物业软件更新规章.doc

物业软件更新规章

物业软件更新规章

一、总则

（一）目的

为确保本高端小区物业软件能够持续稳定运行，满足不断增长的住户需求以及日益复杂的管理要求，提升物业工作效率与服务质量，特制定本物业软件更新规章。本规章旨在规范物业软件更新的流程、责任分工、测试标准等内容，保障软件更新工作的顺利进行，避免因软件更新带来的潜在风险，实现软件更新的科学性、合理性和有效性。

（二）适用范围

本规章适用于本高端小区物业公司所使用的所有物业软件系统的更新管理，包括但不限于物业管理系统、业主服务APP、门禁管理软件、设备巡检软件等。涉及参与软件更新工作的所有部门及人员，包括信息技术部门、物业各业务部门、软件供应商等。

（三）基本原则

1.必要性原则：软件更新应基于实际业务需求、技术发展以及安全漏洞修复等必要因素进行，确保更新能够切实解决现有问题或提升软件性能。

2.稳定性原则：在进行软件更新时，要充分考虑更新对现有系统稳定性的影响，采取必要的测试和备份措施，确保更新过程中系统的正常运行，避免出现严重故障。

3.兼容性原则：更新后的软件应与现有硬件设备、操作系统、数据库以及其他相关软件保持良好的兼容性，确保整个物业信息系统的协同工作。

4.安全性原则：注重软件更新过程中的数据安全和网络安全，防止数据泄露、恶意攻击等安全事件的发生。对更新内容进行严格的安全审查，确保更新后的软件符合安全标准。

二、职责分工

（一）信息技术部门

1.负责软件更新的整体规划与协调：根据业务部门需求、软件供应商建议以及技术发展趋势，制定年度和季度软件更新计划，并与各相关部门沟通协调，确保更新计划的顺利实施。

2.技术评估与选型：对软件供应商提供的更新方案进行技术评估，包括更新内容的功能实现、技术架构变更、性能提升等方面。在有多个更新方案或新软件选型时，进行详细的技术对比和可行性分析，为公司提供专业的决策建议。

3.更新实施与测试：按照更新计划和技术方案，组织实施软件更新工作。在更新过程中，严格遵循操作规程，确保更新的准确性和完整性。更新完成后，进行全面的测试工作，包括功能测试、性能测试、兼容性测试、安全测试等，及时发现并解决更新过程中出现的问题。

4.数据备份与恢复：在软件更新前，对重要数据进行备份，并制定数据恢复预案。在更新过程中如出现数据丢失或损坏等情况，能够迅速按照预案进行数据恢复，确保数据的安全性和完整性。

5.技术支持与培训：为物业各业务部门提供软件更新后的技术支持，解答使用过程中遇到的技术问题。根据更新内容，组织相关业务部门人员进行培训，使其熟悉新功能和操作流程，确保业务工作的正常开展。

（二）物业各业务部门

1.提出更新需求：根据日常工作实际情况，收集本部门员工及业主的意见和建议，梳理出对物业软件的功能优化、性能提升等方面的需求，并及时向信息技术部门反馈。

2.参与需求评审：在信息技术部门组织的软件更新需求评审会议中，详细阐述本部门的需求背景、业务流程以及期望达到的效果，对更新方案提出意见和建议，确保更新内容能够满足实际业务需求。

3.协助测试工作：在软件更新测试阶段，安排熟悉业务的人员参与测试工作，按照测试用例对更新后的软件进行实际操作，检查软件功能是否符合业务要求，及时反馈发现的问题和缺陷。

4.配合更新实施：在软件更新实施过程中，根据信息技术部门的要求，做好本部门相关工作的调整和准备，如业务流程的暂时中断、数据的整理等。更新完成后，及时组织本部门员工按照新的操作流程使用软件，确保业务的顺利衔接。

（三）软件供应商

1.提供更新信息：及时向物业公司通报所提供软件的更新计划、更新内容、更新说明等详细信息，包括新功能介绍、已知问题修复、性能优化等方面的内容。

2.协助技术评估：在物业公司进行软件更新技术评估时，积极配合提供相关技术资料和技术支持，解答技术疑问，协助物业公司了解更新方案的技术细节和潜在影响。

3.提供更新程序与技术支持：按照合同约定和物业公司要求，按时提供软件更新程序，并确保更新程序的质量和稳定性。在更新实施过程中，提供必要的技术支持和指导，协助物业公司解决可能遇到的技术问题。

4.售后服务保障：软件更新完成后，按照售后服务协议提供相应的售后服务，包括对更新后软件的故障排除、性能优化、功能调整等方面的支持，确保软件持续稳定运行。

三、更新流程

（一）需求收集与分析

1.内部需求收集：物业各业务部门定期（每月或每季度）通过内部沟通平台、会议等形式，收集员工在使用物业软件过程中发现的问题、对新功能的需求以及对现有功能的改进建议。同时，关注业主通过客服反馈、业主论坛等渠道提出的与软件使用相关的意见和建议。

2.外部信息收集：信息技术部门关注软件行业动态、技术发展趋势以及软件供应商发布的更新信息