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商务档案资料管理制度

一、总则

（一）目的

为加强公司商务档案资料管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，提高公司商务活动的效率和决策的科学性，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司各部门在商务活动中形成的各类档案资料的管理，包括但不限于合同、协议、文件、报告、信函、会议纪要、招投标文件等。

（三）基本原则

1.集中统一管理原则：公司商务档案资料由专门的档案管理部门或指定人员集中统一管理，确保档案资料的完整性和系统性。

2.真实准确原则：档案资料应如实反映商务活动的实际情况，确保内容真实、数据准确、手续完备。

3.安全保密原则：严格保密档案资料的内容，防止档案资料的泄露、丢失和损坏，确保档案资料的安全。

4.便于利用原则：档案资料的管理应便于查询、检索和利用，提高工作效率。

二、档案资料的分类与编号

（一）分类

1.合同协议类：包括各类商务合同、合作协议、租赁合同、采购合同等。

2.文件报告类：公司发布的各类文件、通知、报告、请示、批复等。

3.会议纪要类：公司各类会议的会议纪要。

4.招投标文件类：公司参与的各类招投标项目的文件，包括招标文件、投标文件、评标报告等。

5.信函邮件类：公司与外部单位或个人往来的信函、邮件等。

6.其他类：不属于以上分类的其他商务档案资料。

（二）编号

1.编号规则：采用“年份+类别代码+顺序号”的编号方式。例如，2023年的第一份合同协议编号为“2023HT001”，其中“HT”为合同协议类别的代码。

2.类别代码：合同协议类（HT）、文件报告类（WJ）、会议纪要类（JY）、招投标文件类（ZB）、信函邮件类（XL）、其他类（QT）。

三、档案资料的收集与整理

（一）收集

1.各部门职责：各部门负责本部门在商务活动中形成的档案资料的收集，并在规定时间内移交至档案管理部门。

2.收集要求：档案资料应齐全完整，字迹清晰，签署完备，载体应符合档案保管要求。

（二）整理

1.分类整理：档案管理部门按照档案资料的分类标准进行分类整理。

2.编号装订：对整理好的档案资料进行编号，并按照一定顺序装订成册，同时编制档案目录。

3.电子文档整理：对于电子档案资料，应按照分类和编号进行整理，建立电子档案数据库，并确保电子档案与纸质档案内容一致。

四、档案资料的归档与保管

（一）归档

1.归档时间：档案资料应在商务活动结束后[X]个工作日内归档。

2.归档流程：各部门将整理好的档案资料移交至档案管理部门，档案管理部门进行审核后办理归档手续。

（二）保管

1.保管场所：档案管理部门应设立专门的档案库房，确保档案资料的安全保管。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。

2.保管期限：根据档案资料的重要性和性质，确定不同的保管期限，一般分为短期（[X]年）、中期（[X]年）和长期（[X]年以上）。

3.定期盘点：档案管理部门应定期对档案资料进行盘点，确保档案资料的数量和质量与档案目录一致。如发现问题，应及时查明原因并采取措施进行处理。

五、档案资料的查阅与借阅

（一）查阅

1.查阅范围：公司内部人员因工作需要可查阅档案资料。

2.查阅流程：查阅人员填写《档案资料查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。查阅时应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案资料带出。

3.查阅记录：档案管理部门应对查阅情况进行记录，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容等。

（二）借阅

1.借阅范围：因特殊情况需要借阅档案资料的，必须经公司分管领导批准。

2.借阅流程：借阅人员填写《档案资料借阅申请表》，经所在部门负责人和公司分管领导审批后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。

3.借阅要求：借阅人员应妥善保管档案资料，不得转借他人，不得擅自复制、涂改、销毁档案资料。如因保管不善造成档案资料损坏或丢失的，应承担相应的赔偿责任。

六、档案资料的保密与安全

（一）保密

1.保密措施：档案管理部门应建立严格的保密制度，对档案资料的内容进行保密。档案管理人员应签订保密协议，不得泄露档案资料的内容。

2.保密范围：档案资料的保密范围包括合同协议、商业秘密、技术资料、客户信息等。

3.保密期限：档案资料的保密期限按照相关法律法规和公司规定执行。

（二）安全

1.安全措施：档案管理部门应加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如消防器材、防盗设备等。

2.灾害防范：制定档案资料灾害应急预案，如火灾、水灾、地震等，确保在灾害发生时能够及时采取措施，减