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商贸公司印章管理制度

总则

一、目的

为加强商贸公司印章管理，规范印章使用行为，保障公司的合法权益，特制定本管理制度。

二、适用范围

本制度适用于商贸公司及其所属各部门、分支机构和全资、控股子公司（以下统称“各单位”）。

三、管理原则

1.印章管理实行专人负责、分级审批、严格用印的原则。

2.印章的刻制、保管、使用、销毁等各环节均应符合法律法规和公司规定，确保印章的安全、规范使用。

3.印章管理应与公司的内部控制制度相结合，防范印章使用风险。

四、管理机构及职责

1.公司设立印章管理工作领导小组，由公司总经理担任组长，分管副总经理担任副组长，各部门负责人为成员。领导小组负责制定印章管理制度，审批印章刻制、变更、注销等事项，监督印章的使用和管理情况。

2.公司办公室为印章管理的归口部门，负责印章的刻制、保管、使用、销毁等具体管理工作。办公室应指定专人负责印章管理，建立印章管理台账，定期对印章进行检查和盘点。

3.各单位应设立印章管理员，负责本单位印章的日常管理工作。印章管理员应具备一定的法律知识和印章管理经验，严格遵守印章管理制度，确保印章的安全使用。

印章的刻制

一、刻制申请

各单位因工作需要刻制印章的，应向公司办公室提出书面申请，并填写《印章刻制申请表》（附件1）。申请内容应包括印章名称、用途、规格、数量等信息。

二、审批流程

1.公司办公室收到印章刻制申请后，应会同相关部门对申请内容进行审核，并提出审核意见。

2.审核通过后，公司办公室将《印章刻制申请表》报公司总经理审批。

3.总经理批准后，公司办公室按照规定的程序办理印章刻制手续。

三、刻制单位

印章的刻制应委托具有合法资质的刻章单位进行，刻章单位应具备相应的技术和设备条件，确保印章的质量和安全性。

四、刻制费用

印章的刻制费用由申请单位承担，费用标准按照公司相关规定执行。

印章的保管

一、保管主体

1.公司公章、合同专用章由公司办公室专人保管；财务专用章由公司财务部专人保管；法定代表人签名章由法定代表人本人或其授权人员保管；部门印章由各部门指定专人保管。

2.各单位的印章由本单位办公室或指定部门专人保管。

二、保管要求

1.印章保管人员应具备良好的职业道德和保密意识，严格遵守印章管理制度，确保印章的安全。

2.印章应存放在安全、保密的场所，专人保管，不得随意放置或交由他人保管。

3.印章保管人员应建立印章使用登记台账，详细记录印章的使用情况，包括使用时间、使用人、使用事由、批准人等信息。

4.印章保管人员应定期对印章进行检查和盘点，确保印章的数量和状态完好。如有印章丢失或损坏，应及时报告公司办公室，并按照规定程序进行处理。

印章的使用

一、使用范围

1.公司公章用于公司对外发布的正式文件、报表、证明等；用于公司与政府部门、社会团体、其他单位及个人之间的往来公文、协议、合同等；用于公司的法人登记、变更等相关事宜。

2.合同专用章用于公司签订的各类合同、协议等；用于公司与供应商、客户之间的业务往来文件等。

3.财务专用章用于公司的财务会计核算、财务报表、银行结算等相关事宜；用于公司的发票开具、纳税申报等财务税务工作。

4.法定代表人签名章用于公司法定代表人签署的各类文件、报表、协议等；用于公司的法人登记、变更等相关事宜。

5.部门印章用于各部门内部的文件、报表、通知等；用于各部门与公司内部其他部门之间的业务往来文件等。

二、使用程序

1.印章使用申请

各单位需要使用印章的，应填写《印章使用申请表》（附件2），并注明使用印章的名称、用途、份数等信息。申请内容应真实、准确、完整，并经使用单位负责人或其授权人员签字确认。

2.审批流程

（1）一般事项的印章使用申请，由使用单位负责人或其授权人员审批；涉及重大事项的印章使用申请，应经公司分管副总经理或总经理审批。

（2）公司办公室收到印章使用申请后，应会同相关部门对申请内容进行审核，并提出审核意见。审核通过后，印章保管人员方可办理印章使用手续。

3.用印登记

印章保管人员在办理印章使用手续时，应在《印章使用登记表》（附件3）上详细记录印章的使用情况，包括使用时间、使用人、使用事由、批准人等信息。用印登记应及时、准确、完整，不得漏记或错记。

4.用印监督

公司办公室应加强对印章使用的监督管理，定期对印章使用情况进行检查和抽查，发现问题及时纠正。各单位应建立健全内部印章使用监督制度，加强对本单位印章使用的管理和监督。

印章的交接

一、交接程序

1.印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章的，应填写《印章交接登记表》（附件