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员工个人借支管理制度
一、总则
1.目的
为规范公司员工个人借支行为,加强财务管理,保障公司资金安全,特制定本制度。
2.适用范围
本制度适用于公司全体员工。
3.基本原则
员工个人借支应遵循必要性、合理性、及时性的原则,不得随意借支,借支款项必须专款专用,按时归还。
二、借支范围
1.因公出差借支
员工因公务需要出差,可预借差旅费,用于支付出差期间的交通、住宿、餐饮等费用。
2.业务招待借支
因业务需要进行招待活动的员工,可根据实际情况借支业务招待费,用于支付招待客户的餐饮、礼品等费用。
3.零星采购借支
因工作需要采购零星办公用品、设备维修配件等小额物品的员工,可借支相应款项。
4.其他特殊情况借支
经公司领导批准的其他特殊情况,如员工突发疾病急需资金治疗等,可给予适当借支。
三、借支流程
1.借支申请
员工如需借支,应提前填写《员工个人借支申请表》,详细注明借支事由、金额、预计还款日期等信息。借支申请表需经部门负责人审核签字,确认借支事项的真实性和必要性。
2.财务审核
财务部门收到借支申请表后,对借支金额、还款能力等进行审核。如借支金额较大或涉及特殊事项,财务部门可要求员工提供相关证明材料,如出差计划、业务招待预算等。审核通过后,财务部门在借支申请表上签字盖章。
3.领导审批
借支申请表经财务审核后,报公司领导审批。公司领导根据借支事项的性质、金额等因素进行审批,审批通过后方可借支。
4.借支款项支付
借支申请获得批准后,财务部门根据审批结果向员工支付借支款项。借支款项原则上通过银行转账方式支付至员工个人银行账户,特殊情况需现金支付的,需经财务负责人批准。
四、借支额度
1.因公出差借支额度
因公出差借支额度根据出差地点、时间、任务等因素综合确定。一般情况下,国内出差借支额度不超过预计出差费用的120%,国际出差借支额度不超过预计出差费用的150%。具体借支额度由财务部门根据实际情况核定。
2.业务招待借支额度
业务招待借支额度根据业务需要和公司规定确定。一般情况下,单次业务招待借支额度不超过[X]元,特殊情况需超过该额度的,需经公司领导特别批准。
3.零星采购借支额度
零星采购借支额度根据采购物品的金额和频率确定。一般情况下,单次零星采购借支额度不超过[X]元,每月累计借支额度不超过[X]元。
4.其他特殊情况借支额度
其他特殊情况借支额度由公司领导根据实际情况审批确定。
五、还款规定
1.还款期限
员工应按照借支申请表上注明的预计还款日期按时归还借支款项。如因特殊原因无法按时还款,应提前向财务部门申请延期还款,并说明原因。延期还款申请需经部门负责人和公司领导批准,延期期限最长不得超过[X]个工作日。
2.还款方式
借支款项的还款方式应与借支时一致,原则上通过银行转账方式归还至公司指定账户。如借支时为现金支付,还款时也应以现金方式归还至财务部门。
3.逾期还款处理
如员工未能按时归还借支款项且未办理延期还款手续,将视为逾期还款。财务部门将从逾期之日起按日加收逾期金额[X%]的逾期利息,并在员工工资中扣除相应款项。同时,公司将对逾期还款情况进行记录,作为员工绩效考核和晋升的参考依据。
六、借支监督与检查
1.财务监督
财务部门负责对员工个人借支情况进行日常监督,定期核对借支款项的使用和归还情况,确保借支款项专款专用,按时归还。如发现借支款项使用不当或逾期未还等情况,财务部门应及时向借支员工和相关部门负责人发出通知,要求其限期整改。
2.内部审计
公司内部审计部门负责对员工个人借支管理制度的执行情况进行定期审计,检查借支流程是否合规、借支额度是否合理、还款情况是否及时等。如发现问题,应及时提出整改意见,并向公司领导报告。
3.违规处理
对于违反本制度规定的员工,公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括但不限于警告、罚款、降职、辞退等。如因员工违规借支给公司造成经济损失的,公司将依法追究其赔偿责任。
七、附则
1.本制度由公司人力资源部负责解释和修订
本制度如有未尽事宜或与国家法律法规、政策规定相抵触的,以国家法律法规、政策规定为准。公司人力资源部将根据公司实际情况和法律法规的变化,及时对本制度进行修订和完善,确保制度的有效性和适应性。
2.本制度自发布之日起生效执行
本制度自发布之日起生效执行,原相关规定与本制度不一致的,以本制度为准。公司全体员工应严格遵守本制度规定,自觉维护公司财务管理秩序。
[公司名称]人力资源部
[具体日期]
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