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存档文件借用管理制度

一、总则

（一）目的

为了加强公司存档文件的管理，规范文件借用行为，确保文件的安全与完整，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司内部各部门及员工借用存档文件的管理。

（三）基本原则

1.严格审批原则：借用存档文件必须经过严格的审批流程，确保借用用途合理、必要。

2.限期归还原则：借用文件应明确归还期限，按时归还，避免延误工作或造成文件丢失。

3.安全保密原则：借用人员应妥善保管文件，遵守保密规定，不得泄露文件内容。

二、借用申请

（一）申请流程

1.借用部门或员工需填写《存档文件借用申请表》，详细注明借用文件的名称、编号、借用用途、预计归还日期等信息。

2.将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人应根据工作需要对申请进行认真审查，签署审核意见。

3.审核通过后，申请表流转至档案管理部门负责人审批，档案管理部门负责人有权根据文件的重要性、保密性及借用情况进行综合评估，决定是否批准借用申请。

4.经档案管理部门负责人批准后，申请表返回借用部门或员工，同时档案管理部门做好相应的登记记录。

（二）申请注意事项

1.借用申请表应填写清晰、准确，不得涂改。如有涂改，需重新填写申请表。

2.借用用途应明确、合理，与工作实际需求相符。严禁以私人目的借用存档文件。