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物业供应商管理规定

物业供应商管理规定

一、总则

1.目的

为规范本物业公司对供应商的管理，确保所采购的物资、服务符合公司及小区业主的需求，保障服务质量，降低采购成本，提高公司运营效率，特制定本规定。

2.适用范围

本规定适用于与本物业公司有物资采购、服务外包等业务往来的所有供应商。包括但不限于办公用品供应商、保洁用品供应商、绿化养护服务供应商、电梯维保服务供应商等。

3.管理原则

-公平公正原则：在供应商的选择、评价、合作等过程中，遵循公平、公正的原则，确保所有供应商有平等的机会参与竞争。

-质量优先原则：在满足公司及业主需求的前提下，优先选择产品质量可靠、服务质量优良的供应商。

-成本效益原则：综合考虑采购成本和供应商提供的价值，寻求性价比最优的合作方案，实现公司经济效益的最大化。

-诚信合作原则：与供应商建立诚信、长期稳定的合作关系，共同遵守合同约定，履行各自义务。

二、供应商开发与选择

1.供应商信息收集

-信息来源渠道

-网络平台：通过各类商业信息网站、行业论坛、社交媒体等收集供应商信息。

-行业展会：参加相关行业展会，与供应商直接沟通，了解其产品和服务情况。

-同行推荐：向其他物业公司或相关企业咨询，获取供应商推荐信息。

-供应商自荐：接受供应商主动提交的合作意向书及公司资料。

-信息收集内容

-基本信息：包括供应商名称、法定代表人、注册地址、联系方式等。

-资质信息：营业执照、税务登记证、相关行业资质证书、生产许可证等。

-产品与服务信息：供应商提供的产品种类、规格、质量标准、服务内容、服务范围等。

-业绩信息：过往合作客户名单、项目案例、客户评价等。

2.供应商初步筛选

-成立筛选小组：由采购部门牵头，联合相关使用部门（如工程维修部、保洁绿化部等）组成供应商筛选小组。

-筛选标准制定

-资质要求：供应商应具备合法经营资格，相关资质证书齐全且在有效期内。

-产品与服务能力：产品应符合国家相关标准和公司要求，服务应具备相应的专业能力和经验。

-价格水平：提供的产品和服务价格应具有市场竞争力。

-信誉状况：在行业内有良好的信誉，无重大不良记录。

-筛选流程

-资料审核：筛选小组对收集到的供应商资料进行审核，判断其是否满足基本筛选标准。

-实地考察（如有必要）：对于一些重要物资或服务的供应商，可安排实地考察，了解其生产经营场所、设备设施、人员状况等实际情况。

-初步评估报告：根据资料审核和实地考察结果，筛选小组撰写初步评估报告，推荐合格的供应商进入下一环节。

3.供应商评估与选择

-评估指标体系

-产品质量（30分）：包括产品的性能、可靠性、稳定性等，通过样品检测、质量认证等方式评估。

-服务质量（30分）：涵盖响应速度、服务态度、售后服务能力等，可通过客户反馈、过往服务记录等进行评价。

-价格水平（20分）：对比不同供应商的报价，结合市场行情评估其价格合理性。

-交货期（10分）：考察供应商按时交货的能力和记录。

-企业实力与信誉（10分）：包括企业规模、财务状况、行业口碑等。

-评估流程

-供应商报价：向初步筛选合格的供应商发出采购需求和报价邀请，要求其在规定时间内提供详细报价及产品服务方案。

-综合评估：采购部门组织相关部门依据评估指标体系对供应商进行综合评估，打分并撰写评估报告。

-选择决策：根据评估结果，由公司管理层集体决策确定最终合作供应商。对于重大采购项目，可组织供应商进行现场陈述和答辩，以便更全面了解其优势和能力。

三、供应商合同管理

1.合同签订

-合同起草：采购部门根据采购需求和与供应商协商的结果，起草合同文本。合同应明确双方的权利和义务，包括但不限于产品或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务、违约责任等条款。

-合同审核：合同文本起草完成后，提交法务部门进行法律审核，确保合同条款符合法律法规要求，不存在法律风险。同时，组织相关业务部门对合同的技术条款、商务条款进行审核，提出修改意见。

-合同签订：经审核通过的合同，由公司法定代表人或其授权代表与供应商签订。合同签订应采用书面形式，一式多份，双方各执若干份，公司内部采购、财务、使用等相关部门留存备份。

2.合同执行与监督

-供