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合同印章使用管理制度

一、总则

1.目的

为加强公司合同印章的管理，规范合同印章的使用流程，防范合同风险，维护公司的合法权益，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司各部门及所属单位在签订各类合同、协议、意向书等具有法律约束力文件时合同印章的使用管理。

3.基本原则

合同印章的使用应遵循合法、合规、审慎、安全的原则，确保印章使用过程可追溯、责任可明确。

二、合同印章的保管

1.印章的设立与备案

公司设立合同专用章，由公司办公室统一刻制，并在公安机关备案。

合同专用章具有唯一性，不得擅自刻制、复制。

2.保管部门与人员

合同专用章由公司办公室指定专人负责保管。保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章管理规定。

保管人员应妥善保管印章，确保印章存放安全，防止印章被盗用、丢失或损坏。

3.印章存放环境

合同专用章应存放在保险柜或带锁的专用抽屉内，并配备必要的防盗、防潮、防火设施。

三、合同印章的使用流程

1.用印申请

合同承办部门在签订合同前，应填写《合同印章使用申请表》，详细注明用印事项、合同名称、合同编号、对方单位名称、合同金额、用印份数等信息。

申请用印时，应附上经审批后的合同文本或相关文件。合同文本应内容完整、条款清晰、权利义务明确，不存在重大法律风险。

2.审批流程

《合同印章使用申请表》由合同承办部门负责人审核签字后，报公司分管领导审批。分管领导应重点审查合同内容是否符合公司利益、是否存在潜在风险等。

对于重大合同或涉及金额较大的合同，需经公司总经理审批。总经理审批时，可根据需要征求相关部门或法律顾问的意见。

3.印章使用登记

保管人员在使用合同印章前，应详细登记用印情况，包括用印日期、合同名称、合同编号、对方单位名称、用印份数、承办人签字等信息。

登记记录应妥善保存，以备查阅。

4.印章加盖

保管人员应严格按照审批后的《合同印章使用申请表》内容，在合同指定位置加盖合同专用章。印章应清晰、端正，不得模糊、歪斜或遗漏。

加盖印章后，应对印章使用情况进行再次核对，确保无误。

5.用印后文件存档

合同承办部门在用印完成后，应及时将合同文本及相关文件整理归档。归档文件应包括合同原件、《合同印章使用申请表》、审批文件等。

合同档案应按照公司档案管理规定进行妥善保管，以便日后查阅和追溯。

四、特殊情况的印章使用

1.紧急用印

在特殊紧急情况下，如因时间紧迫无法按照正常审批流程进行用印时，合同承办部门可通过电话或其他方式向公司分管领导汇报，经同意后先加盖合同印章，但事后应及时补办审批手续。

补办审批手续时，承办部门应提交详细的情况说明及相关证明材料，确保用印行为的合法性和合理性。

2.异地用印

因业务需要在异地签订合同并使用合同印章时，应由合同承办部门提前与公司办公室沟通协调。办公室应根据实际情况，采取安全可靠的方式将印章送达异地用印地点。

异地用印时，应严格按照本制度规定的流程进行操作，确保印章使用安全。用印完成后，印章应及时收回并交回公司办公室保管。

五、印章使用的监督与检查

1.内部监督

公司审计部门负责对合同印章的使用情况进行定期审计和不定期抽查。审计内容包括印章使用流程的合规性、审批手续的完整性、登记记录的准确性等。

审计部门应及时发现和纠正印章使用过程中存在的问题，并提出改进建议。对于违规使用印章的行为，应依法依规追究相关人员的责任。

2.外部监督

公司法律顾问应参与重大合同的审查和印章使用监督工作。法律顾问应从法律专业角度对合同内容和印章使用的合法性进行审查，确保公司权益得到有效保障。

同时，公司应接受上级主管部门、监管机构及其他相关部门的监督检查，积极配合提供有关印章使用的资料和信息。

六、印章使用的风险防范

1.法律风险防范

合同承办部门在签订合同前，应充分了解合同对方的主体资格、经营状况、信用情况等信息，确保合同对方具备履约能力和诚信意识。

加强合同文本的审核把关，对于合同条款中的重要内容，如标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任等，应进行详细审查，避免出现模糊不清、歧义或违法违规的条款。

涉及重大法律问题或复杂合同的签订，应及时咨询公司法律顾问的意见，必要时可聘请外部律师进行专项法律审查。

2.操作风险防范

严格执行合同印章使用流程，确保每一个环节都有明确的审批和记录。严禁未经审批擅自使用印章，严禁在空白合同或文件上加盖印章。

加强对印章保管人员的培训和教育，提高其风险意识和责任意识。保管人员应定期检查印章的存放情况，如发现印章有损坏或异常情况，应及时报告并采取相应措施。

建立健全