运输公司电子公章授权使用审批制度.doc

运输公司电子公章授权使用审批制度

一、总则

1.目的

为规范本运输公司电子公章的授权使用与审批流程，确保电子公章使用的合法性、安全性和严肃性，维护公司的正常运营秩序和合法权益，结合公司实际情况，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于运输公司全体员工。对于涉及与顾客相关的电子公章使用场景，同样遵循本制度规定的审批流程。

3.企业文化与经营理念体现

公司秉持“高效运输，服务至上；诚信为本，创新共赢”的经营理念。电子公章作为公司重要的标识和权力象征，其使用必须以维护公司的诚信形象和服务质量为出发点，助力公司实现高效运营和与客户的共赢发展。在制度执行过程中，注重人文关怀，充分考虑员工在工作中的实际需求，同时确保公司运营效益不受损害。

4.扁平化管理原则

电子公章授权使用审批流程力求简洁高效，遵循扁平化管理原则，减少不必要的中间环节，提高工作效率。在确保风险可控的前提下，尽可能让审批流程更加直接、快速，使员工能够及时获得电子公章的使用授权，满足业务发展需求。

二、组织架构与职责划分

1.电子公章管理小组

成立电子公章管理小组，全面负责电子公章的管理与监督工作。小组由公司行政主管担任组长，成员包括各部门负责人。其职责如下：

-制定和完善电子公章授权使用审批制度及相关规定；

-监督电子公章的使用情况，定期检查电子公章使用记录；

-协调解决电子公章使用过程中出现的重大问题。

2.行政部门

行政部门作为电子公章的归口管理部门，承担以下职责：

-负责电子公章的日常保管和维护，确保电子公章的安全存储和正常使用；

-受理电子公章使用申请，对申请进行初步审核，核实申请事项的真实性、必要性和合规性；

-按照审批结果，为申请人办理电子公章授权使用手续，记录使用情况，并及时更新电子公章使用台账。

3.申请部门

申请部门负责提交电子公章使用申请，并确保申请事项符合公司规定和业务需求。具体职责如下：

-填写电子公章使用申请表，详细说明使用原因、使用范围、使用时间等信息；

-对申请事项的真实性和合法性负责，如有虚假信息或违规使用行为，承担相应责任；

-在获得授权后，按照规定使用电子公章，并妥善保管使用过程中涉及的相关文件和资料。

三、管理流程

1.申请环节

-员工因工作需要使用电子公章时，应填写电子公章使用申请表。申请表应包括申请人姓名、部门、联系方式、申请事项、使用原因、使用范围、预计使用时间等详细信息。

-申请部门负责人对申请表进行初步审核，确认申请事项是否符合本部门业务需求和公司规定，签署审核意见后提交至行政部门。

2.审核环节

-行政部门收到申请后，对申请表进行全面审核。审核内容包括申请事项的合规性、申请资料的完整性、使用范围的合理性等。

-对于重大事项或涉及重要合同的电子公章使用申请，行政部门应提交电子公章管理小组进行集体审议。电子公章管理小组根据申请事项的具体情况，综合考虑公司利益、风险因素等，做出审核决定。

3.审批环节

-行政部门根据审核结果进行审批。对于符合规定的申请，予以批准，并为申请人办理电子公章授权使用手续；对于不符合规定的申请，应及时告知申请人原因，并要求其补充资料或修改申请内容。

-在审批过程中，行政部门应充分考虑公司的运营效益和安全生产要求。对于可能影响公司运营效益或存在安全风险的申请，应谨慎审批，并与相关部门沟通协调，确保风险可控。

4.使用环节

-申请人获得电子公章授权使用后，应按照审批确定的使用范围和使用时间使用电子公章。在使用过程中，必须严格遵守公司的相关规定和操作流程，确保电子公章的使用安全。

-使用完成后，申请人应及时将电子公章交回行政部门，并提交使用情况报告。报告内容包括电子公章的使用次数、使用文件清单等信息。

5.存档环节

-行政部门负责将电子公章使用申请表、审批记录、使用情况报告等相关资料进行整理归档，建立电子公章使用档案。档案应妥善保存，以备查阅。

四、权利与义务

1.员工权利

-员工有权根据工作需要，按照规定流程申请使用电子公章，以完成工作职责和业务任务。

-对于行政部门的审核意见或审批结果存在异议时，员工有权向电子公章管理小组提出申诉，要求重新审议。

2.员工义务

-员工必须严格遵守本制度规定的电子公章授权使用审批流程，如实填写申请信息，不得虚报、瞒报或伪造申请事项。

-在获得电子公章授权使用后，员工应妥善保管电子公章，不得转借、出租或擅自扩大使用范围，确保电子公章的安全。

-员工有义务保守电子公章使用过程中涉及的公司商业秘密和客户信息，不得泄露给任