。采购计划应包括采购物资的名称、规格、数量、采购时间、供应商选择等内容，并经采购部门负责人审核后提交公司领导审批。

3.供应商选择：采购部门应通过多种渠道寻找合格的供应商，对供应商进行评估和筛选。评估内容包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等。建立供应商档案，对供应商进行动态管理。

4.采购谈判：采购部门与选定的供应商进行采购谈判，就采购价格、质量标准、交货期、付款方式、售后服务等条款进行协商。谈判过程应做好记录，谈判结果应经采购部门负责人审核。

5.合同签订：采购部门根据谈判结果与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、数量、价格、质量标准、交货期、交货地点、付款方式、违约责任等条款。合同签订前应经财务部门和法律部门审核，合同签订后应及时归档。

6.采购订单执行：采购部门根据采购合同向供应商发出采购订单，并跟踪订单的执行情况。如发现供应商不能按时交货或产品质量不符合要求等问题，应及时与供应商沟通解决。

7.验收：采购物资到达公司后，采购部门应组织质量检验部门、需求部门等相关人员进行验收。验收合格的，填写验收单；验收不合格的，应及时与供应商协商处理，如退货、换货或索赔等。

8.付款：财务部门根据采购合同、验收单、发票等相关凭证，审核无误后办理付款手续。付款方式应符合合同约定，付款审批应严格按照公司的财务制度执行。

四、采购预算控制

1.公司应根据生产经营计划和年度预算，编制采购预算。采购预算应包括采购物资的种类、数量、金额等内容，并经公司领导审批后执行。

2.采购部门应严格按照采购预算进行采购，不得超预算采购。如因特殊情况需要超预算采购的，应事先提出申请，经公司领导审批后调整采购预算。

3.财务部门应定期对采购预算的执行情况进行分析和考核，及时发现问题并采取措施加以解决。

五、监督与检查

1.审计部门应定期或不定期对采购业务进行审计，检查采购内部控制制度的执行情况，包括采购申请、采购计划、供应商选择、采购谈判、合同签订、验收、付款等环节。

2.审计部门在审计过程中发现的问题，应及时向公司领导报告，并提出整改建议。采购部门应按照整改建议及时进行整改，审计部门应对整改情况进行跟踪检查。

3.公司应建立采购业务的投诉举报机制，鼓励员工对采购过程中的违规行为进行举报。对举报属实的，应给予举报人适当的奖励；对违规行为的责任人，应按照公司的规定进行严肃处理。

六、附则

1.本制度由公司采购部门负责解释。

2.本制度自发布之日起施行。