工程部设备采购审批制度.doc

工程部设备采购审批制度

工程部设备采购审批制度

一、总则

1.目的

为加强本高端宾馆工程部设备采购管理，规范采购审批流程，确保采购的设备符合宾馆实际需求，保障设备采购的合理性、合法性、经济性和质量可靠性，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于宾馆工程部所有设备的采购审批活动，包括但不限于各类机电设备、维修工具、检测仪器等。

3.职责分工

-工程部：负责提出设备采购需求，对所需采购设备进行详细的技术论证和选型，配合采购部门进行供应商选择、设备验收等工作。

-采购部门：负责依据工程部提交的采购需求，寻找合适的供应商，进行采购谈判、签订采购合同，并跟进采购进度，确保设备按时、按质、按量到货。

-财务部门：负责对采购预算进行审核，参与重大采购项目的经济可行性评估，对采购资金的支付进行审核和监督。

-审计部门：负责对设备采购活动进行审计监督，确保采购过程合法合规，防止采购过程中的违规行为和腐败现象。

-管理层：负责对重大设备采购项目进行最终审批，决策采购项目的实施。

二、采购需求提出与申报

1.需求产生

-工程部各岗位员工在日常工作中，如发现现有设备无法满足工作需求，或因设备老化、损坏等原因需要更新设备时，应及时向部门主管提出设备采购需求。

-工程部根据宾馆整体发展规划、业务拓展需求以及新技术应用等情况，经内部讨论研究后，确定需要采购新设备时，由相关负责人提出采购需求。

2.需求申报流程

-提出采购需求的员工或负责人应填写《设备采购需求申请表》，详细说明采购设备的名称、规格型号、数量、用途、采购预算等信息，并阐述采购该设备的必要性和紧迫性。

-《设备采购需求申请表》填写完成后，先提交给工程部主管进行初步审核。工程部主管应从技术可行性、与现有设备的兼容性等方面进行评估，确认需求的合理性。如审核通过，工程部主管在申请表上签字后，提交给工程部经理。

-工程部经理对采购需求进行全面审核，综合考虑部门整体工作计划、资源配置情况等因素。若审核通过，将《设备采购需求申请表》提交给采购部门。

三、技术论证与选型

1.技术论证小组组建

对于金额较大、技术复杂的设备采购项目，由工程部牵头，组织相关技术专家、使用部门代表等组成技术论证小组。技术论证小组负责对采购设备进行全面的技术论证和选型工作。

2.技术调研

-技术论证小组通过多种渠道收集有关拟采购设备的技术信息，包括设备的性能参数、技术标准、市场上同类产品的情况等。可咨询行业专家、查阅专业资料、参观其他使用类似设备的单位等。

-与潜在供应商进行沟通，获取设备的详细技术资料、技术方案等，并要求供应商针对宾馆的实际需求提供技术解决方案和建议。

3.技术论证内容

-适用性：评估设备是否符合宾馆的业务需求和工作流程，能否满足工程维修、运营保障等方面的要求。

-技术先进性：考察设备所采用的技术是否先进，是否具有良好的发展前景，避免采购即将被淘汰的技术和设备。

-可靠性：分析设备的稳定性、耐用性等方面的性能，确保设备在规定的使用期限内能够正常运行，减少故障发生的概率。

-兼容性：考虑设备与宾馆现有设备、系统的兼容性，确保新设备能够顺利接入现有设施体系，实现协同工作。

-可维护性：评估设备的维护难度、维护成本以及供应商提供的售后服务能力，确保设备在出现故障时能够及时得到维修和保养。

4.选型原则与方法

-原则：在满足工作需求的前提下，优先选择技术成熟、质量可靠、性价比高的设备。同时，要考虑设备的品牌信誉、售后服务等因素。

-方法：技术论证小组对收集到的信息进行综合分析和比较，通过召开论证会议、实地考察、样品测试等方式，对不同品牌、型号的设备进行评估打分，最终确定推荐的设备选型方案。

5.技术论证报告编制

技术论证小组完成技术论证和选型工作后，应编制《设备采购技术论证报告》。报告内容应包括采购项目概述、技术调研情况、论证依据、选型方案以及结论建议等。《设备采购技术论证报告》经技术论证小组全体成员签字后，作为设备采购审批的重要依据之一。

四、采购预算编制与审核

1.预算编制

-采购部门收到工程部提交的《设备采购需求申请表》和《设备采购技术论证报告》后，根据选型方案，向潜在供应商询价，收集不同供应商的报价信息。

-结合市场价格行情、运输费用、安装调试费用、税费等因素，采购部门编制详细的采购预算，填写《设备采购预算表》。预算表应明确列出设备采购的各项费用明细，确保预算的准确性和完整性。

2.预算审核

-《设备采购预算表》编制完成后，先提交给财务部门进行审核。财务部门从预