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文件名：

采购需求与计划管理程序

文件编号：

GZ-PC-00*-QP-**-202*-GZ-P-018

版本号：

V1.0

生效日期：

YYYY-MM-DD

页码：

第X页/共Y页

编制

审核

批准

***

日期：YYYY-MM-DD

[体系管理部门负责人]

日期：

[管理者代表姓名]

日期：YYYY-MM-DD

1.0目的(Purpose)

为规范公司采购需求的提出、汇总、评审及采购计划的编制、审批、执行与调整等管理活动，确保采购活动有序、高效、经济地进行，满足生产经营活动的需求，特制定本程序。

2.0适用范围(Scope)

本程序适用于公司所有与生产、运营、研发、行政等相关的物料、设备、服务等采购需求的管理和采购计划的制定与执行。

3.0术语和定义(TermsandDefinitions)

采购需求:指公司各部门因生产、经营或管理等活动需要，向外部采购物料、设备或服务的需求。

采购计划:指采购部门根据汇总的采购需求，结合库存情况、市场预测及公司战略，制定的在特定时期内需完成的采购任务安排。

紧急采购:指因突发、不可预见的事件导致，必须立即执行的、未列入常规采购计划的采购活动。

4.0职责(Responsibilities)

需求部门:负责根据实际业务需求，准确、及时地提出采购需求，并对需求的合理性、必要性负责。

采购部:负责采购需求的汇总、分析，编制、执行和动态调整采购计划，并组织实施采购活动。

财务部:负责提供预算支持，审核采购计划的资金安排，并按规定办理付款。

总经理/管理层:负责审批重大的或超出特定金额的采购计划，对采购战略进行决策。

5.0工作程序(WorkingProcedure)

流程活动总览表

流程节点

活动名称

责任部门/岗位

主要输出文件/记录

5.1

采购需求的提出

各需求部门

《采购申请单》

5.2

采购需求的汇总与分析

采购部

采购需求汇总清单

5.3

采购计划的编制

采购部

《年度/月度采购计划（草案）》

5.4

采购计划的评审与批准

采购负责人/相关管理层

经批准的《年度/月度采购计划》

5.5

采购计划的下达与执行

采购部

《采购订单》

5.6

采购计划的调整

需求部门/采购部

《采购计划变更申请单》

详细工作程序描述

5.1采购需求的提出

各需求部门根据生产、运营或项目计划，在ERP系统或通过纸质表单填写《采购申请单》，详细说明所需物料/服务的名称、规格型号、数量、技术要求、期望交付日期等信息。申请单需经部门负责人审批。

5.2采购需求的汇总与分析

采购部定期（如每日或每周）从系统中导出或收集各部门已批准的《采购申请单》，进行汇总、分类和初步审核，检查需求的完整性与合规性。对于不明确或不合理的需求，与需求部门进行沟通确认。

5.3采购计划的编制

采购部基于汇总的采购需求，结合现有库存水平、供应商信息、市场价格趋势、生产计划和公司预算，编制《年度/月度采购计划（草案）》。计划应包括采购物料清单、预估数量、预估金额、计划采购时间、建议供应商等内容。

5.4采购计划的评审与批准

采购部将《年度/月度采购计划（草案）》提交给采购负责人、财务部及相关管理层进行评审。评审内容包括需求的必要性、预算的合理性、计划的可行性等。评审通过后，由授权人签字批准，形成正式的采购计划。

5.5采购计划的下达与执行

采购计划一经批准，采购部即根据计划内容，按照《供应商管理程序》选择合格供应商，并根据计划分批次生成并下达《采购订单》，正式启动采购流程。

5.6采购计划的调整

因市场变化、生产计划调整等原因需要变更已批准的采购计划时，由需求部门或采购部填写《采购计划变更申请单》，说明变更原因和具体内容，按原计划的审批流程进行审批。批准后，采购部方可对采购计划进行相应调整。

6.0支持性文件/相关文件

《质量手册》

《供应商管理程序》

《合同管理程序》

《库存管理规定》

《不合格品控制程序》

7.0记录与表单

《采购申请单》

《年度/月度采购计划》

《采购计划评审记录》

《采购计划变更申请单》

8.0附件

无