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档案征集成果归档制度

一、总则

1.目的

本制度旨在规范本档案馆的档案征集成果归档工作，确保征集到的各类档案资料能够科学、有序地归档保存，为档案馆的运营和发展提供坚实的资料基础，同时更好地满足社会各界对档案信息的利用需求，体现档案馆“保存历史记忆，服务社会发展”的企业文化。

2.适用范围

本制度适用于档案馆全体员工在档案征集成果归档工作中的相关操作，以及对涉及档案征集的外部合作机构、捐赠者等顾客行为的规范。

3.遵循原则

-真实性原则：确保归档的征集成果真实反映历史事实，不得篡改、伪造档案内容。

-完整性原则：保证征集成果的各项资料齐全，涵盖档案主体及其相关的背景、说明等信息。

-规范性原则：按照统一的标准和流程进行归档操作，保证档案管理的规范化和标准化。

-效益原则：在归档工作中注重运营效益，合理配置资源，提高工作效率，降低成本。

二、组织架构与职责划分

1.征集部门

-职责：负责制定档案征集计划，开展档案征集活动，与潜在的档案所有者进行沟通、协商，获取档案资料。在征集过程中，详细记录档案的来源、背景、内容等信息，并初步整理征集成果，向归档部门移交。同时，负责维护与捐赠者等顾客的良好关系，宣传档案馆的经营理念，反馈顾客对档案征集工作的意见和建议。

-扁平化管理体现：征集部门内部采用项目小组形式，针对不同类型的征集项目，由组长负责协调小组内成员工作，直接向部门主管汇报。减少层级，提高决策和执行效率。

2.归档部门

-职责：接收征集部门移交的档案征集成果，按照既定的分类标准和编号规则对档案进行分类、编号、编目等操作。对档案进行数字化处理（如有需要），并将电子档案与纸质档案同步归档。负责档案存储环境的管理，确保档案的安全保管，定期对档案进行盘点和清查。

-扁平化管理体现：归档部门设置不同业务板块的工作小组，如分类编目组、数字化处理组、存储管理组等，各小组组长直接对接工作任务，减少沟通环节。

3.审核部门

-职责：对征集成果的归档质量进行审核，检查档案的真实性、完整性和规范性。审核档案分类、编号、编目等是否符合标准，数字化处理是否准确无误。对于不符合要求的档案，及时反馈给归档部门进行整改。

-扁平化管理体现：审核部门与征集、归档部门保持密切沟通，采用线上线下相结合的审核方式，直接对工作成果进行评估，减少不必要的汇报层级。

三、管理流程

1.征集成果移交

-征集部门在完成一批档案征集工作后，填写《档案征集成果移交清单》，详细列出档案的名称、数量、来源、形成时间等信息。

-将档案资料与《移交清单》一并移交给归档部门，双方在清单上签字确认，完成移交手续。

2.档案分类编号

-归档部门接收档案后，按照档案的形成时间、来源、内容等因素进行分类。例如，可分为历史档案、现行档案、专题档案等大类，在大类下再细分小类。

-根据分类结果，为每一份档案或每组档案赋予唯一的编号，编号应遵循一定的编码规则，便于识别和管理。

3.档案编目

-对已分类编号的档案进行编目，编制《档案编目卡片》或电子目录。编目内容包括档案编号、名称、来源、形成时间、保管期限、密级等信息。

-编目完成后，将编目信息录入档案管理系统，建立电子索引，方便查询和利用。

4.数字化处理（如有需要）

-对于具有重要价值或频繁利用需求的档案，进行数字化扫描。扫描分辨率、图像格式等应符合相关标准。

-对扫描后的图像进行图像处理，包括去噪、纠偏、裁剪等操作，确保图像清晰、完整。

-将数字化图像与对应的编目信息进行关联，存储到档案数字化管理系统中。

5.档案上架存储

-根据档案的分类和编号，将纸质档案存放在相应的档案架、档案柜中，并在存储位置标注档案编号范围。

-电子档案按照存储规则存储在服务器或存储介质上，并定期进行备份，确保数据安全。

6.定期盘点清查

-归档部门定期对档案进行盘点清查，核对档案的实际数量与电子目录中的记录是否一致。

-对于发现的问题，如档案丢失、损坏等，及时记录并报告上级，采取相应的处理措施。

四、权利与义务

1.员工权利

-有权获得与档案征集成果归档工作相关的培训和指导，以提升业务能力。

-对归档工作流程、标准等提出改进意见和建议，参与档案馆的管理和决策。

-在工作中因合理原因导致的失误，有权按照规定进行申诉，寻求公正处理。

2.员工义务

-严格遵守本制度及相关操作规程，认真履行工作职责，确保档案征集成果归档工作的质量和效率。

-对工作中涉及的档案信息严格保密，不