培训机构办公用品领用审批登记制度.doc

培训机构办公用品领用审批登记制度

一、总则

1.目的

本制度旨在规范本培训机构办公用品的领用和登记流程，确保办公用品的合理使用，有效控制成本，同时提高工作效率，保证机构的正常运营。秉持培训机构“高效、创新、关爱”的企业文化，通过合理的办公用品管理，为员工创造良好的工作条件，实现运营效益的最大化。

2.适用范围

本制度适用于培训机构全体员工。

3.原则

遵循“按需领用、节约使用、规范登记”的原则。在满足员工正常工作需求的基础上，倡导节约意识，反对浪费，通过规范的登记流程确保办公用品管理的透明化和可追溯性。

二、组织架构与职责划分

1.行政部门

-负责办公用品的采购计划制定、供应商选择与采购工作。根据各部门的需求预测和实际库存情况，合理安排采购，确保办公用品的及时供应。

-建立和维护办公用品库存台账，对办公用品的出入库进行详细记录，定期盘点库存，保证账实相符。

-负责办公用品领用的审批和发放工作，审核员工的领用申请是否合理，并按照规定的流程进行发放。

-定期对办公用品的使用情况进行分析和评估，根据实际情况调整采购计划和领用标准，以提高运营效益。

2.各部门

-各部门负责人负责本部门办公用品需求的统计和申报工作。每月末根据本部门的工作安排和实际需求，填写办公用品需求申请表，提交给行政部门。

-对本部门员工的办公用品使用情况进行监督和管理，引导员工节约使用办公用品，杜绝浪费现象。

-协助行政部门进行办公用品的盘点工作，提供准确的使用信息。

3.财务部门

-负责审核办公用品采购预算，确保采购支出在预算范围内，控制成本。

-对办公用品采购费用进行核算和报销处理，严格把关费用的合理性和合规性。

三、管理流程

1.需求申报

-每月25日前，各部门负责人结合本部门下月工作计划，预估办公用品需求，填写《办公用品需求申请表》，详细列出所需办公用品的名称、规格、数量等信息。

-将填写好的申请表提交给行政部门。行政部门汇总各部门需求后，结合库存情况，编制《办公用品采购计划》。

2.采购流程

-行政部门根据《办公用品采购计划》，选择合适的供应商进行采购。在选择供应商时，充分考虑供应商的信誉、产品质量、价格等因素，确保采购到性价比高的办公用品。

-与供应商签订采购合同，明确采购物品的规格、数量、价格、交货时间等条款。

-供应商按照合同约定将办公用品送达培训机构，行政部门负责验收。验收内容包括物品的数量、规格、质量等，确保与采购合同一致。验收合格后，办理入库手续。

3.领用流程

-员工因工作需要领用办公用品时，需填写《办公用品领用登记表》，注明领用日期、姓名、部门、领用物品名称、规格、数量等信息。

-将《办公用品领用登记表》提交给部门负责人审批，部门负责人根据工作实际需求进行审批。

-审批通过后，员工持《办公用品领用登记表》到行政部门领取办公用品。行政部门核对登记表信息无误后，发放相应的办公用品，并在库存台账上进行记录。

4.库存管理

-行政部门建立详细的办公用品库存台账，对每一种办公用品的出入库情况进行记录，包括入库日期、供应商、数量、领用日期、领用人等信息。

-定期对办公用品库存进行盘点，每月末至少进行一次小盘点，每季度末进行一次大盘点。盘点过程中，核对库存实物与台账记录是否一致，如发现差异，及时查找原因并进行调整。

-根据库存盘点结果，对库存数量不足的办公用品及时进行补货，确保库存水平能够满足日常工作需求。同时，对于积压的办公用品，及时进行清理和处理，避免资源浪费。

四、权利与义务

1.员工权利

-员工有权根据工作需要，按照规定的流程领用办公用品，以保障工作的顺利开展。

-对行政部门的办公用品管理工作有提出建议和意见的权利，如发现采购的办公用品质量问题或领用流程不合理等情况，可及时向行政部门反馈。

2.员工义务

-员工应按照实际工作需求领用办公用品，不得虚报、多领。在使用过程中，要爱护办公用品，节约使用，避免浪费。

-妥善保管所领用的办公用品，不得随意丢弃或转借他人。如因个人原因造成办公用品损坏或丢失，应照价赔偿。

3.行政部门权利

-行政部门有权根据机构的整体需求和实际情况，制定和调整办公用品的采购计划和领用标准。

-对员工的办公用品领用申请进行审核和审批，对于不合理的领用申请有权拒绝。

4.行政部门义务

-行政部门有义务及时采购和供应符合质量要求的办公用品，确保员工的工作需求得到满足。

-定期向员工公布办公用品的采购情况、库存情况