市场设备采购与验收规定.docVIP

市场设备采购与验收规定

市场设备采购与验收规定

一、总则

1.目的：为加强本农贸市场设备采购管理，规范采购流程，确保所采购设备符合市场运营需求，保证设备质量，特制定本规定。

2.适用范围：本规定适用于农贸市场物业公司为市场运营所需进行的所有设备采购与验收活动。包括但不限于各类电器设备、消防设备、通风设备、计量设备、监控设备等。

3.职责分工

-采购部门：负责制定采购计划、寻找供应商、进行采购谈判、签订采购合同、跟踪采购进度等工作。

-使用部门：提出设备采购需求，参与采购技术规格的制定，协助采购部门进行供应商考察，负责设备的验收及后续使用维护等工作。

-财务部门：负责审核采购预算、资金支付、监督采购成本等工作。

-行政部门：负责对采购与验收过程进行监督，确保采购活动合法合规，并对采购资料进行归档管理。

二、采购计划

1.需求提出

-市场各使用部门应根据市场运营需求、设备更新换代计划、突发设备损坏等情况，填写《设备采购需求申请表》，详细说明所需设备的名称、规格型号、数量、用途、预计使用时间等信息。

-对于大型设备或涉及金额较大的设备采购需求，使用部门应进行可行性研究和成本效益分析，并形成书面报告，一并提交给采购部门。

2.需求审核

-采购部门收到《设备采购需求申请表》后，应会同财务部门、技术专家等对需求进行审核。审核内容包括需求的合理性、预算的准确性、与现有设备的兼容性等。

-如需求存在疑问或不合理之处，采购部门应及时与使用部门沟通，要求其进行修改或补充说明。审核通过后的《设备采购需求申请表》将作为采购计划制定的依据。

3.采购计划制定

-采购部门根据审核通过的设备采购需求，结合市场供应情况、采购预算等因素，制定详细的《设备采购计划》。采购计划应明确采购设备的名称、规格型号、数量、采购预算、预计采购时间、供应商选择范围等内容。

-《设备采购计划》需报物业公司主管领导审批，审批通过后正式生效。如采购计划涉及重大项目或金额较大，还需提交公司董事会审议。

三、供应商选择

1.供应商信息收集

-采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，包括但不限于网络搜索、行业推荐、供应商主动联系、参加展会等。收集的信息应包括供应商的基本情况（如公司名称、注册地址、联系方式等）、经营范围、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。

-建立供应商信息库，对收集到的供应商信息进行分类整理和归档，以便后续查询和筛选。

2.供应商筛选

-根据采购计划和设备需求，采购部门从供应商信息库中初步筛选出符合要求的供应商名单。筛选标准主要包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等方面。

-对于初次合作的供应商，采购部门应要求其提供相关资质证明文件，如营业执照、生产许可证、质量认证证书等，并对其进行实地考察或背景调查。考察内容包括供应商的生产场地、生产设备、质量管理体系、人员配备等情况。

3.供应商评估

-成立供应商评估小组，成员包括采购部门、使用部门、技术专家、财务部门等相关人员。评估小组根据供应商提供的资料和实地考察情况，对供应商进行综合评估。

-评估指标包括但不限于产品质量（占比[X]%）、价格（占比[X]%）、交货期（占比[X]%）、售后服务（占比[X]%）、信誉（占比[X]%）等。评估小组应根据各项指标的重要性，确定相应的权重，并对每个供应商进行打分。

-根据评估得分，选择得分较高的供应商作为潜在合作对象。对于评估不合格的供应商，应将其从供应商信息库中删除或标记为不推荐合作。

4.供应商确定

-采购部门根据供应商评估结果，与得分最高的供应商进行采购谈判。谈判内容包括设备价格、交货期、质量标准、售后服务、付款方式等方面。

-在谈判过程中，采购部门应充分了解供应商的底线和需求，争取最有利的采购条件。如谈判结果符合采购要求，双方达成一致意见，则确定该供应商为最终合作对象；如谈判未能达成一致，采购部门可选择与其他潜在供应商进行谈判，或重新调整采购计划。

四、采购合同签订

1.合同起草

-采购部门与供应商确定合作意向后，应根据谈判结果起草采购合同。合同内容应包括双方的基本信息、设备名称、规格型号、数量、价格、交货期、交货地点、质量标准、验收方式、售后服务、付款方式、违约责任、争议解决方式等条款。

-合同条款应明确、具体、详细，避免出现模糊不清或容易引起歧义的表述。对于重要条款，如质量标准、售后服务等，应尽可能细化，以保障双方的权益。

2.合同审核

-采购合同起草完成后，应依次提交给财务部门、法务部门、使用