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小区物业公章管理制度

总则

目的

为加强小区物业公章的管理，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护小区物业的正常运营秩序，特制定本管理制度。

适用范围

本制度适用于小区物业所使用的各类公章，包括但不限于行政公章、合同专用章、财务专用章等。

基本原则

1.依法依规原则：公章的使用必须严格遵守国家法律法规和公司相关规定。

2.审批规范原则：所有公章使用均需经过严格的审批流程，确保用章事项合法合规。

3.安全保密原则：加强公章保管，防止公章丢失、被盗用或滥用，确保公章使用信息的安全保密。

公章的种类与用途

行政公章

1.用途：用于以小区物业名义发布的各类文件、通知、报告、函件等；签署对外合同、协议；办理各类资质证书、许可证等相关手续；代表小区物业出席各类会议、活动等。

2.使用范围：仅限于小区物业内部行政管理工作及对外具有法律效力的文件签署等。

合同专用章

1.用途：专门用于签署小区物业对外签订的各类合同、协议等经济法律文件。

2.使用范围：明确限定在与合同相关的业务往来中，确保合同的法律效力和专业性。

财务专用章

1.用途：用于小区物业财务收支、结算、票据开具等财务相关业务。

2.使用范围：严格按照财务制度规定，在财务核算、资金收付等特定财务业务场景中使用。

公章的保管

保管人员职责

1.专人专管：指定专人负责公章的保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识。

2.安全存放：公章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并确保存放环境安全，防止公章被盗、丢失或损坏。

3.日常检查：保管人员应定期对公章进行检查，确保公章完好无损，如有异常情况应及时报告并采取相应措施。

保管场所要求

1.安全设施：保管场所应具备完善的安全设施，如防盗门窗、监控设备等，确保公章存放安全。

2.环境适宜：保持保管场所干燥、通风，防止公章因受潮、生锈等原因影响正常使用。

公章的使用审批流程

行政公章使用审批

1.申请：使用部门或个人填写《行政公章使用申请表》，详细说明用章事项、用途、文件名称、文号等信息。

2.初审：部门负责人对申请事项进行初审，确认事项合法合规、申请信息完整后签字审批。

3.终审：涉及重要事项或金额较大的用章，需经小区物业经理终审签字批准。

4.盖章：保管人员根据审批通过的申请表，在规定位置加盖行政公章，并做好用章登记。

合同专用章使用审批

1.合同审核：业务部门在签订合同前，应将合同文本提交法务部门或相关专业人员进行审核，确保合同条款合法合规、权利义务明确。

2.申请盖章：审核通过后，业务部门填写《合同专用章使用申请表》，附上合同文本，按行政公章使用审批流程进行申请。

3.审批：依次经部门负责人、法务人员（如有）、小区物业经理签字审批。

4.盖章：保管人员按照审批意见，在合同指定位置加盖合同专用章，并进行详细登记。

财务专用章使用审批

1.财务审核：财务人员根据财务制度和相关规定，对用章事项进行财务审核，确保符合财务流程和规定。

2.申请盖章：填写《财务专用章使用申请表》，注明用章事由、金额、支付方式等信息，提交财务负责人审核。

3.审批：财务负责人审核通过后签字，如需更高层级审批的，按规定执行。

4.盖章：保管人员依据审批结果加盖财务专用章，并做好财务用章记录。

用章登记

登记内容

每次公章使用均需进行详细登记，登记内容包括用章日期、用章部门或个人、用章事项、文件名称、文号、审批人、盖章人等信息。

登记方式

采用纸质登记簿或电子登记系统进行登记，确保登记信息准确、完整、可追溯。

登记保管

登记记录应妥善保管，保存期限按照公司档案管理规定执行，以便日后查询和审计。

公章的使用规范

用章要求

1.严格审批：必须凭经过有效审批的申请表用章，严禁未按流程审批擅自用章。

2.当面盖章：原则上应在保管人员的视线范围内进行盖章操作，确保用章过程的真实性和准确性。

3.盖章清晰：盖章应清晰、端正，确保公章印记完整、可辨认。

用章限制

1.不得空白盖章：严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖公章。

2.不得超范围用章：严格按照公章的用途和使用范围用章，不得将公章用于未经授权的事项。

公章的停用与销毁

停用情形

1.机构变更：因小区物业机构调整、更名等原因，相关公章不再使用。

2.损坏丢失：公章因损坏无法正常使用或丢失，需及时办理停用手续。

停用手续

1.申请：由保管人员或相关部门提出公章停用申请，说明停用原因。

2.审批：经小区物业经理批准后，办理停用手续。

销毁程序

1.制定方案：对