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供应商供货流程管理规定

供应商供货流程管理规定

一、总则

1.目的

为加强本商超与供应商之间的合作，规范供应商供货流程，确保商品供应的及时性、准确性、质量安全性，提高供应链整体运作效率，保障商超的正常运营，特制定本规定。

2.适用范围

本规定适用于所有与本商超建立合作关系，为商超提供商品及服务的供应商。

3.原则

-公平公正原则：在供货流程的各个环节，对所有供应商一视同仁，确保公平竞争环境。

-质量优先原则：始终将商品质量放在首位，严格把控供货质量标准。

-高效协作原则：商超与供应商应加强沟通协作，简化流程，提高供货效率。

-合法合规原则：整个供货流程必须符合国家法律法规及相关行业标准。

二、供应商准入

1.供应商资质审核

-基本资料提交：供应商应向商超采购部门提交营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一营业执照）、法定代表人身份证明、授权代表身份证明等基础资料，确保其具有合法经营资格。

-行业资质证书：根据所供商品类别，供应商需提供相应的行业资质证书，如生产许可证、卫生许可证、产品质量认证证书等，证明其具备生产或销售相关商品的能力和资质。

-经营业绩与信誉：供应商需提供过往的经营业绩资料，包括合作客户名单、销售数据等，同时采购部门将通过第三方信用评估机构、行业口碑等渠道对供应商的商业信誉进行调查评估。

2.实地考察

-考察计划：对于拟合作的重要供应商或新供应商，采购部门将组织实地考察小组，制定考察计划，明确考察目的、内容、行程安排等。

-考察内容：考察小组将对供应商的生产基地（如涉及生产环节）、仓库、办公场所等进行实地考察，重点考察生产设备、生产工艺、质量控制体系、仓储管理、物流配送能力等方面情况。

-考察报告：考察结束后，考察小组需撰写详细的考察报告，对供应商的综合实力进行评价，提出是否适合合作的建议。

3.样品评估

-样品提供：供应商应根据商超要求提供所供商品的样品，样品数量、规格、型号等应符合规定。

-检测与评估：商超质量检验部门将对样品进行严格的质量检测，包括外观、性能、成分、安全指标等方面的检测，同时采购部门、销售部门等相关人员将对样品的市场适应性、价格竞争力等进行评估。

-样品评估报告：质量检验部门和相关评估人员需出具样品评估报告，明确样品是否符合商超采购标准，是否可以进入后续合作流程。

4.合同签订

-合同草案拟定：经资质审核、实地考察、样品评估均合格后，采购部门将根据双方协商结果拟定采购合同草案，合同内容应包括商品名称、规格、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务、违约责任等条款。

-合同审核与审批：合同草案拟定后，先由法务部门进行法律审核，确保合同条款符合法律法规要求，然后提交采购部门负责人、分管领导等进行审批。

-合同签订与存档：合同经双方授权代表签字盖章后生效，双方各执一份。采购部门负责将合同原件进行存档管理，并将合同副本分发给相关部门，如财务部门、仓库管理部门等。

三、订单管理

1.订单生成

-需求预测：销售部门根据历史销售数据、市场趋势、促销活动计划等因素，对商品需求进行预测，并定期向采购部门提交需求预测报告。

-采购计划制定：采购部门根据销售部门的需求预测报告，结合库存情况，制定采购计划，明确采购商品的种类、数量、采购时间等。

-订单下达：采购部门根据采购计划，通过电子邮件、采购管理系统等方式向供应商下达采购订单，订单内容应清晰准确，包括商品名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点等详细信息。

2.订单确认

-供应商接收与确认：供应商在收到采购订单后，应在规定时间内（一般为[X]个工作日）进行确认回复，明确是否能够按照订单要求提供商品。如因特殊原因无法满足订单要求，供应商应及时与采购部门沟通协商，提出解决方案。

-订单变更处理：在订单执行过程中，如因市场变化、客户需求调整等原因需要变更订单内容（如商品数量、规格、交货时间等），采购部门应及时通知供应商，并重新签订补充协议或变更订单。供应商应积极配合，确保变更后的订单能够顺利执行。

四、商品生产与备货（如涉及生产环节）

1.生产计划安排

供应商应根据采购订单要求，制定详细的生产计划，合理安排生产进度，确保按时完成生产任务。生产计划应包括原材料采购、生产工序安排、质量检验计划等内容，并及时向商超采购部门报备。

2.原材料采购与管理

-原材料供应商选择：供应商应选择合格的原材料供应商，确保所采购的原材料符合质量标准和环保要求。

-原材料检验：原材料到货后，供