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2008年第l0期《贵州电力技术》(总第112期)

企业档案管理中电子档案与纸质档案

长期并存的认识

六盘水供电局谭曼莉[553001]

摘要电子计算机的运用及办公自动化的实现。电子文档大量产生，企业档案作为企业管理、信息资源的重要组

成部份，如何认识电子档案与纸质档案长期并存关系，是一个需要探讨的课题。本文通过办公自动化运用对档案工

作的影响，电子档案、纸质档案相互之间的并存性认识，及提高人员素质迎接数字化、网络化电子文件的到来，并建

立起具有现代化管理水平的企业电子档案网络库，最大限度地满足企业对档案信息的需求，使档案工作更好地为企

业的生产、经营、发展服务。

关键词电子纸质档案并存

随着人类社会不断的进步，记录人类社会生活

2电子档案、纸质档案长期相互之间的并

水平的手段也在不断的前进与提高。电子计算机的

存性

普及应用对人类社会活动产生了极其深远的影响，

它不仅改变了人们的思维方式，而且还改变人们的目前，有关电子文件管理的标准规范和法规文

工作方式，由于办公自动化的进一步发展和深化，文件还相对缺乏，除已颁布的：电子文件归档与管理规

档一体化的实现，无纸化办公已成为现代办公的主范(GB／T17678．1—1999)、电子公文归档管理办

要手段，电子文件随之产生，电子文件和电子数据作法，CAD电子光盘存储、归档与档案管理要求(GB／

为重要的存在形式，必然使档案也以电子形式存在，T17678．2—1999)之外，有关电子文件的元数据、归

这将引起档案工作内容的变革。档、著录、鉴定、机读目录交换格式、电子公文文档一

体化管理规范等相关标准还严重缺乏。而实际工作

1办公自动化的运用对档案工作的影响

中对于大多数电力行业都运用了办公自动化系统，

随着我国“信息高速公路”的实现，从根本上改电子档案与纸质档案共存的局面已成为现实。对电

变了档案管理中计算机应用的状况，促使档案信息子档案和纸质档案进行共同管理对我们档案工作者

与社会上各种信息网联成一体，以求达到人类社会来说是一个全新的管理工作。

信息资源的共享。信息技术和通信技术的飞速发随着办公自动化系统的普及运用，计算机处理

展，各种信息处理新技术、新设备的大量应用，使现汉字已取代传统的打字方法，电子文件取代纸质文

阶段的档案工作面临着新的挑战。由于办公自动件已是大势所趋，但是根据目前我局办公自动化系

化、文档一体化进程的加快，档案信息以惊人的速度统(oA)中档案管理运用的实际情况来看，电子档

向电子化、数字化发展，利用新的办公方式生成档案案和纸质档案还要继续并存，并且实行“双轨制”管

的操作过程在信息网络中进行，电子文件以其制作理。这是因为：

简便、传输速度快、利用便捷使其成为未来档案的重第一、从建局初期到工程建设结束形成的大量

要组成部分。可见以网络技术、多媒体技术、大型数文书档案、科技档案、及投产后进行的大量技改工程

据库技术为热点技术正在逐步被引入档案管理工作档案都是以纸质形式存在，并以传统的档案管理方

中，从档案的形成、鉴定、整理、到提供利用都有深刻式进