大学信息化建设档案管理制度​.doc

大学信息化建设档案管理制度?

大学信息化建设档案管理制度

一、总则

1.为加强大学信息化建设档案的科学管理，有效保护和利用档案资源，确保信息化建设工作的顺利推进与可持续发展，根据国家有关档案管理的法律法规及学校实际情况，特制定本制度。

2.信息化建设档案是指在大学信息化规划、建设、管理、运行、维护等各项活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种形式和载体的历史记录。

3.信息化建设档案管理工作遵循统一领导、分级负责、集中管理与分散管理相结合的原则，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。

二、管理体制与职责

1.学校档案管理部门

-负责制定和完善学校信息化建设档案管理的规章制度，并监督执行。

-统筹规划学校信息化建设档案的管理工作，对各部门的档案管理工作进行业务指导、监督和检查。

-负责接收、整理、保管、鉴定、统计和利用学校信息化建设的各类档案。

-组织开展信息化建设档案管理的培训、宣传和研究工作，提高档案管理人员的业务水平和信息化意识。

2.信息化建设相关部门

-明确本部门信息化建设档案管理的责任人，负责本部门档案的收集、整理、归档和移交工作。

-按照学校档案管理部门的要求，制定本部门信息化建设档案管理的实施细则，并组织落实。

-确保本部门在信息化建设过程中形成的各类档案资料及时、完整、准确地归档，积极配合学校档案管理部门做好档案管理工作。

3.信息化建设项目负责人

-负责本项目档案的全过程管理，确保项目档案与项目建设同步进行。

-在项目立项、实施、验收等各个环节，组织收集、整理与项目相关的各类文件材料，并按照规定及时移交本部门档案管理人员。

-对项目档案的完整性、准确性和系统性负责。

三、档案的收集与整理

1.收集范围

-信息化建设规划与计划：包括学校信息化发展规划、年度计划、专项规划等。

-信息化项目建设：项目立项报告、可行性研究报告、项目合同、项目实施方案、项目验收报告、项目总结等。

-信息系统管理：信息系统的需求分析、设计文档、测试报告、用户手册、维护记录、升级改造记录等。

-网络建设与管理：网络拓扑图、网络设备配置文档、网络安全管理记录、网络运行维护记录等。

-数据资源管理：数据采集方案、数据处理记录、数据备份与恢复记录、数据安全管理记录等。

-信息化相关政策与制度：学校制定的信息化建设相关的规章制度、管理办法、考核标准等。

-信息化培训与宣传：培训计划、培训教材、培训记录、宣传资料等。

-其他与信息化建设有关的重要文件、会议记录、照片、视频等资料。

2.收集要求

-各部门和项目负责人应及时收集本部门或本项目在信息化建设过程中形成的各类档案资料，确保档案资料的齐全完整。

-档案资料应真实、准确、规范，签字盖章手续完备，符合档案管理的要求。

-电子档案应存储在规定的存储介质上，并确保数据的可读性和完整性，同时应注明电子文件的名称、日期、格式等相关信息。

3.整理方法

-档案管理人员应按照档案的分类标准和编号规则，对收集到的档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作。

-档案分类应科学合理，便于管理和利用，可按照信息化建设的不同领域、项目、时间等进行分类。

-电子档案应按照分类方案进行存储，并建立相应的索引目录，便于检索和查询。

四、档案的归档与移交

1.归档时间

-信息化建设项目在完成验收后的三个月内，项目负责人应组织整理项目档案，并向本部门档案管理人员移交。

-各部门应在每年的3月底前，将上一年度形成的信息化建设档案整理完毕，并移交学校档案管理部门。

2.归档要求

-归档的档案应编制归档目录，归档目录应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等内容。

-纸质档案应装订成册，编写页码，并在档案封面注明档案名称、保管期限、密级等信息。

-电子档案应存储在规定的存储介质上，并与纸质档案的归档目录相对应，确保电子档案与纸质档案的一致性。

3.移交手续

-各部门向学校档案管理部门移交档案时，应填写档案移交清单，双方签字确认。

-档案移交清单应一式两份，双方各执一份，作为档案移交的凭证。

五、档案的保管与保护

1.保管条件

-学校档案管理部门应设置专门的信息化建设档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案架、存储服务器、温湿度控制设备、防火防盗设备等，确保档案的安全保管。

-档案库房应保持清洁、通风、干燥，温度和湿度应符合国家规定的档案保管标准。