宣传物料使用管理制度.docxVIP

宣传物料使用管理制度

一、总则

（一）目的

为规范公司宣传物料的使用管理，确保宣传物料的有效利用，维护公司形象，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司内部各部门、各分支机构在开展各类业务活动、宣传推广工作等过程中对宣传物料的使用。

（三）定义

1.宣传物料：指用于公司形象宣传、产品推广、活动宣传等方面的各类材料，包括但不限于海报、宣传单页、宣传册、展板、展架、视频、音频、礼品等。

2.使用部门：负责提出宣传物料使用需求，并按照本制度规定使用宣传物料的公司内部部门或分支机构。

二、宣传物料的分类与管理职责

（一）宣传物料分类

1.品牌形象类：如公司标志、标准字体、标准色、品牌宣传海报等，用于塑造和维护公司整体品牌形象。

2.产品推广类：包括产品宣传册、产品宣传单页、产品海报、产品视频等，旨在介绍公司产品特点、优势和功能。

3.活动宣传类：例如活动海报、活动宣传单页、活动邀请函、活动现场布置物料等，用于宣传公司举办的各类活动。

4.其他宣传类：如企业宣传册、员工手册、文化衫、礼品等，涵盖其他与公司宣传相关的物料。

（二）管理职责

1.市场部

负责制定宣传物料的整体规划和年度预算。

设计、制作和更新各类宣传物料，确保物料内容符合公司品牌形象和宣传需求。

建立宣传物料库存管理系统，对物料的出入库进行登记和管理。

定期对宣传物料的使用效果进行评估和分析，根据评估结果提出改进建议。

2.各使用部门

根据业务需求，提前向市场部提交宣传物料使用申请。

负责本部门宣传物料的领取、使用和保管，确保物料的正确使用和安全存放。

在使用过程中，及时反馈宣传物料存在的问题和改进建议。

3.行政部

协助市场部进行宣传物料的采购、运输等工作。

负责公司办公区域宣传物料的布置和维护。

监督各部门宣传物料的使用情况，对违规行为进行纠正和处理。

三、宣传物料的申请与审批

（一）申请流程

1.使用部门根据业务需求，填写《宣传物料使用申请表》，详细说明申请物料的种类、数量、使用时间、使用地点、用途等信息。

2.将申请表提交至部门负责人审核，部门负责人对申请内容进行审核，确认是否符合业务需求和公司规定，并签署审核意见。

3.经部门负责人审核通过后，申请表提交至市场部。市场部根据库存情况和工作安排，对申请进行审批。如库存充足且申请合理，市场部予以批准；如库存不足或申请不合理，市场部应与使用部门沟通，说明情况并提出调整建议。

4.市场部审批通过后，申请表交至行政部备案。行政部根据审批结果，安排宣传物料的发放事宜。

（二）审批权限

1.一般宣传物料的申请，由市场部负责人审批。

2.涉及重要活动、重大项目或金额较大的宣传物料申请，需经公司分管领导审批。

（三）特殊情况处理

如遇紧急情况，无法按照正常流程进行申请和审批时，使用部门可先电话向市场部说明情况，经市场部同意后先行使用宣传物料，但需在使用后的[X]个工作日内补办申请手续。

四、宣传物料的领取与发放

（一）领取方式

1.使用部门凭经审批的《宣传物料使用申请表》到市场部指定地点领取宣传物料。

2.市场部工作人员根据申请表内容，核对物料的种类、数量等信息，与使用部门办理交接手续，并在库存管理系统中记录物料的发放情况。

（二）发放原则

1.严格按照审批后的申请表发放宣传物料，确保发放数量准确无误。

2.对于有特殊要求或定制的宣传物料，应在发放时向使用部门详细说明使用注意事项。

五、宣传物料的使用规范

（一）使用范围

宣传物料仅限在公司内部业务活动、宣传推广工作等相关场景中使用，不得用于与公司业务无关的其他用途。

（二）使用要求

1.各使用部门应严格按照市场部设计制作的宣传物料原样使用，不得擅自修改、裁剪、拼接、涂抹等。如需对物料内容进行调整，应提前向市场部提出申请，经市场部同意后方可进行。

2.在使用宣传物料时，应确保物料的整洁、完好，避免出现损坏、丢失等情况。如发现物料有损坏或质量问题，应及时与市场部联系更换。

3.宣传物料的摆放、张贴应符合公司规定和视觉效果要求，不得随意张贴、摆放，影响公司整体形象。

4.在活动现场使用宣传物料时，应安排专人负责物料的布置和管理，确保物料的正确使用和展示效果。

（三）使用记录

使用部门应建立宣传物料使用台账，详细记录宣传物料的领取时间、使用时间、使用地点、使用数量、发放人、领取人等信息。台账应定期更新，并妥善保存，以备查阅。

六、宣传物料的保管与维护

（一）保管责任

1.使用部门负责本部门领取的宣传物料的保管工作，指定专人负责物料的存放和管理，确保物