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奥体中心会议管理制度

一、总则

1.目的

为规范奥体中心各类会议的组织与管理，提高会议效率，确保会议决策的有效执行，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于奥体中心内部召开的各类工作会议、专题会议、协调会议等。

3.会议原则

高效务实原则：会议应紧密围绕工作重点，精简议程，提高效率，注重解决实际问题。

充分准备原则：会前应明确会议主题、目的、议程，准备充分的资料，确保会议顺利进行。

民主集中原则：鼓励参会人员积极发言，充分发表意见，在民主讨论的基础上，实行集中决策。

责任落实原则：会议明确的各项任务和决策，应明确责任部门和责任人，确保落实到位。

二、会议分类及组织

1.总经理办公会

会议周期：每周[X]召开一次，如有特殊情况可临时召开。

参会人员：总经理、副总经理、各部门负责人。

会议内容：

传达上级重要文件、指示精神。

总结上周工作，分析存在的问题，部署本周工作任务。

研究讨论奥体中心重大决策、重要项目进展、人事任免等事项。

协调解决各部门之间的工作矛盾和问题。

组织部门：总经理办公室

会议流程：

总经理办公室提前[X]天收集各部门上周工作总结和本周工作计划，汇总后提交总经理。

总经理确定会议议题，提前[X]天通知参会人员。

会议由总经理主持，各部门负责人依次汇报工作，参会人员围绕议题进行讨论发言。

总经理对会议讨论情况进行总结，做出决策和工作部署。

总经理办公室负责会议记录，会后整理会议纪要，经总经理审核后发布。

2.部门工作例会

会议周期：各部门每周[X]召开一次部门工作例会。

参会人员：部门全体员工。

会议内容：

传达公司总经理办公会精神。

总结本部门上周工作完成情况，分析存在的问题。

部署本部门本周工作任务，明确工作重点和责任人。

对部门员工工作进行点评，提出工作要求和改进意见。

组织部门：各部门自行组织

会议流程：

部门负责人提前确定会议议题，提前[X]天通知部门员工。

会议由部门负责人主持，各岗位员工依次汇报工作进展。

部门负责人对上周工作进行总结，对本周工作进行安排部署。

参会人员就工作中的问题进行讨论交流，部门负责人进行解答和指导。

会议指定专人负责记录，会后形成会议纪要，在部门内部公布。

3.专题会议

会议周期：根据工作需要不定期召开。

参会人员：与会议主题相关的部门负责人及工作人员。

会议内容：针对奥体中心某一专项工作或问题进行深入讨论和研究，提出解决方案和措施。

组织部门：根据会议主题确定主办部门

会议流程：

主办部门提前[X]天确定会议主题、目的、议程，收集相关资料，通知参会人员。

会议由主办部门负责人主持，参会人员围绕主题进行发言讨论。

对讨论形成的意见和建议进行整理归纳，形成会议决议或工作方案。

主办部门负责会议记录，会后撰写会议纪要，经相关领导审核后执行。

4.协调会议

会议周期：根据工作协调需要随时召开。

参会人员：涉及工作协调的相关部门负责人。

会议内容：协调解决奥体中心各部门之间在工作中出现的交叉、矛盾等问题，明确工作界面和职责分工。

组织部门：根据协调事项确定主办部门

会议流程：

主办部门提前[X]天收集协调事项相关情况，确定参会部门和人员，通知会议时间、地点和议题。

会议由主办部门负责人主持，各参会部门负责人汇报相关工作情况及存在的问题。

参会人员就协调事项进行充分沟通协商，达成共识，明确解决方案和责任部门。

会议指定专人记录，会后形成会议纪要，经相关领导批准后发送至各参会部门执行。

三、会议准备

1.议题确定

各类会议的议题应围绕奥体中心工作重点、难点及需要决策的事项提出。

总经理办公会的议题由总经理确定，部门工作例会的议题由部门负责人确定，专题会议和协调会议的议题由主办部门根据工作需要提出，报相关领导审核批准。

2.资料准备

会议组织部门应根据会议议题，提前收集、整理相关资料，包括文件、数据、报告等。

参会人员应提前熟悉会议资料，做好发言准备。

3.会议通知

会议组织部门应提前[X]天向参会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议题、参会人员等信息。

会议通知可采用邮件、内部办公系统等方式发送，重要会议应电话确认参会人员是否收到通知。

四、会议纪律

1.按时参会

参会人员应提前安排好工作，准时参加会议，不得迟到、早退。

如有特殊情况不能参会，应提前向会议主持人请假，并安排合适人员代会。

2.认真倾听

参会人员应集中精力，认真倾听他人发言，不得交头接耳、玩手机、做与会议无关的事情