物业服务外包管理规定.doc

物业服务外包管理规定

物业服务外包管理规定

一、总则

1.目的

为规范本农贸市场物业服务外包活动，确保外包服务质量，有效控制成本，保障市场的正常运营和商户、消费者的权益，特制定本规定。

2.适用范围

本规定适用于本农贸市场内所有物业服务外包项目，包括但不限于保洁、保安、绿化养护、设施设备维修维护等外包服务。

3.基本原则

-合法合规原则：物业服务外包活动必须遵守国家法律法规、行业规范及地方相关规定。

-质量优先原则：以保障市场物业服务质量为核心，确保外包服务满足市场运营和商户、消费者的需求。

-公平公正原则：在选择外包商、签订合同及实施管理过程中，遵循公平、公正、公开的原则，维护各方合法权益。

-成本效益原则：在保证服务质量的前提下，合理控制外包成本，提高资源利用效率，实现经济效益与服务质量的平衡。

二、职责分工

1.物业公司管理层

-负责审批物业服务外包战略规划、年度计划和重大外包项目决策。

-协调与市场管理方、商户及其他相关方的关系，为物业服务外包工作提供支持和指导。

-监督物业服务外包整体工作的执行情况，对重大问题进行决策和处理。

2.行政经理

-负责制定和完善物业服务外包管理制度和流程，并监督执行。

-组织开展外包商的选择、评估和合同谈判等工作，审核外包合同条款。

-定期对外包服务质量进行检查和评估，及时发现问题并提出改进措施。

-协调物业公司内部各部门与外包商之间的工作关系，解决工作中的矛盾和问题。

3.财务部门

-参与物业服务外包项目的预算编制和成本控制工作，审核外包费用支付申请。

-对外包项目的财务收支情况进行核算和监督，确保费用支出合理、合规。

-协助行政经理对外包项目进行成本效益分析，提供财务数据支持和决策建议。

4.各业务部门

-根据市场运营需求，提出物业服务外包项目的需求和建议。

-协助行政经理开展外包商的考察、评估工作，提供专业意见。

-负责与外包商在日常工作中的沟通协调，监督外包服务的具体实施，及时反馈服务质量问题。

三、外包项目规划与预算

1.规划制定

-每年年底，行政经理应组织各业务部门结合市场发展规划、运营状况及商户需求，对下一年度的物业服务外包项目进行规划。规划内容包括外包项目名称、服务内容、服务标准、预计服务期限、费用预算等。

-规划应充分考虑市场的实际情况和发展趋势，合理确定外包项目的范围和规模，避免过度外包或外包不足。

2.预算编制

-财务部门根据外包项目规划，结合市场行情和历史数据，编制详细的外包费用预算。预算应包括人员费用、物料费用、设备费用、管理费用等各项明细。

-在编制预算过程中，要充分考虑可能影响费用的因素，如物价上涨、服务标准提高等，预留一定的弹性空间。

-外包费用预算经物业公司管理层审批后，作为年度财务预算的一部分执行。

四、外包商选择与评估

1.外包商信息收集

-行政经理通过多种渠道收集潜在外包商的信息，包括网络搜索、行业推荐、实地考察、供应商自荐等。收集的信息应包括外包商的基本情况（如企业资质、经营范围、注册地址、联系方式等）、服务业绩、服务能力、服务质量口碑等。

-建立外包商信息库，对收集到的外包商信息进行整理、分类和存储，以便后续查询和筛选。

2.初步筛选

-行政经理根据外包项目的需求和标准，对外包商信息库中的潜在外包商进行初步筛选。筛选的主要标准包括企业资质、服务经验、人员配备、服务价格等。

-对于不符合基本要求的外包商，予以排除；对于符合初步筛选标准的外包商，发出邀请，要求其提供详细的服务方案和报价。

3.实地考察

-对于通过初步筛选的外包商，行政经理应组织相关业务部门人员进行实地考察。考察内容包括外包商的办公场所、服务设施设备、人员培训情况、正在服务的项目现场等。

-在实地考察过程中，与外包商的管理人员、一线服务人员进行交流，了解其管理水平、服务态度和实际服务能力。同时，收集外包商正在服务项目的客户评价和反馈信息。

4.综合评估

-行政经理组织相关业务部门和财务部门，根据外包商提供的服务方案、报价以及实地考察情况，对外包商进行综合评估。评估指标包括服务质量、服务价格、服务能力、信誉度、应急处理能力等。

-采用定量与定性相结合的评估方法，对每个评估指标设定相应的权重和评分标准，对外包商进行打分评价。根据评估得分，确定排名靠前的几家外包商作为候选对象。

5.背景调查

-对候选外包商进行背景调查，核实其企业信誉、财务状况