运输公司文件打印审批登记备案制度.doc

运输公司文件打印审批登记备案制度

一、总则

1.目的

为加强运输公司文件管理，规范文件打印流程，确保文件打印的准确性、安全性和可追溯性，有效控制运营成本，结合公司的企业文化“诚信、高效、创新、共赢”以及经营理念“以客户为中心，以服务为宗旨，追求卓越运营效益”，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于运输公司全体员工。公司所有文件打印活动，包括内部办公文件、业务资料、对外宣传资料等，均需遵循本制度。

3.原则

（1）合法性原则：文件打印内容必须符合国家法律法规以及公司的相关规定。

（2）必要性原则：严格控制文件打印数量，避免不必要的资源浪费，以提升运营效益。

（3）流程化原则：明确文件打印审批、登记备案流程，确保操作规范、有序。

二、组织架构与职责划分

1.行政部门

（1）负责制定和完善文件打印审批登记备案制度，并监督制度的执行情况。

（2）统一管理公司的打印设备，定期维护与检查，确保设备正常运行。

（3）审核员工提交的文件打印申请，对不符合规定的申请予以驳回，并说明理由。

（4）负责文件打印的登记备案工作，建立详细的登记台账，记录文件打印的相关信息。

2.各部门

（1）各部门负责人负责本部门文件打印申请的初步审核，确保打印内容与本部门工作相关且必要。

（2）督促本部门员工遵守文件打印制度，合理安排打印任务，避免浪费。

3.信息技术部门

（1）协助行政部门对打印设备进行技术支持，解决打印过程中出现的技术问题。

（2）保障公司内部网络环境稳定，确保文件传输的顺畅，以提高打印效率。

三、管理流程

1.打印申请

（1）员工因工作需要打印文件时，需填写《文件打印申请表》，详细注明文件名称、打印份数、用途、紧急程度等信息。

（2）将填写完整的申请表提交给本部门负责人进行初步审核。部门负责人应根据工作实际需求，判断打印的必要性，并在申请表上签署审核意见。

2.审批流程

（1）经过部门负责人审核通过的申请表，提交至行政部门。行政部门从制度合规性、资源合理性等方面进行再次审核。

（2）对于普通文件打印申请，行政部门审核通过后即可安排打印；对于涉及公司重要信息、机密内容或打印数量较大的文件申请，行政部门需报公司领导审批，公司领导根据具体情况进行审批决策。

3.打印执行

（1）行政部门根据审批结果，安排文件打印任务。如使用公司内部打印设备，指定专人负责打印操作；如需外出打印，选择符合公司要求的外部打印供应商。

（2）打印过程中，操作人员需仔细核对文件内容和格式，确保打印质量。对于紧急文件，应优先处理，保障工作的及时性。

4.登记备案

（1）打印完成后，行政部门负责在《文件打印登记台账》上进行详细登记，记录文件名称、申请人、申请部门、打印份数、审批人、打印日期等信息。

（2）对于重要文件的打印，行政部门应留存文件副本或电子文档，以备后续查阅和审计。

四、权利与义务

1.员工权利

（1）员工有权根据工作需要提出文件打印申请，以保障工作的正常开展。

（2）员工有权对不合理的审批结果提出申诉，行政部门应及时进行调查和处理，并给予员工反馈。

2.员工义务

（1）严格遵守文件打印审批登记备案制度，如实填写打印申请信息，不得虚报、瞒报。

（2）不得私自使用公司打印设备进行与工作无关的文件打印，杜绝浪费公司资源。

（3）妥善保管打印出的文件，对于涉及公司机密的文件，按照公司保密制度进行处理，防止信息泄露。

3.部门权利与义务

（1）各部门有权根据工作任务安排合理的文件打印需求，但需遵循公司制度进行申请和审批。

（2）部门有义务协助行政部门做好文件打印管理工作，对本部门员工进行制度培训和教育，监督员工的执行情况。

4.行政部门权利与义务

（1）行政部门有权对公司文件打印活动进行全面管理和监督，对违反制度的行为进行制止和纠正。

（2）行政部门有义务为员工提供文件打印相关的咨询和服务，保障打印工作的顺利进行。同时，定期对打印设备进行维护和更新，提高打印效率和质量。

五、监督与奖惩机制

1.监督机制

（1）行政部门定期对文件打印登记台账进行检查和统计分析，查看是否存在异常的打印行为，如频繁打印、超量打印等。

（2）公司内部审计部门不定期对文件打印审批登记备案制度的执行情况进行审计，检查流程是否合规，登记信息是否准确完整。

（3）鼓励员工对违反文件打印制度的行为进行举报，对于经查实的举报，给予举报人一定的奖励。

2.奖励机制

（1）对于严格遵守文件打印制度，在节约打印资源方面表现突出的员工或部门，公司将给予公开表扬，并在绩效考核中适当加分。

（2）对提出合理化建议，有助于优化文件打印管理流程、提高运营效益的员工，给予一定的物质奖励。

3.惩罚机制

（1）对于未按规定流程申请打印文件的员工，首次给予警告，并要求其补办相关手续；多次违反的