物业备案制制度.doc

物业备案制制度

物业备案制制度

一、总则

（一）目的

为加强本物业公司管理的规范化、标准化，提升服务质量，确保各项工作有序开展，在小区住户不断增加的情况下更好地履行物业服务职责，特制定本物业备案制制度。本制度旨在通过对各类事项的备案管理，实现公司内部信息的及时传递、资源的合理调配以及工作流程的有效监控，保障公司运营顺畅，为业主提供优质、高效、专业的物业服务。

（二）适用范围

本制度适用于本物业公司全体员工，包括管理人员、客服人员、维修人员、安保人员、保洁人员等各个岗位。同时适用于公司内部各类行政事务、业务操作、项目管理等方面的备案管理工作。

（三）基本原则

1.真实性原则：所有备案信息必须真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、漏报。备案人员对备案信息的真实性负责。

2.及时性原则：各部门及员工应按照规定的时间节点及时进行备案，确保信息的时效性。对于紧急事项，应在第一时间进行备案处理。

3.规范性原则：备案事项应按照统一的格式、内容和流程进行操作，确保备案工作的规范化和标准化。

4.保密性原则：涉及公司商业机密、业主隐私等敏感信息的备案，应严格遵守保密规定，防止信息泄露。

二、备案事项分类

（一）人员信息备案

1.员工入职备案

-新员工入职时，人力资源部门应在员工报到当日填写《员工入职备案表》，内容包括员工基本信息（姓名、性别、年龄、联系方式、家庭住址等）、学历信息、工作经历、岗位信息（岗位名称、所属部门、入职时间等）以及相关证件（身份证、学历证书、资格证书等）复印件。

-人力资源部门应将《员工入职备案表》及相关资料提交至行政部门存档备案。行政部门负责审核备案资料的完整性和准确性，如发现问题及时反馈给人力资源部门。

2.员工岗位变动备案

-员工发生岗位调动、晋升、降职等情况时，人力资源部门应在变动生效前填写《员工岗位变动备案表》，注明变动原因、变动前岗位信息、变动后岗位信息以及变动生效日期等内容。

-《员工岗位变动备案表》经相关领导审批后，分别提交至行政部门和财务部门备案。行政部门更新员工档案信息，财务部门调整员工薪酬核算依据。

3.员工离职备案

-员工离职时，所在部门应填写《员工离职备案表》，详细记录离职员工基本信息、离职原因、离职时间等内容。同时，员工需完成离职交接手续，由交接双方及监交人在《离职交接清单》上签字确认。

-《员工离职备案表》及《离职交接清单》经人力资源部门审核、相关领导审批后，提交至行政部门备案。行政部门负责收回员工工作证件、办公用品等公司财物，并更新员工信息库。

（二）业务工作备案

1.客服业务备案

-业主投诉备案：客服人员接到业主投诉后，应立即填写《业主投诉备案表》，记录投诉业主基本信息（姓名、房号、联系方式）、投诉时间、投诉内容、投诉方式（电话、来访、网络等）以及初步处理意见。

-对于一般性投诉，客服人员应在规定时间内处理并将处理结果反馈给业主，同时在《业主投诉备案表》上记录处理结果和反馈时间。对于复杂投诉或需多部门协同处理的投诉，客服人员应及时上报客服主管，由客服主管组织协调相关部门处理，并跟踪处理进度，定期更新备案表。

-每周客服部门应将本周的《业主投诉备案表》汇总整理，形成《业主投诉周报》，提交至物业管理中心备案。物业管理中心对投诉情况进行分析，针对频发问题制定改进措施。

2.维修业务备案

-日常维修备案：维修人员接到维修任务后，应填写《日常维修备案表》，注明维修任务来源（业主报修、巡查发现等）、维修地点、维修内容、预计维修时间以及所需材料和工具等信息。

-维修人员完成维修任务后，需在《日常维修备案表》上记录实际维修时间、维修结果、维修人员签名以及业主满意度评价等内容。维修记录应及时提交至维修部门主管审核，审核通过后由维修部门统一存档备案。

-专项维修备案：对于小区内的大型设备维修、公共区域专项维修等项目，维修部门应制定详细的维修计划和预算，填写《专项维修备案表》，包括维修项目名称、维修范围、维修方案、维修预算、施工时间、施工单位等信息。

-《专项维修备案表》经公司领导审批后，提交至财务部门备案预算信息，提交至物业管理中心备案项目整体情况。维修过程中，维修部门应定期向物业管理中心汇报维修进度，维修完成后提交维修总结报告和费用结算清单进行备案。

3.安保业务备案

-人员出入备案：安保人员应在小区出入口设置人员出入登记处，对来访人员和外来车辆进行详细登记。来访人员需填写《来访人员登记表》，包括姓名、身份证号、来访时间、来访事由、被访业主房号及联系方式等信息；外来车辆需填写《外来车辆登记表》，记录车牌号码、进入时间、车主联系方式、