大学人才培养档案管理制度​.doc

大学人才培养档案管理制度?

一、总则

1.为加强大学人才培养档案的科学管理，有效保护和利用档案资源，提高人才培养质量，依据国家有关法律法规及教育主管部门相关规定，结合本院实际情况，特制定本制度。

2.本制度所指的大学人才培养档案，是指在大学教育教学过程中形成的，反映学生从入学到毕业全过程学习、实践、综合素质发展等方面的各种具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。

3.人才培养档案工作是学校教学管理工作的重要组成部分，应纳入学校整体发展规划和教学评估体系，确保档案工作与教学工作协调发展。

二、管理体制与职责

1.学校档案管理机构

-负责制定和完善学校人才培养档案管理制度，并监督制度的执行情况。

-统筹规划全校人才培养档案工作，对各部门、各学院的档案工作进行业务指导、监督和检查。

-负责接收、整理、保管、鉴定、统计和提供利用全校人才培养档案。

-组织开展档案信息化建设，推进人才培养档案的数字化管理，提高档案管理的效率和服务水平。

2.教学管理部门

-负责制定与人才培养档案相关的教学管理制度和规范，明确各类档案材料的形成要求和归档范围。

-在教学管理过程中，及时收集、整理、审核并向学校档案管理机构移交各类教学文件、教学改革成果、专业建设资料等与人才培养密切相关的档案材料。

-协同档案管理机构做好涉及教学评估、专业认证等重要工作中人才培养档案的整理和提供利用工作。

3.学院（系）

-各学院（系）应指定专人负责本单位人才培养档案的收集、整理、归档和日常管理工作。

-按照学校档案管理要求，组织教师、辅导员等及时将本学院（系）学生的学籍档案、成绩档案、实习实践材料、毕业论文（设计）等各类档案材料进行收集、整理和初步审核，并按时移交学校档案管理机构。

-配合学校档案管理机构开展档案整理、数字化加工等工作，提供必要的人力和物力支持。

4.教师及相关工作人员

-教师及其他相关工作人员在教学、学生管理等工作中形成的各类与人才培养有关的档案材料，应按照规定及时整理、移交所在学院（系）或相关职能部门。

-负责确保所提供档案材料的真实性、完整性和准确性，并对档案材料涉及的学生个人隐私等信息严格保密。

三、档案收集与归档

1.归档范围

-学籍档案：包括学生入学登记表、录取通知书、个人基本信息表、学籍变动记录（转学、休学、复学、退学等）、学生证办理记录等。

-成绩档案：涵盖各学期课程考试成绩、考查成绩、补考成绩、重修成绩、学分认定记录，以及学生参加各类学科竞赛、考试获得的成绩和证书等相关材料。

-教学实践档案：实习计划、实习报告、实习鉴定表、课程设计报告、社会实践报告及相关证明材料等。

-毕业论文（设计）档案：选题审批表、开题报告、文献综述、毕业论文（设计）正文、指导教师评语、评阅教师评语、答辩记录及成绩评定等材料。

-综合素质发展档案：学生获得的各类奖励与荣誉证书复印件、参加社团活动记录、志愿服务证明、职业资格证书等能反映学生综合素质和能力的材料。

-教学管理文件：学校及各学院（系）制定的教学计划、教学大纲、课程标准、教学改革方案、教学评估报告等文件。

-其他相关档案：与人才培养密切相关的其他材料，如教师教学质量评价结果、教学督导记录等。

2.归档时间

-学籍档案、成绩档案等常规性材料，应在每学期末或学年末，由相关部门或学院（系）整理完毕后及时归档。

-教学实践档案、毕业论文（设计）档案等应在学生实践活动结束或论文（设计）答辩完成后的规定时间内（一般为一个月内）完成整理和归档。

-临时性或阶段性产生的档案材料，如学科竞赛获奖材料、学生突发情况记录等，应在事件结束后一周内完成归档。

3.归档要求

-档案材料应真实、完整、准确，书写规范，签字盖章齐全。

-归档的文件材料应按照类别、年度、年级、专业等进行分类整理，编制详细的目录清单，便于查找和管理。

-纸质档案应采用A4规格纸张，字迹清晰，图表准确；电子档案应存储为常用格式，确保可读性和可编辑性，并与纸质档案内容一致。

-对于照片、声像等特殊载体的档案，应注明拍摄时间、地点、人物、内容等关键信息，并进行分类存储和编目。

四、档案整理与保管

1.档案整理

-学校档案管理机构接收各部门、各学院（系）移交的档案后，应按照既定的分类方案和编号规则进行进一步整理。

-对档案材料进行编目，编制档案目录数据库，录入档案的基本信息，包括档号、题名、日期、来源、保管期限等，实现档案的信息化管理。