物业服务会议服务规范.pdf

T/CPMI0XX—202X

物业服务会议服务规范

1范围

本文件规定了物业服务中会议服务的基本要求、服务流程及内容、服务保障、服务评价和改进等要

求。

本文件适用于物业服务组织向业务和物业使用人提供的会议服务。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

GB/T30520会议分类和术语

3术语和定义

GB/T30520界定的以及下列术语和定义适用本文件。

3.1

会议

在特定的时间和空间，通过发言、讨论、演示、商议、表决等多种形式以达到议事、交流信息、传

播知识、推介联络等目的的一定人数的群体活动。

[来源：GB/T30520-2014，3.1.1]

3.2

会议服务confereneservices

根据会议需求，为保证会议顺利有序进行提供的综合性的服务。

3.3

会议服务人员confereneservicespersonnel

物业服务组织在提供会议服务的整个过程中所投入的人员，包括专职于会议服务的人员以及其他辅

助服务人员。

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4会议服务提供

4.1需求确认

4.1.1应建立适当的会议服务受理方式，保证受理过程的流畅快捷。

4.1.2针对本组织可以提供的会议服务内容，设计标准问卷以引导会议主办方更准确的提出会议需求

（附录A会议服务需求确认表），书面登记后双方签字确认。问卷内容包括但不限于以下内容：

——会议主办单位名称、通讯地址、联系人及电话；

——会议名称、议程、日期、时间、地址、参会人数；

——会议等级要求；

——会议设备要求、音视频要求；

——会议服务项目及会议用品需求；

——其他需求等。

4.1.3受理会议服务需求后，按照会议服务确认表安排专人与会议主办方对接具体工作事项，会议需

求发生变更时，以会议主办方的通知为准。

4.2会前准备

4.2.1服务策划

根据确认的会议需求，对会议服务的提供进行全面的策划，策划内容宜包含但不限于以下方面：

——职责分工；

——时间安排；

——场地安排；

——会议用品及硬件设施配备；

——突发事件应对措施；

——会议秩序及环境卫生等。

4.2.2会场布置

根据确认的会议需求进行会场布置，并由主办方进行确认。布置内容应包含但不限于以下方面：

——布置会议导引；

——布置签到台；

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——布置横副与大背景；

——检查会议用桌、椅，主席台布置，座位格局和座次安排；

——布置台布；

——制做并摆放座席牌；

——摆放麦克风；

——摆放花卉；

——制做与佩戴胸花；

——提供纸笔；

——提供毛巾、纸巾；

——调试灯光；

——调试音响和背景音乐；

——调试投影仪和LED显示屏；

——调试空调；

——准备茶具、茶水；

——准备果盘、茶歇；

——设置吸烟区；

——检查安全、消防设施及疏散通道；

——了解会议程序及个性化服务需求；

——准备备用品：电源转换插座、万能充电器、插电板等。

会场布置相关要求可参见附录B会场布置要求

会场座次安排可参见附录C会议座次安排

4.2.3会前检