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酒店档案销毁规定

酒店档案销毁规定

一、总则

（一）目的

为了加强酒店档案管理，确保档案销毁工作的规范化、科学化和安全化，有效维护酒店的合法权益，防止酒店重要信息泄露，同时合理处置失去保存价值的档案，特制定本规定。

（二）适用范围

本规定适用于酒店各部门形成和管理的各类档案的销毁工作，包括但不限于行政档案、财务档案、人事档案、业务档案等。

（三）基本原则

1.合法性原则：档案销毁工作必须严格遵守国家法律法规以及酒店的相关规定，确保销毁行为合法合规。

2.真实性原则：销毁档案的鉴定和审批过程应确保档案信息的真实性，防止篡改或伪造档案销毁记录。

3.安全性原则：采取有效的技术和管理措施，确保档案在销毁过程中不被泄露、丢失或损坏，保障酒店信息安全。

4.审慎性原则：对档案销毁应进行全面、细致的鉴定，确保确无保存价值后方可进行销毁操作，避免误销毁有价值的档案。

二、档案销毁的鉴定

（一）鉴定组织

成立档案销毁鉴定小组，由行政部、财务部、法务部等相关部门的负责人组成，行政部经理担任组长。鉴定小组负责对拟销毁档案进行全面审查和评估。

（二）鉴定标准

1.保存期限已满：根据国家有关规定、行业惯例以及酒店内部制定的档案保管期限表，对超过规定保存期限且无继续保存必要的档案进行鉴定。

2.失去查考利用价值：档案内容已无法为酒店的经营管理、决策制定、法律纠纷处理等提供有效参考，且不存在其他特殊保存需求的。

3.重复或冗余：经核实存在大量重复内容或已被其他档案涵盖，对酒店运营无实际意义的档案。

4.涉及法律纠纷但已妥善解决：因法律纠纷而留存的档案，在纠纷处理完毕且不再有后续影响的情况下，可进行鉴定销毁。

（三）鉴定流程

1.部门自查：各部门定期对本部门保管的档案进行梳理，对照鉴定标准，初步筛选出可能需要销毁的档案，填写《档案销毁初步鉴定表》，详细记录档案的名称、数量、形成时间、保管期限等信息，并说明初步鉴定为可销毁的理由。

2.部门审核：部门负责人对本部门提交的《档案销毁初步鉴定表》进行审核，确保信息准确无误、鉴定理由充分合理。审核通过后，将《档案销毁初步鉴定表》提交至档案销毁鉴定小组。

3.小组鉴定：档案销毁鉴定小组收到各部门提交的《档案销毁初步鉴定表》后，组织成员对档案进行集中审查。审查过程中，小组成员可根据实际情况要求相关部门提供进一步的说明或补充材料。鉴定小组根据审查结果，在《档案销毁初步鉴定表》上签署鉴定意见。对于鉴定为可销毁的档案，进入后续审批流程；对于鉴定为仍需保存的档案，由原部门继续妥善保管。

三、档案销毁的审批

（一）审批流程

1.填写申请：经鉴定小组鉴定为可销毁的档案，由档案保管部门填写《档案销毁审批表》，内容包括档案的详细信息、鉴定情况、销毁方式等。

2.部门会签：《档案销毁审批表》依次提交至各相关部门进行会签，相关部门应根据自身职责对档案销毁申请进行审核，并在审批表上签署意见。例如，财务部需审核财务档案销毁申请是否符合财务制度规定；法务部需审查是否存在法律风险等。

3.领导审批：经过部门会签后，《档案销毁审批表》提交至酒店总经理进行最终审批。总经理应综合考虑各方面因素，对档案销毁申请作出批准或不批准的决定。

（二）审批记录

所有审批环节的意见和签名都应完整记录在《档案销毁审批表》上，并存档备查。审批记录应包括审批人姓名、审批日期、审批意见等详细信息。

四、档案销毁的方式

（一）物理销毁

1.焚烧：对于涉及酒店核心机密且不宜采用其他方式销毁的档案，可采用焚烧的方式进行彻底销毁。焚烧过程应在符合环保要求的专门焚烧场地进行，并安排专人监督，确保档案完全燃烧，不留任何可恢复信息的痕迹。

2.粉碎：使用专业的档案粉碎设备，将档案纸张粉碎成细小的碎片。粉碎后的碎片应进行妥善处理，防止被非法收集和复原。对于含有重要信息的磁盘、光盘等存储介质，也可采用粉碎设备进行物理破坏。

（二）电子数据擦除

对于电子档案，应采用专业的数据擦除软件，按照国家相关标准和规范对存储设备上的数据进行多次擦除操作，确保数据无法被恢复。擦除操作完成后，应对存储设备进行检测，验证数据是否已被彻底清除。

（三）化学销毁

对于一些特殊材质的档案，如胶片、磁带等，可采用化学方法进行销毁。化学销毁应在专业人员的指导下，使用合适的化学试剂对档案进行处理，使其失去可读性和可恢复性。化学销毁过程中产生的废弃物应按照环保要求进行妥善处理。

五、档案销毁的实施

（一）销毁准备

1.人员安排：根据档案销毁的数量、方式和复杂程度，合理安排参与销毁工作的人员。参与销毁工作的人员应具备良好的责任心和保密意识，经过专门的培训，熟悉档案销毁的操作流程和要求。

2.场地和设备准备：根据选定的销毁方式，准备相应的场地和设备。如采