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原始凭单保存管理制度

总则

一、目的

为了规范公司原始凭单的保存管理，确保原始凭单的真实性、完整性、准确性和安全性，特制定本管理制度。原始凭单是公司经济业务发生的重要依据，是会计核算的基础，对公司的财务管理和决策具有重要意义。

二、适用范围

本制度适用于公司所有部门和员工，包括总部及各分支机构。

三、管理原则

1.真实性原则：原始凭单必须真实反映公司经济业务的实际情况，不得伪造、篡改或虚假记录。

2.完整性原则：原始凭单必须完整记录公司经济业务的所有相关信息，不得遗漏或缺失。

3.准确性原则：原始凭单必须准确记录公司经济业务的金额、数量、日期等相关信息，不得错误或模糊。

4.安全性原则：原始凭单必须妥善保管，防止丢失、损坏或被盗用，确保其安全可靠。

四、管理职责

1.财务部

（1）负责制定和完善原始凭单保存管理制度，并监督执行。

（2）负责原始凭单的收集、整理、归档和保管工作，确保原始凭单的安全、完整和准确。

（3）负责定期对原始凭单进行检查和清理，及时处理过期或无用的原始凭单。

（4）负责配合审计、税务等部门对原始凭单的检查和审计工作。

2.各部门

（1）负责本部门原始凭单的生成、传递和审核工作，确保原始凭单的真实、完整和准确。

（2）按照财务部的要求，及时将本部门的原始凭单传递给财务部进行归档和保管。

（3）配合财务部对本部门原始凭单的检查和清理工作。

原始凭单的种类和内容

一、种类

1.发票：包括增值税专用发票、普通发票、电子发票等，是公司购买商品、接受服务或支付费用的重要凭证。

2.收据：包括收款收据、付款收据等，是公司收取款项或支付款项的重要凭证。

3.支票：包括现金支票、转账支票等，是公司支付款项的重要凭证。

4.银行对账单：是银行与公司之间的对账凭证，反映了公司银行账户的收支情况。

5.其他原始凭单：包括合同、协议、审批单、报销单等，是公司经济业务发生的其他重要凭证。

二、内容

1.基本信息：包括原始凭单的名称、编号、日期、金额、数量、单位等。

2.业务信息：包括经济业务的内容、摘要、对方单位名称、经办人等。

3.凭证信息：包括发票的代码、号码、开票日期、税率、税额等，支票的出票日期、收款人、金额、用途等，银行对账单的账号、交易日期、交易金额、交易对方等。

4.审批信息：包括原始凭单的审批流程、审批人、审批时间等。

原始凭单的生成和传递

一、生成

1.各部门在进行经济业务时，应按照公司的财务制度和流程，及时生成原始凭单。

2.原始凭单的生成应符合国家法律法规和公司财务制度的要求，确保其真实、完整、准确。

3.原始凭单的填写应规范、清晰，不得涂改、挖补或伪造。如有错误，应重新填写或加盖更正章。

二、传递

1.各部门应按照公司的财务制度和流程，及时将生成的原始凭单传递给财务部进行归档和保管。

2.原始凭单的传递应采用书面形式，如内部邮件、传真、快递等，并填写传递单，注明原始凭单的名称、编号、金额、传递日期等信息。

3.财务部应及时接收各部门传递的原始凭单，并进行登记和核对，确保原始凭单的安全、完整和准确。

原始凭单的审核和归档

一、审核

1.财务部应按照公司的财务制度和流程，对各部门传递的原始凭单进行审核。

2.审核内容包括原始凭单的真实性、完整性、准确性、合法性等方面。

3.审核人员应认真核对原始凭单的各项信息，如有疑问或发现问题，应及时与相关部门或人员沟通核实。

4.审核通过的原始凭单，审核人员应在原始凭单上签字或盖章，并注明审核日期。

二、归档

1.财务部应按照公司的档案管理制度，对审核通过的原始凭单进行归档。

2.归档时，应将原始凭单按照编号、日期、业务类型等进行分类整理，并填写归档清单，注明原始凭单的名称、编号、金额、归档日期等信息。

3.原始凭单的归档应采用纸质和电子两种形式，纸质原始凭单应装订成册，电子原始凭单应存储在公司的财务系统中，并进行备份。

4.财务部应定期对归档的原始凭单进行检查和清理，及时处理过期或无用的原始凭单。

原始凭单的保管和使用

一、保管

1.财务部应设立专门的档案室或保管柜，用于存放原始凭单。

2.档案室或保管柜应具备防火、防潮、防盗、防虫等安全措施，确保原始凭单的安全。

3.财务部应指定专人负责原始凭单的保管工作，定期对原始凭单进行检查和清点，确保原始凭单的完整和准确。

4.未经财务部负责人批准，任何人不得擅自查阅、复制或借出原始凭单。

二、使用

1.财务部在进行会计核算、财务报表编制、税务申报等工作时，应使用归档的原始凭单。

2.使用原始