建材公司物流合同签订审查制度.doc

建材公司物流合同签订审查制度

一、总则

1.目的

为加强本建材公司合同管理，规范合同签订、审查流程，有效防范合同风险，保障公司的合法权益，提高公司运营效益，依据国家相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于建材公司及所属各部门、各分支机构在经营活动中签订的各类合同，涉及全体员工在合同签订、审查过程中的行为规范，同时对与公司签订合同的顾客权益保护等相关事宜也有相应规定。

3.基本原则

-合法合规原则：合同的签订、审查必须符合国家法律法规及政策要求，确保公司的经营活动在法律框架内进行。

-平等自愿原则：与顾客签订合同应遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则，保障双方合法权益。

-风险防控原则：通过严格的审查流程，识别、评估合同风险，采取有效措施防范和化解风险，确保公司利益最大化。

-协同高效原则：各部门之间应密切协作，形成高效的合同审查工作机制，提高合同签订效率，保障公司运营效益。

4.企业文化与经营理念体现

本制度贯彻公司“质量至上，服务为本，创新发展，合作共赢”的经营理念。在合同签订与审查过程中，注重产品质量条款的明确，以保障为顾客提供优质建材产品；强调服务条款的细化，体现对顾客的优质服务；鼓励创新合同模式，促进公司业务发展；注重合作条款的公平合理，实现与合作伙伴的共赢。同时，秉持公司“以人为本，尊重员工，鼓励创新，追求卓越”的企业文化，在制度执行过程中充分考虑员工的权益与发展，鼓励员工积极参与合同管理工作。

二、组织架构与职责划分

1.合同管理委员会

-组成：由公司高层领导、各主要业务部门负责人组成，主任由公司总经理担任。

-职责：负责制定和调整公司合同管理战略、政策和制度；对重大合同进行最终决策；协调解决合同管理中的重大问题；监督合同管理制度的执行情况。

2.法务部门

-职责：负责合同法律条款的审查，确保合同符合法律法规要求；提供法律咨询服务，对合同纠纷提出法律解决方案；参与重大合同的谈判和起草；协助处理合同纠纷案件，维护公司合法权益。

3.业务部门

-职责：负责合同的发起、起草和初审；对合同的业务内容、交易条款等进行审核，确保合同符合业务实际需求；负责合同履行过程中的跟踪和管理，及时反馈合同履行情况；收集、整理与合同相关的资料，协助法务部门处理合同纠纷。

4.财务部门

-职责：负责合同财务条款的审查，包括付款方式、结算周期、税务条款等；对合同的经济效益进行评估，提供财务分析意见；监督合同款项的收付情况，确保公司财务安全。

5.其他相关部门

-职责：根据合同的具体内容和涉及的专业领域，配合法务、业务、财务等部门提供专业意见和技术支持，共同完成合同审查工作。

三、管理流程

1.合同发起

-业务部门根据经营活动需要，发起合同签订流程。在发起时，应明确合同的基本信息，包括合同对方信息、合同标的、合同金额、履行期限等。

-业务部门填写《合同发起审批表》，详细说明合同背景、业务需求、拟签订合同的主要条款等内容，并附上相关资料，如项目方案、报价单等。

2.合同起草

-业务部门负责合同的起草工作。起草合同应参照公司合同模板，确保合同条款完整、清晰、准确。对于特殊合同，可根据实际情况进行调整，但需确保合同条款符合法律法规和公司制度要求。

-在合同起草过程中，业务部门应与相关部门进行沟通协调，充分征求意见，确保合同内容的合理性和可操作性。

3.部门初审

-合同起草完成后，业务部门首先进行内部初审，重点审查合同的业务内容、交易条款、风险点等是否符合业务实际需求和公司规定。

-初审通过后，业务部门将合同及相关资料提交给其他相关部门进行会签审查。相关部门应在规定时间内完成审查，并在《合同审查意见表》上填写审查意见。

4.法务审查

-法务部门收到业务部门提交的合同及相关资料后，对合同进行全面的法律审查。审查内容包括合同主体资格、合同条款的合法性、有效性、完整性，以及违约责任、争议解决方式等法律风险点。

-法务部门应在规定时间内完成审查，并出具书面法律审查意见。对于存在法律风险的条款，法务部门应提出修改建议，要求业务部门进行修改。

5.财务审查

-财务部门对合同的财务条款进行审查，重点审查付款方式、结算周期、税务条款、资金预算等内容。

-财务部门应根据公司财务管理制度和相关规定，对合同的财务风险进行评估，并在《合同审查意见表》上填写审查意见。对于不符合财务规定的条款，财务部门应提出修改建议。

6.综合审查与审批

-各部门审查完成后，由业务部门汇总审查意见，对合同进行修改完善。