行政档案数字化存储管理细则​.doc

行政档案数字化存储管理细则?

行政档案数字化存储管理细则

一、总则

（一）目的

为适应信息化时代发展需求，提高本高端宾馆行政档案管理效率和利用价值，确保行政档案数字化存储的规范性、完整性、安全性和可用性，特制定本细则。

（二）适用范围

本细则适用于本宾馆行政部门所产生和管理的各类档案的数字化存储管理工作，包括但不限于文件、报告、会议记录、合同等。

（三）基本原则

1.真实性原则：数字化档案应真实反映行政工作的实际情况，确保档案信息的原始性和可靠性。

2.完整性原则：全面采集和存储行政档案的各类信息，保证档案内容完整无缺。

3.安全性原则：建立完善的安全防护体系，防止数字化档案信息的泄露、篡改和丢失。

4.规范性原则：严格遵循相关标准和规范，对档案数字化存储的流程、格式、命名等进行统一规范。

5.便利性原则：以方便档案的查询、利用为目标，优化数字化存储架构和检索系统。

二、管理职责

（一）行政主管

1.全面负责行政档案数字化存储管理工作的规划、指导和监督。

2.审批档案数字化存储管理的相关制度、流程和预算。

3.协调与其他部门之间的关系，保障档案数字化工作的顺利开展。

（二）档案管理员

1.具体负责行政档案的收集、整理、分类和编号工作，确保档案资料的完整性和准确性。

2.按照规定的流程和标准，将纸质档案进行数字化转换，包括扫描、图像处理、数据挂接等操作。

3.对数字化档案进行存储、备份和维护，定期检查档案数据的完整性和可用性。

4.负责档案检索系统的维护和更新，确保档案查询的便捷性和准确性。

5.严格遵守档案管理的安全规定，做好数字化档案的保密和安全防范工作。

（三）信息技术部门

1.提供档案数字化存储所需的硬件设备和软件系统，并负责其日常维护和管理。

2.协助档案管理员解决数字化转换过程中的技术问题，确保数字化工作的顺利进行。

3.建立和完善档案存储的网络安全防护体系，防止网络攻击、数据泄露等安全事件的发生。

4.定期对档案存储系统进行性能评估和优化，提高系统的运行效率和稳定性。

三、档案数字化流程

（一）档案收集

1.各部门应按照规定的时间和要求，将本部门产生的行政档案整理后移交至行政档案管理部门。

2.档案管理员对移交的档案进行初步审核，检查档案的完整性、准确性和规范性，对于不符合要求的档案，及时返回相关部门进行补充和修正。

（二）档案整理与分类

1.档案管理员按照档案的来源、时间、主题等因素进行分类，确定档案的保管期限和密级。

2.对档案进行编号，建立档案目录，目录应包含档案编号、名称、日期、来源、保管期限、密级等信息。

（三）数字化转换

1.扫描

-根据档案的纸张大小、质地等选择合适的扫描设备和分辨率，确保扫描图像清晰、完整。

-对扫描图像进行纠偏、裁剪等预处理操作，保证图像的规范性。

2.图像处理

-对扫描图像进行去噪、锐化等处理，提高图像的质量。

-将图像转换为规定的格式，如JPEG、TIFF等，确保图像的存储和传输兼容性。

3.数据挂接

-将数字化后的图像与档案目录信息进行关联，建立准确的数据链接。

-对数据挂接的准确性进行检查，确保档案信息与图像的一致性。

（四）存储与备份

1.存储

-将数字化档案存储在专门的档案存储服务器或存储阵列中，按照分类和编号进行有序存储。

-建立档案存储索引，方便快速检索和查询档案。

2.备份

-制定备份策略，定期对数字化档案进行备份，备份方式可采用全量备份、增量备份等。

-将备份数据存储在异地存储设备或云端存储平台，防止因本地灾害等原因导致数据丢失。

-定期对备份数据进行恢复测试，确保备份数据的可用性。

四、数字化档案的利用

（一）查询权限设置

1.根据员工的工作岗位和职责，设定不同的档案查询权限。例如，普通员工只能查询与自己工作相关的一般性档案；部门负责人可以查询本部门的所有档案；行政主管和特定授权人员可以查询全宾馆的行政档案。

2.严格审批档案查询申请，对于超出权限的查询申请，需经过上级领导的批准方可进行。

（二）查询流程

1.员工如需查询数字化档案，应填写档案查询申请表，注明查询目的、档案名称或编号等信息。

2.将查询申请表提交至档案管理员处，档案管理员根据查询权限进行审核。

3.审核通过后，档案管理员协助查询人员在档案检索系统中进行查询，并提供相应的档案资料。

4.查询人员不得擅自复制、传播查询到的档案信息，如需复制或引用，需另行申请并获得批准。

（三）统计与分析

1.定期对档案查询情况进行统计，分析档案的利用频率、热点档案等信息。

2.根据统计分析结果，优化