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机关单位管理工作的不足与完善-档案管

理论文-图书档案学论文

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一、引言

众所周知，现在机关单位中的种类已经不是过去只有一些文

书类的，随着近几年科技的快速发展，现在开始变得各式各样，包

括声像、实物的、科技以及专业等等各种信息。的种类在逐渐

的增加，那么查找信息的时间也就会随之的增加，这就需要机关单

位的管理者与员工都应该以一种全新的管理方式来代替过去的服务

模式。目的是能够满足员工们可以快速便捷的查询到自己所需要的信

息。除此之外，机关单位在平日的工作中，不但会产生许多的纸质版

的，而且还会有大量的一些电子类的文件，这就会造成室接收的

文件变得越来越多。的存储量会大量的上升。基于以上几点可知，

扩大其资料的收藏与管理工作是势在必行。

二、目前机关单位管理工作中存在的不足

（一）机关管理工作缺乏一定的实施力度，并不能对其进行

充分的利用。

当前的机关单位对这些的管理工作的作用以及意义基本上

有了一个正确的认识，而领导也提出了员工要加强对工作管理。但

是实际的情况却因为部门不同而存在一定的差异。很多的员工知识单

纯的认识到管理这项工作的表面作用。认为的管理是为了即在单位

的日常琐事、保管工具以及抄写记录。

与此同时，对于已经建立的资料，其管理者与员工并不能对

其进行充分的利用，这就使得出现了形式化的一些色彩，造成管理

的价值也就不能得到很好的体现。如何才能加强激光的管理工作，

不但是当前形势其发展的要求，同时也是我们管理工作者必须面对

和解决的问题。本篇文章的笔者对机关管理这项工作进行了叙述，

并指出机关的管理的工作中存在的一些问题，并在此基础上提出了

相对应的解决措施，进而强化其管理服务性工作能够高效的开展。

（二）管理人员的素质普遍较低。

管理的工作只是作为机关单位中日常工作的一部分，因此在

人员的配置方面是缺乏一个专业的管来人员。几乎所有的管理的工

作人员他们在专业技能和素养这两方面都有很大的不足，对于资料

的搜集、分类与管理等等的工作是缺乏一个专业的知识与相应的工作

热情。这就使得他们在的管理随意性相对来说大一些，会对的价值

产生一定的负面影响。

三、如何有效的做好机关管理工作

（一）对现在的资料做进一步的深入与完善。的管理人员

在对进行收集与整理的过程中就应该对文件做一个明确的分类，并

进行准确的编号。同时要队文件的资料做一个科学合理的分类与陈列，

或者是可以依照不同的部门而对其进行分类。也可以依据不同的属性

与作用而对进行分类。这样可以在一定程度上减少了其手写借阅信

息而花费的时间，同时还能够避免了因为借阅资料的损坏或者是丢失

的情况。不但能够提高服务的质量，而且还能够提升的工作人员的

一些专业技能。

（二）引进和充分的利用信息化的技术管理与保存，保证能

够通过网络而进行一个在线的服务与信息资源的共享。

首先将纸质版的原件做一个扫面，将这些能够以电子图片

的形式对其做二次的保存、管理与使用。通过此种方法，不但可以对

进行了备份，而且还能够避免其纸质版的在保存的过程中因为天灾

或者是人为的事物而造成的文件丢失、损坏或者是被污染。除此之外，

还能够避免因为过多的借阅以及使用的过程中出现的的损坏等等的

一些现象。进行电子的保存不但可以保护了一些贵重的源文件，与

此同时也可以为企业减少了一些没必要的损失。

其次，机关可以开展一个在线服务的系统。的工作人员完全

可以通过电脑将一些费隐私的、重要性不是很强的的电子信息，通

过使用关键词或者是其他的一些搜索的条件，将电子的做一个科学

的分类。也可以将的资料做归类，或者是直接将一些信息资料依照

部门、属性以及作用等进行分类。

这样可以在需要一些相关的资料做查找的时候，工作人员能

够及时有效的从大量的资源中迅速的查找到正确的信息。工作人员

再对的资源进行归类与整理之后，完全可以借助网络的连接，而实

现电脑上资源的共享。同时需要对做实时的更新和维护，员工们可

以通过自己的计算机而查找所需要的信息与资料，这样就能够减少了

借阅资料而需要的时间，提高了查找资料与办理手续的效率。

（三）机关领导要加强对管理工作人员的执行与监