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外企销售工具管理制度

一、总则

（一）目的

本制度旨在规范外企销售工具的管理，确保销售工具的合理使用、有效维护和妥善保管，提高销售工作效率，增强公司市场竞争力，保障公司销售业务的顺利开展。

（二）适用范围

本制度适用于公司所有涉及销售工具使用的部门和员工，包括但不限于销售团队、市场推广部门等。

（三）定义

1.销售工具：指在销售活动中用于辅助销售工作的各类物品和资源，包括但不限于产品宣传资料（如brochures、catalogs等）、演示设备（如投影仪、演示文稿等）、客户关系管理系统（CRM）账号及相关数据、销售合同模板及印章、销售渠道拓展工具（如行业报告、市场分析软件等）以及其他经公司认定为销售工具的物品。

二、销售工具的采购与配置

（一）需求评估

1.各销售部门应根据业务发展规划、销售目标以及市场动态，定期评估销售工具的需求。在制定年度销售计划时，同步规划所需销售工具，并提交详细的需求报告至公司管理层。

2.需求报告应包括工具名称、规格型号、预计数量、用途说明、预算金额、采购时间节点等信息，以便公司进行综合评估和资源调配。

（二）采购流程

1.销售部门提交的销售工具采购申请经部门负责人审核后，报至公司采购部门。采购部门根据公司采购政策和流程，对申请进行进一步审核，并负责寻找合适的供应商。

2.在选择供应商时，采购部门应综合考虑供应商的信誉、产品质量、价格、售后服务等因素，通过招标、询价、谈判等方式确定最终供应商。

3.采购合同应明确规定采购物品的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，确保公司权益得到充分保障。

（三）配置与发放

1.采购完成后，采购部门应及时将销售工具交付至指定的接收人或部门。接收人应在收到销售工具后进行仔细核对，确保数量、规格、质量等与采购合同一致。

2.对于需要发放给销售人员个人使用的销售工具，如产品宣传资料、演示设备等，人力资源部门应协助销售部门进行登记和发放工作。发放时，应要求领取人签字确认，并记录领取时间和工具编号等信息。

三、销售工具的使用与管理

（一）使用规范

1.销售人员应按照公司规定的用途和操作方法正确使用销售工具，不得擅自更改或挪作他用。在使用产品宣传资料时，应确保资料的完整性和准确性，不得随意涂改、剪裁或丢弃。

2.对于演示设备，如投影仪、笔记本电脑等，使用前应进行检查，确保设备正常运行。使用过程中要注意保护设备，避免因操作不当造成损坏。使用完毕后，应及时关闭设备电源，并妥善保管。

3.在使用客户关系管理系统（CRM）时，销售人员应严格遵守系统操作规范，及时、准确地录入客户信息、销售机会、销售订单等数据，确保数据的真实性和完整性。严禁利用CRM系统进行违规操作或泄露公司机密信息。

（二）借用与归还

1.因工作需要，销售人员之间可以相互借用销售工具，但必须填写借用申请表，注明借用工具名称、规格型号、借用时间、预计归还时间等信息，并经双方部门负责人签字批准。

2.借用人员应在规定时间内归还借用的销售工具，如因特殊情况需要延期归还，应提前向出借人说明原因，并办理延期手续。归还时，出借人应对借用工具进行检查，如发现有损坏或丢失情况，借用人员应照价赔偿。

（三）维护与保养

1.销售部门应定期对销售工具进行维护和保养，确保其性能良好、正常使用。对于产品宣传资料，应及时更新内容，保证资料的时效性；对于演示设备，应按照设备使用说明书的要求进行定期清洁、保养和维修。

2.公司应建立销售工具维护档案，记录销售工具的维护情况，包括维护时间、维护内容、维修记录等信息。对于出现故障或损坏的销售工具，应及时安排维修或更换，确保销售工作不受影响。

（四）数据安全管理

1.涉及销售数据的销售工具，如CRM系统、销售合同模板等，应严格遵守公司的数据安全管理制度，采取必要的安全措施，防止数据泄露、丢失或被篡改。

2.销售人员应妥善保管个人账号和密码，不得将账号转借他人使用。在使用公共电脑或网络设备时，应注意保护销售数据的安全，避免在不安全的环境下操作敏感信息。

四、销售工具的盘点与清查

（一）定期盘点

1.公司应定期对销售工具进行盘点，确保账实相符。盘点周期为每季度一次，由财务部门会同销售部门共同组织实施。

2.盘点前，应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、方法、时间安排等事项。盘点过程中，盘点人员应认真核对销售工具的数量、规格、状态等信息，并做好记录。

（二）清查结果处理

1.盘点结束后，应编制盘点报告，详细说明盘点情况，包括账实差异、差异原因分析等。对于盘盈或盘亏的销售工具，应查明原因，并按照公司相关规定进行处理。

2.如因人为原因导致销售工具丢失