物业登记制规定.doc

物业登记制规定

物业登记制规定

一、总则

（一）目的

为加强本高端小区物业管理工作的规范化、系统化，确保物业信息的准确、完整与可追溯，提高物业服务质量和效率，更好地满足业主需求，特制定本物业登记制规定。

（二）适用范围

本规定适用于本小区物业管理公司全体员工，以及涉及小区物业相关事务的所有登记工作，包括但不限于业主信息登记、设施设备登记、维修记录登记、外来人员与车辆登记等。

（三）基本原则

1.真实性原则：所有登记信息必须如实记录，确保内容真实可靠，不得虚报、瞒报或篡改。

2.完整性原则：登记内容应涵盖相关事务的关键要素，保证信息完整，无重要遗漏。

3.及时性原则：各类登记工作应在规定时间内完成，及时更新信息，以反映物业状况的最新动态。

4.保密性原则：对涉及业主隐私、公司商业机密等敏感信息严格保密，防止信息泄露。

二、业主信息登记

（一）业主基本信息登记

1.登记主体：在业主办理入住手续时，由物业公司客服人员负责业主基本信息的登记工作。

2.登记内容

-个人信息：姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系电话（手机、固定电话）、电子邮箱等。

-房产信息：所购房产的具体房号、建筑面积、户型结构、购买时间等。

-家庭成员信息：同住家庭成员的姓名、与业主关系、联系电话等。

3.登记流程

-客服人员向业主提供《业主基本信息登记表》，详细说明填写要求。

-业主如实填写登记表后，客服人员进行初步审核，检查信息是否完整、准确。

-审核无误后，将登记表录入物业管理信息系统，并将纸质档案存档。

（二）业主变更信息登记

1.登记情形：当业主的个人信息（如姓名、联系电话、电子邮箱等）、房产信息（如房产转让、租赁等）或家庭成员信息发生变更时，需进行变更信息登记。

2.登记主体：业主应主动向物业公司客服中心提出变更申请，由客服人员负责办理登记手续。

3.登记内容：详细记录变更前与变更后的信息内容，并注明变更原因及变更时间。

4.登记流程

-业主填写《业主信息变更申请表》，提交相关证明材料（如身份证复印件、房产转让合同等）。

-客服人员对申请表及证明材料进行审核，审核通过后在物业管理信息系统中进行信息更新，并更新纸质档案。

（三）业主投诉与建议登记

1.登记主体：物业公司设立专门的投诉与建议受理岗位，由客服人员负责登记业主的投诉与建议信息。

2.登记内容

-投诉信息：投诉人姓名、房号、联系电话、投诉时间、投诉事项详细描述、期望解决时间等。

-建议信息：建议人姓名、房号、联系电话、建议时间、建议内容详细描述等。

3.登记流程

-客服人员在接到业主投诉或建议时，应耐心倾听，并详细记录在《业主投诉与建议登记表》中。

-对投诉事项进行分类（如物业服务质量、设施设备问题等），及时转交给相关责任部门处理。

-跟踪投诉与建议的处理进度，将处理结果及时反馈给业主，并记录在登记表中。

三、设施设备登记

（一）设施设备基础信息登记

1.登记主体：由物业公司工程维修部门负责对小区内各类设施设备进行基础信息登记。

2.登记内容

-设施设备名称：如电梯、消防设备、给排水系统、供电系统等。

-型号规格：详细记录设施设备的具体型号、规格参数。

-生产厂家：设施设备的生产制造企业名称。

-购置时间：购买设施设备的具体日期。

-安装位置：设施设备在小区内的具体安装地点。

3.登记流程

-工程维修人员对小区内设施设备进行全面清查，填写《设施设备基础信息登记表》。

-对登记表内容进行审核，确保信息准确无误后，录入设施设备管理系统，并建立纸质档案。

（二）设施设备维护保养登记

1.登记主体：设施设备维护保养工作完成后，由负责该项工作的维修人员进行登记。

2.登记内容

-维护保养时间：具体的维护保养日期和时间段。

-维护保养项目：如设备清洁、零部件更换、调试检测等详细项目。

-维护保养人员：执行维护保养工作的维修人员姓名。

-使用的材料和工具：记录维护保养过程中使用的主要材料名称、规格、数量，以及工具名称。

3.登记流程

-维修人员在完成维护保养工作后，及时填写《设施设备维护保养记录表》。

-将记录表提交给工程维修部门主管审核，审核通过后存档，并在设施设备管理系统中更新维护保养记录。

（三）设施设备维修登记

1.登记主体：设施设备出现故障需要维修时，由报修人填写报修信息，维修人员负责维修过程及结果的登记。

2.登记内容

-报修信息：报修人姓名、房号（或设施设备