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密级文件收发管理制度

一、总则

（一）目的

为加强公司密级文件的收发管理，确保文件传递的安全、准确、及时，保守公司机密，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司内部各部门及全体员工在处理密级文件收发过程中的相关活动。

（三）基本原则

1.严格保密原则：对密级文件的内容严格保密，防止信息泄露。

2.准确及时原则：确保文件收发的准确性，及时传递和处理文件，避免延误。

3.规范操作原则：明确文件收发流程，规范各环节操作，确保管理有序。

二、密级文件的分类与标识

（一）密级分类

1.绝密级：涉及公司核心商业机密、重大战略决策等，一旦泄露会给公司带来极其严重损失的文件。

2.机密级：包含重要业务信息、关键技术资料等，泄露后会对公司造成较大损害的文件。

3.秘密级：涉及公司一般业务秘密、内部管理信息等，泄露可能对公司产生一定影响的文件。

（二）标识方法

1.在文件首页左上角显著位置标注密级标识，如“绝密”“机密”“秘密”。

2.对于电子文件，在文件名前或文件属性中明确标注密级。

三、文件收发部门职责

（一）发文部门

1.负责密级文件的起草、审核、批准。

2.确定文件的密级，并按照本制度要求进行标识。

3.填写《密级文件发文登记表》，详细记录文件的名称、文号、密级、发文部门、发文日期、主送部门、抄送部门等信息。

4.将文件交由专门的文件收发人员进行传递。

（二）收文部门

1.设立专人负责接收密级文件，确保文件接收的及时性和准确性。

2.核对文件的完整性，检查密级标识是否清晰。

3.在《密级文件收文登记表》上进行签收登记，记录文件的接收日期、名称、文号、密级、发文部门等信息。

4.根据文件内容和要求，及时将文件传递给相关领导或人员，并跟踪文件的处理情况。

（三）文件收发人员

1.熟悉文件收发流程和保密规定，具备良好的责任心和保密意识。

2.负责密级文件的接收、登记、传递、归档等具体工作。

3.对文件的流转过程进行跟踪和记录，确保文件安全。

4.定期对文件收发情况进行总结和汇报。

四、文件收发流程

（一）发文流程

1.起草：发文部门根据工作需要起草密级文件，确保文件内容准确、规范。

2.审核：文件起草完成后，由部门负责人进行审核，重点审核文件内容的准确性、合规性以及密级确定的合理性。

3.批准：经审核后的文件报公司领导批准，领导对文件的必要性、可行性等进行全面审查。

4.标识：按照密级分类和标识方法，在文件首页左上角标注密级。

5.登记：填写《密级文件发文登记表》，详细记录文件相关信息。

6.传递：发文部门将文件交由文件收发人员，文件收发人员通过专门的渠道（如专人送达、机要通信等）将文件传递给收文部门。

（二）收文流程

1.接收：收文部门的文件接收人员收到密级文件后，首先检查文件的外包装是否完好，密级标识是否清晰。

2.核对：仔细核对文件的名称、文号、密级、发文部门等信息与《密级文件收文登记表》上的记录是否一致。

3.签收登记：在《密级文件收文登记表》上签字确认，并注明接收日期。

4.分发：根据文件内容和要求，及时将文件分发给相关领导或人员，并在文件传阅单上记录传阅情况。

5.处理：接收人员跟踪文件的处理进度，确保文件得到及时有效的处理。处理完毕后，将文件交回文件收发人员进行归档。

五、文件传递与存储

（一）传递方式

1.专人送达：对于重要且紧急的密级文件，安排专人直接送达收文部门或人员手中，并要求收件人签收确认。

2.机要通信：通过机要通信渠道传递密级文件，确保文件传递的安全性和保密性。

3.电子传输：对于允许通过电子方式传输的密级文件，采用加密技术进行传输，并确保接收方具备相应的解密能力。在电子传输过程中，要对传输记录进行保存，以备查询。

（二）存储要求

1.纸质文件：设立专门的密级文件档案室，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施。按照密级分类，将文件存放在不同的文件柜中，并建立相应的索引目录，便于查找和管理。

2.电子文件：对电子密级文件进行分类存储，设置不同的访问权限。采用加密存储方式，定期对电子文件进行备份，并将备份文件存储在安全的位置。

六、文件借阅与使用

（一）借阅审批

1.因工作需要借阅密级文件的，须填写《密级文件借阅申请表》，注明借阅文件的名称、文号、密级、借阅目的、预计归还日期等信息。

2.申请表经所在部门负责人审核后，报公司分管领导批准。

3.未经批准，任何人不得擅自借阅密级文件。

（二）借阅期限

1.密级文件的借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，须提