行政档案信息利用登记制度​.doc

行政档案信息利用登记制度?

行政档案信息利用登记制度

一、总则

1.目的

为规范本高端宾馆行政档案信息的利用行为，确保档案信息的合理使用、安全保密以及可追溯性，提高档案信息的利用效率，更好地服务于宾馆的各项工作和决策，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于本宾馆内所有部门及员工对行政档案信息的利用活动。行政档案信息涵盖宾馆在行政管理过程中形成的各类文件、资料、记录等，包括但不限于人事档案、财务档案、会议纪要、合同文件、工作报告等。

3.原则

-合法性原则：档案信息的利用必须符合国家法律法规以及宾馆的相关规定，不得利用档案信息从事违法违规活动。

-真实性原则：利用档案信息时应确保所获取信息的真实性和准确性，不得篡改、伪造档案信息。

-保密性原则：严格遵守保密规定，对涉及宾馆商业秘密、客户隐私等敏感信息予以保密，防止信息泄露。

-按需利用原则：档案信息的利用应基于工作实际需要，避免不必要的查阅和使用，提高工作效率。

二、档案信息利用申请

1.申请主体

本宾馆各部门员工因工作需要均可申请利用行政档案信息。

2.申请流程

-填写申请表：申请人需填写《行政档案信息利用申请表》，详细说明利用目的、所需档案信息的名称、类别、时间段等内容。如申请利用涉及多个档案信息，应逐一列出。

-部门负责人审批：申请表填写完成后，提交至申请人所在部门负责人进行审批。部门负责人应根据工作实际情况，对申请的必要性和合理性进行审核，如同意申请，在申请表上签字并注明审批意见；如不同意，应说明理由并反馈给申请人。

-档案管理部门审核：经部门负责人审批通过的申请表，提交至档案管理部门。档案管理部门对申请表进行审核，主要审核申请利用的档案信息是否存在、是否符合保密规定等。如审核通过，档案管理部门负责人在申请表上签字；如存在问题，应及时与申请人沟通并说明原因。

3.特殊情况申请

-紧急情况申请：如遇紧急工作需要，无法按照正常流程进行申请时，申请人可先口头向部门负责人和档案管理部门说明情况，经同意后可先行利用档案信息，但应在事后24小时内补办申请手续。

-外部单位申请：如有外部单位因合法事由申请利用本宾馆行政档案信息，需提供正式的公函，说明利用目的、利用范围等内容。经宾馆分管领导审批同意后，按照本制度规定的流程进行办理。同时，应与外部单位签订保密协议，明确双方的权利和义务。

三、档案信息利用方式

1.查阅

-现场查阅：申请人经审批同意后，可在档案管理部门指定的地点进行现场查阅。档案管理人员应根据申请人的申请，提供相应的档案信息，并在旁监督查阅过程，确保档案信息的安全和完整。查阅过程中，申请人不得擅自将档案信息带出指定查阅地点，不得擅自摘抄、复制、拍照等。

-电子查阅：对于已进行数字化处理的行政档案信息，申请人在符合相关规定的前提下，可通过宾馆内部网络系统进行电子查阅。档案管理部门应为申请人提供必要的查阅权限和操作指导，并对电子查阅过程进行记录和监控。

2.复制

-申请复制：如申请人因工作需要确需复制档案信息，应在申请表中明确注明复制的内容、数量等信息。经档案管理部门审核并报分管领导审批同意后，方可进行复制。

-复制要求：复制档案信息应使用宾馆指定的设备和场所，由档案管理人员进行操作或监督操作。复制件应加盖档案管理部门的印章，并注明“复制件”字样。同时，应对复制的档案信息进行登记，记录复制的内容、数量、申请人等信息。

3.摘录

-摘录申请：申请人如需摘录档案信息中的部分内容，应在申请表中详细说明摘录的内容和用途。经审批同意后，方可进行摘录。

-摘录规范：摘录应在档案管理部门指定的地点进行，申请人应使用档案管理部门提供的专用摘录本进行摘录，并由档案管理人员对摘录内容进行审核和签字确认。摘录内容不得随意传播，应严格按照申请用途使用。

四、档案信息利用登记

1.登记内容

-基本信息：对每一次档案信息利用活动进行详细登记，登记内容包括申请人姓名、部门、利用时间、利用目的等基本信息。

-档案信息详情：记录所利用档案信息的名称、类别、编号、保管期限等详细信息，确保档案信息的可追溯性。

-利用方式：明确档案信息的利用方式，如查阅、复制、摘录等，并记录相应的数量、范围等具体情况。

-审批信息：登记申请表的审批情况，包括部门负责人、档案管理部门负责人、分管领导的审批意见和签字时间等。

2.登记方式

-手工登记：档案管理部门应设立专门的《行政档案信息利用登记簿》，对档案信息利用情况进行手工登记。登记应及时、准确，确保信息的完整性。

-电子登记：同