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文件名：

记录控制程序

文件编号：

GZ-PC-00*-QP-**-202*-GZ-P-002

版本号：

V1.0

生效日期：

YYYY-MM-DD

页码：

第X页/共Y页

编制

审核

批准

***

日期：YYYY-MM-DD

[体系管理部门负责人]

日期：

[管理者代表姓名]

日期：YYYY-MM-DD

1.0目的(Purpose)

为规范公司质量管理体系记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置，确保记录的清晰、完整、可追溯和有效利用，特制定本程序。

2.0适用范围(Scope)

本程序适用于公司所有与质量管理体系相关的记录的控制，包括各部门在业务活动中产生的所有质量记录。

3.0术语和定义(TermsandDefinitions)

记录(Record):为所完成的活动或达到的结果提供证据的文件。

记录控制(RecordControl):对记录从产生到最终处置的全生命周期进行系统管理的过程。

保存期限(RetentionPeriod):根据法律法规、客户要求或公司管理需要，规定记录必须被保存的时间长度。

4.0职责(Responsibilities)

文件控制中心/综合管理部:负责公司级质量记录的集中归档、保管、借阅和到期处置的统一管理；负责编制和维护《质量记录清单》。

各部门:负责本部门产生的质量记录的及时收集、整理、标识、部门内保管和按期移交；确保记录内容真实、准确、清晰。

质量部:负责监督、检查本程序的执行情况，并对记录控制的有效性进行审核。

5.0工作程序(WorkingProcedure)

流程活动总览表

流程节点

活动名称

责任部门/岗位

主要输出文件/记录

5.1

记录的标识

各记录产生部门

带有清晰标识的记录

5.2

记录的收集与归档

各记录产生部门/文件控制中心

《记录移交清单》

5.3

记录的储存与保护

文件控制中心/各部门

安全存放的存档记录

5.4

记录的检索与借阅

文件控制中心

《记录借阅登记表》

5.5

记录的保存与处置

文件控制中心/记录产生部门

《记录销毁审批表》

详细工作程序描述

5.1记录的标识

所有质量记录在形成时，应有清晰的标识，至少包括记录名称、日期、编制人/部门等信息，以便于识别和追溯。记录的命名应遵循《质量记录清单》中的规定。

5.2记录的收集与归档

各部门应定期（如每月或每季度）将本部门产生的、需要归档的质量记录进行收集整理，填写《记录移交清单》，并移交给文件控制中心进行集中存档。部门内部自行保管的记录也应登记造册。

5.3记录的储存与保护

记录的存放环境应能防止其损坏、变质和丢失，如防火、防潮、防虫蛀。电子记录应有可靠的存储介质，并定期进行数据备份和病毒检查。涉密记录应按保密要求进行特殊管理。

5.4记录的检索与借阅

公司员工因工作需要查阅或借阅已归档的记录时，需填写《记录借阅登记表》，经权限人批准后，由文件控制中心办理。借阅的记录应按期归还，不得涂改、损坏或转借。

5.5记录的保存与处置

文件控制中心根据《质量记录清单》中规定的保存期限，定期清理到期记录。对超过保存期限的记录，由文件控制中心编制清单，经记录产生部门确认、管理者代表批准后，填写《记录销毁审批表》，方可进行销毁。销毁过程应确保信息无法恢复。

6.0支持性文件/相关文件

QMS-M-01《质量手册》

QMS-P-01《文件控制程序》

适用的法律法规和客户要求清单

7.0记录与表单

QMS-F-0201《质量记录清单》

QMS-F-0202《记录借阅登记表》

QMS-F-0203《记录销毁审批表》

QMS-F-0204《记录移交清单》

8.0附件

无