酒店财务审批流程优化规定.doc

酒店财务审批流程优化规定

酒店财务审批流程优化规定

一、总则

1.目的

为加强酒店财务管理，规范财务审批流程，提高资金使用效率，确保酒店各项经济业务合法、合规、合理，保障酒店的正常运营和健康发展，特制定本规定。

2.适用范围

本规定适用于酒店内所有部门及全体员工涉及的各类财务支出审批事项，包括但不限于费用报销、物资采购、设备购置、工程建设等。

3.基本原则

-合法性原则：审批流程必须符合国家法律法规及酒店相关规章制度。

-授权审批原则：明确各级审批人员的审批权限，确保审批在授权范围内进行。

-真实性原则：财务支出必须真实反映经济业务的实际情况，严禁虚假报销。

-合理性原则：财务支出应符合酒店经营管理需要，注重效益，杜绝浪费。

二、财务审批流程优化总体架构

1.流程简化与标准化

对原有的繁琐财务审批流程进行梳理，去除不必要的环节和重复的手续。将各类财务审批事项按照性质和金额进行分类，制定标准化的审批流程模板，明确每个环节的责任人和时间节点。

2.信息化建设

引入先进的财务管理软件，建立财务审批信息化系统。通过该系统实现财务审批流程的线上流转，包括申请提交、审批意见反馈、数据存储与查询等功能。员工可随时随地通过系统提交审批申请，审批人员也能及时在系统中进行审批操作，提高审批效率。

3.风险防控与监督机制

在优化流程的同时，加强风险防控措施。通过设置关键风险控制点，对财务支出的各个环节进行风险评估和监控。建立独立的内部审计监督机制，定期对财务审批流程进行审计检查，确保流程执行的合规性。

三、具体财务审批事项及流程

1.费用报销审批流程

-日常费用报销

-员工填写报销单：员工应根据实际发生的费用，如差旅费、办公用品费、业务招待费等，在财务审批信息化系统中准确填写费用报销单，详细注明费用发生的日期、事由、金额等信息，并附上合法有效的原始凭证，如发票、收据等。

-部门负责人审核：部门负责人收到员工提交的报销申请后，应核实费用的真实性和合理性，确认该费用是否属于本部门业务范围及是否符合部门预算安排。对于符合要求的报销申请，部门负责人在系统中签署审核意见并提交至财务部门；对于不符合要求的，应及时退回员工并说明原因。

-财务部门审核：财务人员对报销申请进行财务审核，重点审查原始凭证的合法性、合规性，报销金额的计算准确性，以及是否符合酒店的财务报销制度。如发现问题，财务人员应与员工或部门负责人沟通核实，必要时要求员工补充或更正相关信息。审核通过后，财务人员在系统中签署意见并提交至分管领导审批。

-分管领导审批：分管领导根据酒店的整体经营情况和授权范围，对报销申请进行最终审批。对于金额较大或特殊的报销事项，分管领导可组织相关部门进行专项审议。审批通过后，分管领导在系统中签署同意报销意见，财务部门方可进行报销支付。

-大额费用报销

对于超过一定金额标准（具体金额由酒店根据实际情况设定）的大额费用报销，除按照日常费用报销流程进行审批外，还需增加以下环节：

-预算管理部门审核：预算管理部门应核实该费用是否已列入年度预算或有相关的预算调整审批。若未列入预算，需评估该费用的必要性，并提交预算调整申请，经酒店预算管理委员会审批通过后，方可继续报销流程。

-总经理审批：大额费用报销最终需经总经理审批。总经理从酒店战略和整体财务状况角度进行综合考量，确保费用支出符合酒店的长期发展规划。

2.物资采购审批流程

-采购申请

各部门根据实际工作需要，在财务审批信息化系统中填写物资采购申请单，详细列出所需采购物资的名称、规格、型号、数量、预计采购金额等信息，并说明采购原因。采购申请单应经部门负责人审核签字后提交至采购部门。

-采购部门审核与询价

采购部门收到采购申请后，对申请内容进行审核，确认物资需求的合理性和必要性。同时，采购人员应通过多种渠道进行询价，至少获取三家以上供应商的报价，比较价格、质量、售后服务等因素，选择合适的供应商，并在系统中填写询价结果和推荐供应商信息。

-合同审批与签订

对于金额较大或重要的物资采购项目，采购部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利义务、物资规格、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。合同初稿需经财务部门、法务部门审核，确保合同条款符合法律法规和酒店利益。审核通过后，合同由采购部门提交至分管领导和总经理审批，审批通过后方可签订。

-采购执行与验收

采购部门按照合同约定执行采购任务，确保物资按时、按质、按量到货。物资到货后，采购部门应及时通知使用部门和质量检验部门进行验收。验收人员应根据合同