行政办公耗材领用登记制度​.doc

行政办公耗材领用登记制度?

行政办公耗材领用登记制度

一、总则

1.目的

为加强本宾馆行政办公耗材的管理，规范耗材的领用行为，确保耗材合理使用，降低办公成本，提高资源利用效率，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于宾馆内所有部门及员工对行政办公耗材的领用登记管理。

3.管理原则

-统筹规划：根据宾馆实际需求和业务发展，对办公耗材进行统筹规划和采购，避免浪费和积压。

-规范领用：明确领用流程和标准，确保员工按照规定领用办公耗材，杜绝不合理领用。

-责任明确：建立领用登记制度，明确领用人责任，便于追溯和管理。

-节约优先：倡导节约使用办公耗材，鼓励员工采取有效措施减少浪费，实现资源可持续利用。

二、办公耗材的分类及定义

1.纸张类

-复印纸：用于复印机、打印机等设备的纸张，包括A4、A3等不同规格。

-传真纸：专门用于传真机的纸张，具有特定规格和质量要求。

-便签纸：用于记录临时信息、留言等的小型纸张，有不同尺寸和样式。

-笔记本：员工用于记录工作笔记、会议纪要等的本子，包括不同规格和材质。

2.笔具类

-中性笔：书写流畅、墨水稳定的常用书写工具，有不同颜色和粗细。

-圆珠笔：以圆珠滚动带出油墨进行书写的笔，适用于一般性书写。

-铅笔：用于绘图、草稿书写等，有不同硬度规格。

-记号笔：用于标记、书写醒目标识等，有不同颜色和笔尖粗细。

3.装订类

-订书机及订书钉：订书机用于装订纸张，订书钉为配套使用的装订材料，有不同规格。

-胶水：用于粘贴纸张、文件等，有不同类型和包装规格。

-胶棒：固体胶水，使用方便，适用于粘贴较轻的纸张材料。

-回形针：用于临时固定纸张，有不同大小和材质。

-长尾夹：可夹多页纸张，有不同规格和颜色，便于分类和整理文件。

4.存储类

-文件袋：用于装文件、资料等，有不同规格和材质，如纸质、塑料等。

-文件夹：用于分类存放文件，有不同款式和规格，如两孔夹、三孔夹等。

-档案盒：用于长期保存档案资料，有不同规格和强度要求。

-光盘：用于存储数据、文件等信息，包括CD、DVD等不同类型。

-移动存储设备：如U盘、移动硬盘等，用于数据传输和存储。

5.其他类

-计算器：用于简单数学计算的工具，有不同功能和款式。

-电池：各类办公设备如无线鼠标、键盘、计算器等使用的电池，包括不同型号。

-清洁用品：如电脑清洁套装、键盘清洁刷等，用于办公设备的清洁维护。

-涂改液（带）：用于修改书写错误，有不同规格和品牌。

三、采购与库存管理

1.采购计划制定

-需求调研：每季度末，各部门负责人应根据本部门实际工作需求，结合过往耗材使用情况，填写《办公耗材需求调研表》，详细列出下一季度预计需要的办公耗材种类、规格和数量。

-汇总分析：行政部门负责收集各部门提交的《办公耗材需求调研表》，进行汇总和分析。同时，参考宾馆整体业务发展计划和预算安排，综合考虑市场供应情况和价格波动因素，制定全宾馆的办公耗材采购计划。

-审核批准：采购计划需经行政主管审核后，报宾馆总经理审批。审批通过后的采购计划作为后续采购工作的依据。

2.采购流程

-供应商选择：行政部门应建立合格供应商名录，通过市场调研、招标、询价等方式，选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、供货及时的供应商。定期对供应商进行评估和考核，根据评估结果决定是否继续合作。

-采购订单下达：根据审批后的采购计划，行政部门向选定的供应商下达《采购订单》，明确采购的办公耗材种类、规格、数量、价格、交货时间、交货地点等详细信息。《采购订单》需经行政主管签字确认后发送给供应商。

-货物验收：供应商按照《采购订单》要求将货物送达宾馆后，行政部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括货物的种类、规格、数量、质量等是否与《采购订单》一致。验收人员需填写《办公耗材验收单》，详细记录验收情况。如发现货物存在问题，应及时与供应商沟通协商解决。

3.库存管理

-仓库设置：宾馆应设立专门的办公耗材仓库，配备必要的存储设备和设施，确保办公耗材存放安全、有序。仓库应保持干燥、通风良好，避免办公耗材因受潮、发霉等原因损坏。

-入库管理：验收合格的办公耗材应及时办理入库手续。仓库管理人员根据《办公耗材验收单》，将办公耗材分类存放，并在库存管理系统中录入入库信息，包括入库日期、供应商名称、耗材名称、规格、数量等。同时，在实物上粘贴入库标签，注明入库日期、批次等信