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供应商合同管理规定

供应商合同管理规定

一、总则

1.目的

为加强本商超与供应商之间合同的规范管理，保障双方的合法权益，确保商品供应的稳定性、质量安全性以及交易的公平公正，特制定本规定。

2.适用范围

本规定适用于本大型商超与所有供应商签订的各类采购合同、合作协议等相关合同文件的管理。

3.管理原则

-合法性原则：合同的签订、履行、变更和终止等活动必须符合国家法律法规的规定。

-公平公正原则：在合同管理过程中，应确保商超与供应商双方的权利和义务对等，公平合理地确定双方的责任和利益。

-诚实守信原则：双方应秉持诚实守信的态度履行合同约定，不得有欺诈、隐瞒等违背诚信的行为。

-全过程管理原则：对合同从起草、审核、签订、履行到终止的全过程进行有效管理和监督，确保合同目标的实现。

二、合同管理职责分工

1.采购部门

-供应商开发与初步筛选：负责寻找潜在供应商，收集供应商基本信息，对供应商进行初步评估和筛选，建立供应商候选名单。

-合同起草与谈判：根据采购需求和与供应商的洽谈情况，起草合同文本。在合同起草过程中，应确保合同条款清晰、准确，符合公司利益和法律法规要求。组织与供应商就合同条款进行谈判，争取有利的采购条件。

-合同执行跟踪：在合同履行过程中，负责跟踪供应商的供货进度、商品质量等情况，及时协调解决出现的问题。定期向相关部门通报合同执行情况。

-供应商评价与续约建议：定期对供应商的表现进行评价，包括供货质量、交货期、售后服务等方面。根据评价结果，提出是否续约的建议。

2.法务部门

-合同审核：对采购部门起草的合同文本进行法律审核，重点审查合同条款的合法性、合规性，以及合同中双方权利义务的明确性和对等性。对合同中存在的法律风险提出修改意见和建议。

-法律支持与纠纷处理：为合同管理过程中涉及的法律问题提供专业支持和咨询服务。在发生合同纠纷时，负责代表公司与供应商进行协商、调解或参与仲裁、诉讼等法律程序，维护公司的合法权益。

3.财务部门

-预算与成本控制：参与合同涉及的采购预算编制工作，对合同价格进行合理性审核，确保采购成本在预算范围内。监督合同执行过程中的财务支出情况，防止超预算支出。

-付款审核与结算：负责对供应商提交的付款申请进行审核，核实发票、送货单等相关凭证的真实性、完整性和合规性。按照合同约定的付款方式和时间，办理付款手续，完成与供应商的结算工作。

4.质量管理部门

-质量标准制定与监督：参与制定采购商品的质量标准，并将其明确写入合同条款。在合同履行过程中，对供应商提供的商品进行质量检验和监督，确保商品质量符合合同要求和相关标准。

-质量问题处理：对于在检验过程中发现的商品质量问题，及时与供应商沟通，要求供应商采取整改措施或退换货处理。对因质量问题给公司造成损失的，协助采购部门按照合同约定追究供应商的责任。

5.行政部门

-合同档案管理：负责合同文本及相关资料的收集、整理、归档和保管工作。建立合同档案管理制度，确保合同档案的完整性、安全性和可查阅性。

-合同印章管理：负责公司合同专用章的保管和使用。严格按照规定的程序和权限，对合同文本加盖印章，确保印章使用的合法性和规范性。

三、供应商选择与合同签订

1.供应商选择

-供应商信息收集：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括但不限于供应商的基本情况（如注册地址、法定代表人、经营范围等）、生产能力、产品质量、价格水平、市场口碑、售后服务等方面的信息。

-初步评估：采购部门根据收集到的信息，对供应商进行初步评估。评估内容主要包括供应商的资质条件、生产经营状况、信誉情况等，筛选出符合基本要求的供应商进入候选名单。

-实地考察：对于一些重要的供应商或对其情况存在疑问的供应商，采购部门应组织相关人员（如质量管理部门、技术人员等）对供应商进行实地考察。实地考察主要了解供应商的生产环境、生产设备、质量管理体系、人员配备等实际情况，进一步评估其供应能力和产品质量保障能力。

-综合评价：采购部门联合质量管理部门、财务部门等相关部门，根据初步评估和实地考察的结果，对供应商进行综合评价。评价指标包括但不限于产品质量、价格、交货期、售后服务、环保要求等方面。根据综合评价结果，确定最终的供应商。

2.合同起草

-合同模板使用：采购部门应使用公司统一制定的合同模板起草合同文本。合同模板应涵盖合同的基本要素，如合同双方的名称、地址、联系方式，采购商品的名称、规格、数量、质量标准，价格、付款方式、交货时间、交货地点，包装、运输、保险，违约责任，争议解决方式等内容。