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公司公章管理制度

一、总则

为规范公司公章的管理和使用，维护公司的合法权益，确保公章使用的安全性、严肃性和规范性，根据国家相关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。本制度所指公章包括公司公章、法定代表人印章、合同专用章、财务专用章、部门印章等具有法律效力的印章。

二、公章的刻制

1.刻制申请

各部门因工作需要刻制公章时，需填写《公章刻制申请表》，详细说明刻制公章的名称、用途、样式等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司行政管理部门审核。

行政管理部门应根据公司实际情况和工作需要，对刻制申请进行严格审核，确保公章刻制的必要性和合理性。审核通过后，将《公章刻制申请表》报公司分管领导审批。

2.审批流程

公司分管领导对《公章刻制申请表》进行审批，重点审查公章刻制的必要性、用途的合规性等。对于重要公章的刻制，需报公司总经理批准。

经公司领导批准后，行政管理部门负责到公安机关指定的刻章单位办理公章刻制手续。

3.刻制备案

公章刻制完成后，行政管理部门应及时将公章印模留存备案，并建立公章档案，记录公章的刻制时间、刻制单位、启用时间等信息。同时，将公章刻制情况报公司财务部门备案，以便进行相关费用的核算和管理。

三、公章的保管

1.保管责任

公司公章由行政管理部门指定专人负责保管，法定代表人印章由法定代表人或其授权的专人保管，合同专用章由合同管理部门指定专人保管，财务专用章由财务部门指定专人保管，部门印章由各部门指定专人保管。

公章保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守公章管理制度，确保公章的安全保管。

2.保管要求

公章应存放在专门的保险柜或保险箱内，保险柜或保险箱应放置在安全、干燥、通风的地方。保管人员应定期检查公章的存放情况，确保公章无损坏、无丢失。

公章保管人员不得擅自将公章带出公司，如因工作需要必须带出公司的，应填写《公章外出使用申请表》，经部门负责人和公司分管领导批准后，由两人以上共同携带，并采取必要的安全措施，确保公章在外出期间的安全。

3.交接管理

公章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接公章时，应填写《公章交接登记表》，详细记录公章的名称、数量、印模等信息，并由移交人、接收人和监交人签字确认。监交人由行政管理部门指定。

交接过程中，应确保公章的完好无损，如有损坏或丢失，应及时报告公司领导，并采取相应的措施进行处理。

四、公章的使用

1.使用范围

公司公章适用于以公司名义对外发出的各类文件、报告、证明、函件等；法定代表人印章适用于需要法定代表人签字或盖章的文件、合同等；合同专用章适用于公司签订的各类合同、协议等；财务专用章适用于公司财务收支、税务申报等财务活动；部门印章适用于各部门内部工作联系、文件传递等。

任何部门和个人不得超越公章使用范围使用公章。

2.使用审批

使用公章前，需填写《公章使用申请表》，详细说明用章事由、文件名称、份数、用章时间等信息，并经部门负责人签字确认。对于重要文件或涉及重大事项的用章，需报公司分管领导或总经理审批。

审批人员应严格审查用章申请的合理性和合规性，对于不符合规定的用章申请，应予以拒绝。

3.使用登记

公章保管人员在使用公章时，应在《公章使用登记簿》上进行详细登记，记录用章时间、用章事由、文件名称、用章份数、审批人等信息。用章人应在《公章使用登记簿》上签字确认。

对于使用公章的文件，公章保管人员应留存一份复印件作为备案。

4.特殊情况处理

如遇紧急情况需要使用公章，无法及时办理审批手续的，用章人应先通过电话等方式向公司领导请示，经同意后可先使用公章，但事后应及时补办审批手续。

对于涉及法律纠纷、重大经济合同等重要事项的用章，公章保管人员应要求用章人提供相关的法律文件或审批文件，并进行复印留存。

五、公章的停用与销毁

1.停用处理

当公司名称变更、部门撤销、公章损坏等原因导致公章不再使用时，应及时办理公章停用手续。停用公章的部门应填写《公章停用申请表》，经部门负责人和公司行政管理部门审核后，报公司分管领导批准。

公章停用后，保管人员应将公章交回行政管理部门，并在《公章使用登记簿》上注明停用时间和原因。行政管理部门应将停用的公章封存保管，并在公章档案中记录停用情况。

2.销毁流程

对于停用的公章，应定期进行销毁处理。销毁公章前，行政管理部门应填写《公章销毁申请表》，详细说明销毁公章的名称、数量、原因等信息，并附公章印模，报公司总经理批准。

经公司总经理批准后，行政管理部门应会同财务部门、审计部门等相关部门，在规定的时间和地点对停用的公章进行销毁，并制作销毁记录，记录销毁时间、地点、参与人员等信息。销毁记录应由参与人员签字确认。

六、监督与检查

1.内部监督

公司行政管理部门应定期对公章的管理和使用情况进行检查，检查内容包括公章的保管情况、使用审批情