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学生部门会议管理制度

一、会议制度概述

学生部门会议管理制度旨在规范学生部门内部会议的召开、组织、记录和落实，以提高工作效率，促进部门成员之间的沟通与协作。本制度涵盖了会议的准备工作、会议流程、会议记录、会议总结以及后续跟踪等方面。通过严格执行会议制度，确保学生部门工作有序进行，提高工作质量和效果。

二、会议类型及目的

学生部门会议分为例会、专题会议和临时会议三种类型。

1.例会：例会为定期举行的常规会议，通常每周或每月召开一次。会议目的在于总结上周工作、部署本周任务、交流工作心得、讨论部门发展方向等。

2.专题会议：专题会议针对某一特定议题或项目召开，旨在集中讨论、研究和解决问题。会议目的在于深入剖析问题，制定解决方案，推进项目进展。

3.临时会议：临时会议根据工作需要随时召开，用于讨论突发事件、紧急事项或特殊情况。会议目的在于迅速响应、协调资源，确保问题得到及时解决。

各类会议的召开应明确目的，确保会议内容与目的相符，提高会议效果。

三、会议准备工作

为确保会议的顺利进行，会议准备工作至关重要。以下为会议准备工作的主要内容：

1.确定会议主题：根据会议类型和目的，明确会议主题，确保与会人员对会议内容有清晰的认识。

2.制定会议议程：根据会议主题，制定详细的会议议程，包括会议时间、地点、主持人、参会人员、讨论议题等。

3.提前通知：通过邮件、短信或电话等方式，提前通知参会人员会议时间、地点、议程等内容，确保参会人员按时参加。

4.准备会议资料：根据会议议程，准备相关资料，如文件、报告、数据等，以便在会议中展示和讨论。

5.安排场地和设备：提前预订会议室，检查会议设备（如投影仪、音响、白板等）是否齐全，确保会议环境舒适、设备正常运作。

6.确定参会人员：根据会议议题和目的，确定参会人员名单，包括部门负责人、相关工作人员和邀请的校外嘉宾等。

7.设立会议记录员：指派专人负责会议记录，确保会议内容得到准确记录。

8.会议费用预算：根据会议规模和需求，制定会议费用预算，合理分配资金。

四、会议流程与规范

会议流程应遵循以下规范，确保会议高效有序地进行：

1.开场：主持人宣布会议开始，介绍参会人员、会议议程及会议目的。

2.主持人发言：主持人简要介绍会议背景、重要性，并对会议纪律提出要求。

3.逐项议程讨论：按照会议议程，逐项进行讨论。每位参会人员应积极参与，发表意见，提出建议。

4.讨论与交流：针对议题进行深入讨论，鼓励自由发言，充分交流，确保意见的多样性和全面性。

5.表决与决定：对于需要决策的事项，主持人应引导参会人员进行表决，确保决策的科学性和民主性。

6.临时议题处理：如有临时议题需要讨论，主持人应征得与会人员同意，将其纳入会议议程。

7.休息与调整：根据会议时长，合理安排休息时间，确保参会人员精力充沛，会议效果最佳。

8.会议总结：会议结束时，主持人对会议成果进行总结，强调关键决策和行动计划。

9.记录整理：会议记录员负责整理会议记录，包括会议时间、地点、参会人员、议题、讨论内容、表决结果等。

10.后续跟进：会议结束后，相关部门或个人应根据会议决定，及时跟进执行情况，确保会议成果得以落实。

五、会议记录与归档

会议记录是确保会议内容准确传达和后续工作顺利执行的重要依据。以下为会议记录与归档的具体要求：

1.记录内容：会议记录应包括会议时间、地点、主持人、参会人员、议题、讨论内容、表决结果、决议事项等关键信息。

2.记录方式：会议记录可采用文字记录、录音或录像等方式，以确保信息的完整性和准确性。

3.记录要求：记录员应做到以下几点：

-专注记录：会议过程中，记录员应专注聆听，及时准确地记录下每位发言人的观点和决策。

-简洁明了：记录内容应简洁明了，避免冗长和重复。

-客观真实：记录应客观反映会议情况，不添加个人意见或主观评价。

4.审核与修订：会议记录完成后，应由主持人或指定人员审核，确保记录的准确性和完整性。如有需要，可进行修订。

5.归档与管理：会议记录应按照时间顺序归档，并建立电子和纸质档案，便于查阅和管理。

6.档案保管：档案应存放在安全、干燥、防虫蛀的地方，确保档案的长期保存。

7.查阅与复制：如有需要查阅或复制会议记录，应遵循档案管理规定，办理相关手续。

8.信息保密：会议记录中涉及到的敏感信息，应严格保密，未经授权不得外泄。

六、会议总结与反馈

会议总结与反馈是确保会议效果和持续改进的重要环节。以下为会议总结与反馈的具体步骤：

1.会议总结：会议结束后，主持人或指定人员应对会议进行总结，包括会议议程的完成情况、讨论成果、决策事项和行动计划。

2.成果分享：将会议总结和决策事项以书面或口头形式向部门全体成员传达，确保每位成员了解会议成果。

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