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合同管理档案管理制度

为加强合同管理档案的科学化、规范化、系统化建设，提高合同管理档案的利用效率，有效保护和利用合同管理档案，结合公司实际情况，制定本制度。

合同管理档案定义与范围

合同管理档案是指公司在合同的签订、履行、变更、解除等过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。具体范围包括：合同文本及附件；合同审批文件，如立项审批表、合同审批单等；合同签订过程中的往来函件、电子邮件、会议纪要、谈判记录等；合同履行过程中的相关文件，如验收报告、结算凭证、付款申请单、质量反馈文件等；合同变更、解除的相关协议、通知等文件；与合同有关的其他资料，如授权委托书、资质证明文件、担保文件等。

合同管理档案管理职责

合同承办部门

负责合同的起草、谈判、签订等工作，并及时将合同及相关资料提交档案管理部门归档。对合同履行过程中产生的文件资料进行收集、整理，并定期移交档案管理部门。协助档案管理部门对合同管理档案进行整理、编目等工作。对所承办合同的档案进行定期查阅和利用，为合同的履行和管理提供依据。

档案管理部门

负责制定和完善，并组织实施。接收、整理、保管合同管理档案，确保档案的安全、完整。对合同管理档案进行分类、编号、编目，建立合同管理档案检索工具，方便档案的查阅和利用。定期对合同管理档案进行清查和盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题。按照规定的期限和程序对合同管理档案进行销毁。

法务部门

对合同的合法性、有效性进行审查，并提供法律意见。参与合同纠纷的处理，为合同管理档案的利用提供法律支持。协助档案管理部门对涉及法律问题的合同管理档案进行鉴定和处理。

合同管理档案的收集与整理

收集要求

合同承办部门应在合同签订后[X]个工作日内，将合同文本及相关资料提交档案管理部门归档。合同履行过程中产生的文件资料，合同承办部门应在每月月底前将其整理后移交档案管理部门。对于重要合同或涉及重大利益的合同，合同承办部门应及时向档案管理部门提供相关信息，并配合档案管理部门进行档案的收集和整理工作。

整理方法

档案管理部门对接收的合同管理档案进行分类整理，按照合同的性质、类别、签订时间等因素进行分类。对合同管理档案进行编号，采用统一的编号规则，确保档案编号的唯一性和系统性。对合同管理档案进行编目，建立合同管理档案目录，包括合同名称、合同编号、签订时间、合同主体、合同金额、档案存放位置等信息。

合同管理档案的保管

保管环境

档案管理部门应设置专门的合同管理档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全。档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度控制在[X]℃[X]℃之间，湿度控制在[X]%[X]%之间。

保管期限

合同管理档案的保管期限根据合同的重要程度和保存价值分为永久、长期（[X]年以上）和短期（[X]年以下）三种。对于涉及公司重大利益、具有重要历史价值的合同管理档案，应永久保存；对于一般合同管理档案，保存期限为长期；对于一些临时性、短期性的合同管理档案，保存期限为短期。

档案借阅

公司内部人员因工作需要查阅、借阅合同管理档案，应填写《合同管理档案查阅/借阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅/借阅手续。查阅档案时，档案管理人员应陪同查阅，确保档案的安全。借阅档案时，借阅人员应按照规定的期限归还档案，如有特殊情况需要延期归还，应办理延期手续。外部单位或个人因特殊原因需要查阅、借阅合同管理档案，应持有单位介绍信或相关证明文件，并经公司领导批准后，方可办理查阅/借阅手续。

合同管理档案的利用与销毁

利用方式

档案管理部门应积极为公司各部门提供合同管理档案的利用服务，通过建立档案检索系统、提供档案复制件等方式，方便公司各部门查阅和利用档案。公司各部门在利用合同管理档案时，应遵守档案管理制度，不得损坏、涂改、丢失档案。

销毁程序

合同管理档案保管期满，需要销毁的，由档案管理部门提出销毁意见，编制《合同管理档案销毁清册》，注明销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等内容。《合同管理档案销毁清册》经档案管理部门负责人、法务部门负责人和公司领导审批后，方可进行销毁。销毁合同管理档案时，应指定两人以上监销，确保档案销毁的彻底性和安全性。销毁完毕后，监销人员应在《合同管理档案销毁清册》上签字，并将销毁情况报告公司领导。

监督与考核

公司定期对合同管理档案工作进行检查和评估，发现问题及时整改。将合同管理档案工作纳入部门和个人的绩效考核体系，对在合同管理档案工作中表现突出的部门和个人进行表彰和奖励，对工作不力的部门和个人进行批评和处罚。