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贸易公司员工文件资料归档管理办法

一、总则

1.目的

本办法旨在规范贸易公司员工文件资料的归档管理，确保文件资料的完整性、准确性和安全性，便于员工查询、使用和公司的知识传承，提升公司整体运营效益，促进公司业务持续发展。

2.适用范围

本办法适用于贸易公司全体员工所产生、使用和保管的各类文件资料。

3.企业文化与经营理念体现

贸易公司秉持“诚信、创新、共赢”的企业文化和“以客户为中心，以市场为导向”的经营理念。文件资料归档管理应有助于体现和传承这些价值观，保证公司运营过程中的重要信息得以妥善保存，为公司决策提供有力支持，促进各部门间的沟通协作，实现共赢目标。

4.遵循原则

-真实性原则：确保归档文件资料真实反映公司业务活动和员工工作实际情况。

-完整性原则：保证文件资料齐全，不遗漏重要信息。

-及时性原则：按照规定时间及时进行文件资料的归档工作。

-规范性原则：采用统一的分类、编号、编目等规范方式进行归档管理。

二、组织架构与职责划分

1.扁平化管理体现

贸易公司采用扁平化管理模式，减少管理层级，提高信息传递效率。在文件资料归档管理方面，各部门直接对接行政主管部门，减少中间环节，确保管理指令快速传达和执行。

2.行政主管部门职责

-负责制定和完善公司文件资料归档管理制度，并监督执行。

-规划和建设公司文件资料归档管理系统，包括实体档案库和电子档案管理平台。

-对各部门的文件资料归档工作进行指导、检查和考核。

-负责公司级重要文件资料的收集、整理、归档和保管。

3.各部门职责

-确定本部门文件资料归档工作的责任人，负责本部门文件资料的收集、整理和初步审核。

-按照公司规定的归档范围和要求，定期将本部门的文件资料移交至行政主管部门。

-配合行政主管部门做好文件资料归档管理的相关工作，如提供必要的信息、协助查询等。

4.员工个人职责

-员工有责任妥善保管个人工作过程中产生的文件资料，并按照部门要求及时移交。

-确保自己提交的文件资料真实、准确、完整，并注明必要的信息，如日期、来源、涉及项目等。

三、管理流程

1.文件资料的收集

-日常收集：员工在日常工作中应及时收集与工作相关的文件资料，包括但不限于合同、报告、函件、审批文件等。

-定期收集：各部门责任人应定期（如每月末）对本部门员工的文件资料进行收集，确保无遗漏。

-特殊情况收集：对于重大项目或特殊事件产生的文件资料，项目负责人应及时组织收集工作，并及时向行政主管部门汇报。

2.文件资料的整理

-分类：按照文件资料的性质、来源、时间等因素进行分类。例如，可分为业务类、行政类、财务类等；业务类再细分为客户资料、项目资料等。

-编号：对每份归档的文件资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。

-编目：编制文件资料目录，包括文件名、编号、日期、来源、保管期限等信息。

3.文件资料的归档

-实体归档：对于纸质文件资料，应按照分类和编号顺序进行装订、装盒，并在档案盒上标明相关信息。将档案盒存放于指定的档案库，按照一定的布局进行排列，便于查找。

-电子归档：将电子文件资料按照规定的格式和存储路径进行存储，建立电子档案索引目录，与实体档案编号相对应。同时，定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。

4.文件资料的保管

-档案库管理：档案库应保持适宜的温度、湿度，做好防火、防潮、防虫、防盗等措施。定期对档案库进行检查和清理，确保档案保存环境良好。

-电子档案管理：对电子档案存储设备进行定期维护和检查，确保数据的可读取性。设置不同级别的访问权限，保障电子档案的安全性。

5.文件资料的查询与借阅

-查询流程：员工因工作需要查询文件资料时，应向行政主管部门提出申请，说明查询的目的、范围等信息。行政主管部门根据申请进行查询，并及时反馈查询结果。

-借阅流程：如需借阅文件资料，员工应填写借阅申请表，经部门负责人和行政主管部门审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期应办理续借手续。借阅人应妥善保管借阅的文件资料，不得擅自转借、涂改、损坏等。归还时，行政主管部门应进行检查核对。

四、权利与义务

1.员工权利

-员工有权按照规定的流程查询和借阅与工作相关的文件资料，以满足工作需要。

-对公司文件资料归档管理工作提出建议和意见的权利。

2.员工义务

-严格遵守公司文件资料归档管理制度，积极配合公司做好文件资料的收集、整理、归档工作。

-不得擅自销毁、篡改、隐