差旅管理程序.docxVIP

文件名：

差旅管理程序

文件编号：

GZ-PC-00*-QP-**-202*-GZ-P-081

版本号：

V1.0

生效日期：

YYYY-MM-DD

页码：

第X页/共Y页

编制

审核

批准

***

日期：YYYY-MM-DD

[体系管理部门负责人]

日期：

[管理者代表姓名]

日期：YYYY-MM-DD

1.0目的(Purpose)

为规范公司员工的差旅活动，统一差旅申请、审批、预订、报销流程，合理控制差旅成本，保障出差人员工作顺利进行及人身安全，特制定本程序。

2.0适用范围(Scope)

本程序适用于公司所有因公出差的员工。

3.0术语和定义(TermsandDefinitions)

出差：指员工因公司业务需要，离开常驻工作地到其他地区执行公务活动。

差旅预算：指根据出差任务的性质、目的地、时长等因素，预先核算并批准的费用限额。

差旅报销：指出差人员在完成出差任务后，依据公司规定和实际发生的合规费用，向公司申请核销差旅费用的过程。

4.0职责(Responsibilities)

申请人/出差人：负责提交真实的差旅申请，遵守差旅标准，妥善保管并提交合规的费用票据，按时完成报销。

部门负责人：负责审核出差的必要性、行程的合理性及预算的适当性，并对本部门员工的差旅活动进行监督管理。

行政部：负责根据已审批的申请，协助预订机票、酒店等，并提供必要的出行支持。

财务部：负责审核报销单据的合规性、真实性和准确性，办理差旅借款及报销款项的支付，并对差旅费用进行账务处理和监督。

5.0工作程序(WorkingProcedure)

流程活动总览表

流程节点

活动名称

责任部门/岗位

主要输出文件/记录

5.1

差旅申请

申请人

《差旅申请单》

5.2

差旅审批

部门负责人/分管领导

经审批的《差旅申请单》

5.3

差旅预订与借款

行政部/财务部

机票/酒店预订单、《借款单》

5.4

差旅执行与票据收集

出差人

各类合规的差旅费用票据

5.5

差旅报销

出差人/财务部

《差旅费报销单》及附件

5.6

审核与支付

财务部

报销凭证/付款记录

详细工作程序描述

5.1差旅申请

出差人员因工作需要，应至少提前3个工作日填写《差旅申请单》，详细说明出差事由、目的地、起止日期、同行人员、行程安排及费用预算，并提交至直接上级。

5.2差旅审批

部门负责人根据出差的必要性、行程合理性及预算情况进行审批。若涉及跨部门协作或重大事项，需按权限上报至分管领导审批。审批通过后，申请单转交行政部和财务部备案。

5.3差旅预订与借款

行政部根据审批通过的《差旅申请单》，按公司差旅标准协助员工预订机票、火车票和酒店。如需预支差旅费，申请人凭已审批的申请单到财务部办理借款手续。

5.4差旅执行与票据收集

出差人员在差旅期间应遵守公司规定，注意人身及财产安全。行程中发生的所有费用，均需取得符合财务报销要求的正式、合规票据，并妥善保管。

5.5差旅报销

出差人员返回公司后，应在5个工作日内整理所有费用票据，填写《差旅费报销单》，粘贴原始票据，经部门负责人签字确认后，提交至财务部办理报销手续。

5.6审核与支付

财务部对报销单据的完整性、合规性、准确性进行审核。审核无误后，办理报销款项支付（冲抵借款后的差额），并生成会计凭证进行账务处理和归档。

6.0支持性文件/相关文件

《财务管理制度》

《员工手册》

《费用报销管理规定》

7.0记录与表单

《差旅申请单》

《差旅费报销单》

《借款单》

8.0附件

无