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2025合同档案管理及档案利用管理制度内容

为加强合同档案管理，有效保护和利用合同档案，充分发挥合同档案在公司经营管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本合同档案管理及档案利用管理制度。

合同档案管理范围

合同档案是指公司在经营管理活动中形成的与合同相关的各种文件材料，包括合同文本、附件、补充协议、变更协议、解除协议、往来函件、会议纪要、履行记录、验收报告等具有保存价值的各种载体形式的文件材料。具体涵盖以下方面：

1.买卖合同档案：包括公司采购原材料、设备、办公用品等物资的合同，以及销售产品、商品等的合同。此类合同档案应包含合同标的、数量、质量、价格、交货时间、交货地点、付款方式等关键条款，以及相关的质量检验报告、交货凭证、付款凭证等文件材料。

2.租赁合同档案：涉及公司租赁房屋、场地、设备等资产的合同，以及出租自有资产的合同。租赁合同档案应包括租赁物的基本情况、租赁期限、租金及支付方式、维修保养责任等内容，同时保存好租赁物交付清单、租金支付记录等文件。

3.服务合同档案：如公司接受或提供运输、仓储、技术服务、咨询服务、劳务服务等合同。服务合同档案需包含服务内容、服务标准、服务费用、服务期限等条款，以及服务过程中的相关记录、验收报告等文件。

4.建设工程合同档案：包含公司作为发包方或承包方签订的建设工程勘察、设计、施工、监理等合同。建设工程合同档案应涵盖工程概况、工程价款、工程工期、工程质量标准、工程验收等重要内容，以及施工图纸、工程变更通知、工程进度报告、工程竣工验收报告等文件材料。

5.借款合同档案：公司向金融机构或其他单位、个人借款的合同，以及公司出借资金的合同。借款合同档案应包括借款金额、借款用途、借款期限、借款利率、还款方式等条款，以及借款借据、还款凭证等文件。

合同档案管理职责

1.档案管理部门职责

档案管理部门是公司合同档案的集中管理部门，负责制定和完善合同档案管理制度，指导、监督和检查各部门合同档案的收集、整理、归档工作；负责接收、保管合同档案，对合同档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，建立合同档案检索工具，便于档案的查询和利用；负责合同档案的安全保管，采取必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等措施，确保档案的完整和安全；定期对合同档案进行清查和盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题；按照规定的期限和程序，对已超过保管期限的合同档案进行鉴定和销毁。

2.合同承办部门职责

合同承办部门是合同的起草、签订和履行部门，负责在合同签订、履行过程中及时收集、整理与合同相关的各种文件材料，并按照档案管理部门的要求进行初步整理；在合同签订后，及时将合同文本及相关附件、补充协议等文件材料移交档案管理部门归档；负责提供合同履行过程中的相关信息和资料，协助档案管理部门做好合同档案的整理和保管工作；在需要查阅、利用合同档案时，按照规定的程序向档案管理部门提出申请，并配合档案管理部门做好档案的查阅和利用工作。

3.其他部门职责

其他部门在工作中涉及合同相关事宜时，应及时将与合同有关的文件材料移交合同承办部门或档案管理部门；积极配合档案管理部门和合同承办部门做好合同档案的管理工作，提供必要的支持和协助。

合同档案收集与整理

1.收集要求

合同承办部门应在合同签订、履行过程中，及时收集与合同相关的各种文件材料，确保文件材料的齐全、完整。文件材料应是原件，如无法取得原件，应取得与原件核对无误的复印件，并注明原件存放处。对于重要的合同文件材料，如合同文本、补充协议等，应同时收集纸质文件和电子文件。电子文件应采用通用的格式，如PDF、DOC等，并确保文件的可读性和可编辑性。

2.收集时间

合同承办部门应在合同签订后[X]个工作日内，将合同文本及相关附件、补充协议等文件材料移交档案管理部门归档。在合同履行过程中产生的文件材料，如履行记录、验收报告等，应在文件形成后[X]个工作日内移交档案管理部门。合同履行完毕后，合同承办部门应在[X]个工作日内将与合同履行相关的所有文件材料整理完毕，并移交档案管理部门归档。

3.整理方法

档案管理部门对接收的合同档案进行分类整理，按照合同的性质、类型、签订时间等因素进行分类。一般可分为买卖合同类、租赁合同类、服务合同类、建设工程合同类、借款合同类等。对分类后的合同档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。编号方法可采用“年份+合同类别+序号”的方式，如“2025买001”表示2025年签订的第一份买卖合同。对编号后的合同档案进行编目，编制合同档案目录，包括合同名称、合同编号、签订日期、合同双方、合同金额、保管期限等信息。编目应准确、完整，便于档案的查询和统计。将整理好的合同档案按照编