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贸易公司员工生日礼物采购发放制度

一、总则

1.目的

为体现公司对员工的人文关怀，增强员工对公司的归属感和认同感，特制定本制度，规范员工生日礼物的采购与发放流程，让员工在生日时感受到公司的温暖与关爱。

2.适用范围

本制度适用于贸易公司全体正式员工。

3.遵循原则

-符合公司企业文化与经营理念原则：采购的生日礼物应能体现公司积极向上、团结协作、创新进取的企业文化以及以客户为中心、追求卓越运营效益的经营理念。

-实用性与多样性原则：充分考虑员工的不同需求和喜好，选择实用且多样的生日礼物，确保能满足大多数员工的期望。

-预算控制原则：在保证礼物质量和员工满意度的前提下，严格控制采购成本，确保生日礼物采购在公司规定的预算范围内进行。

二、组织架构与职责划分

1.行政部门

-负责制定员工生日礼物采购预算，并提交上级审批。

-根据预算和员工需求，进行生日礼物的选型、供应商筛选与采购工作。

-组织生日礼物的发放工作，确保礼物准确、及时地发放到员工手中。

-收集员工对生日礼物的反馈意见，对采购和发放工作进行持续改进。

2.财务部门

-审核行政部门提交的生日礼物采购预算，确保预算合理、合规。

-负责生日礼物采购资金的支付与结算工作，严格执行财务制度。

3.各业务部门

-及时向行政部门提供本部门员工的生日信息，确保信息准确无误。

-协助行政部门做好生日礼物发放的通知和组织工作。

三、管理流程

1.信息收集

-新员工入职时，人力资源部门应在员工信息表中明确记录员工的出生日期，并及时将信息共享给行政部门。

-每月末，各业务部门应核对本部门员工生日信息，如有变动及时通知行政部门，确保行政部门掌握的员工生日信息准确、完整。

2.预算制定

-每年年初，行政部门根据公司员工数量、市场物价水平等因素，制定本年度员工生日礼物采购预算草案。

-预算草案需包含采购总金额、不同档次礼物预算分配等详细内容，提交财务部门审核。

-财务部门结合公司年度财务计划和运营效益情况，对预算草案进行审核，提出修改意见。行政部门根据审核意见调整预算，最终提交公司管理层审批通过。

3.选型与采购

-行政部门根据预算和员工需求调研结果，确定生日礼物的选型范围。选型过程中充分考虑公司企业文化元素，可选择具有纪念意义或与公司业务相关的物品。

-通过市场调研、供应商比价等方式，筛选出合适的供应商。优先选择信誉良好、产品质量可靠、价格合理的供应商建立长期合作关系。

-与选定的供应商签订采购合同，明确采购物品的规格、数量、价格、交货时间等条款。在采购过程中，严格按照合同执行，确保采购工作顺利进行。

4.发放管理

-行政部门根据员工生日信息，提前准备好相应的生日礼物。在员工生日前[X]个工作日，以邮件、短信或公司内部通讯软件等方式通知员工领取生日礼物。

-设立专门的礼物领取点，安排专人负责发放工作。员工领取礼物时，需在领取登记表上签字确认。对于因出差等原因无法现场领取的员工，行政部门可提供邮寄服务或安排其他合适方式将礼物送达员工手中。

四、权利与义务

1.员工权利

-员工有权在生日时收到公司提供的生日礼物，享受公司给予的人文关怀。

-员工有权对生日礼物的选型、采购和发放等环节提出意见和建议，行政部门应认真对待并及时反馈处理结果。

2.员工义务

-员工有义务向公司提供准确的个人生日信息，如因个人原因导致信息错误，影响生日礼物的正常发放，责任自负。

-员工在领取生日礼物时应遵守发放流程，配合行政部门的工作安排。

3.公司权利

-公司有权根据经营状况、预算情况等因素对生日礼物的标准、采购方式等进行调整，但需提前通知员工。

-公司有权对员工生日礼物采购与发放工作进行监督和管理，确保工作规范、透明。

4.公司义务

-公司有义务按照本制度的规定，按时、足额为员工采购和发放生日礼物，保证礼物的质量和档次。

-公司应不断优化生日礼物的采购和发放工作，提高员工满意度。

五、监督与奖惩机制

1.监督机制

-公司内部审计部门定期对员工生日礼物采购与发放工作进行审计监督，检查预算执行情况、采购流程合规性、发放记录准确性等。

-设立举报邮箱和电话，接受员工对生日礼物采购与发放过程中违规行为的举报。对于举报信息，公司将认真调查核实，并及时公布处理结果。

2.奖励机制

-对于在员工生日礼物采购与发放工作中表现出色的部门或个人，如提出创新性建议并有效提高员工满意度、严格控制采购成本