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档案外借期限与续借规定

一、总则

1.目的

本规定旨在规范档案馆档案外借期限与续借相关事宜，确保档案资源合理利用，既满足顾客对档案信息的需求，又保障档案的安全与完整，维护档案馆正常运营秩序，提升服务质量，遵循本馆“精准、高效、开放、共享”的企业文化，践行“以顾客需求为导向，以档案价值最大化为目标”的经营理念。

2.适用范围

本规定适用于所有向本档案馆申请档案外借服务的顾客。档案馆全体员工在处理档案外借与续借业务时应严格按照本规定执行。

3.基本原则

（1）合法性原则：档案外借与续借活动必须严格遵守国家法律法规以及档案管理相关规定，确保档案信息安全。

（2）合理性原则：根据档案的性质、重要程度和利用需求，合理设定外借期限与续借条件，平衡顾客需求与档案馆管理要求。

（3）服务性原则：以顾客为中心，提供便捷、高效的外借与续借服务，满足顾客对档案信息的合理利用需求。

二、组织架构与职责划分

1.借阅服务部门

（1）负责受理顾客档案外借申请，审核申请材料，确保申请符合规定要求。

（2）按照规定办理档案外借手续，记录外借档案的相关信息，包括档案编号、名称、外借日期、归还日期等。

（3）跟踪档案外借情况，及时提醒顾客归还档案，并处理续借申请。

（4）接收归还的档案，对档案进行检查，确认档案是否完好无损，如有问题及时记录并报告。

2.档案管理部门

（1）负责制定档案外借期限标准，根据档案的类别、重要性等因素，确定不同档案的基本外借期限。

（2）对档案外借过程进行监督，确保借阅服务部门按照规定操作，保障档案安全。

（3）定期对档案外借与续借情况进行统计分析，为优化管理制度提供数据支持。

3.安全保障部门

（1）负责制定档案外借期间的安全保障措施，确保档案在运输、存储和使用过程中的安全。

（2）对归还的档案进行安全检查，防止档案信息泄露或遭受损坏。

（3）在发生档案丢失、损坏等突发事件时，及时采取应急措施，并协助相关部门进行调查处理。

三、管理流程

1.外借申请

（1）顾客需填写档案外借申请表，详细说明外借档案的名称、编号、用途、预计归还日期等信息，并提交有效身份证明文件。

（2）申请表提交至借阅服务部门，工作人员对申请信息进行审核，检查申请表填写是否完整、申请用途是否合理、身份证明文件是否有效等。

（3）对于涉及机密或重要档案的外借申请，需经过档案管理部门负责人审批，必要时还需相关领导审批。

2.外借手续办理

（1）申请审核通过后，借阅服务部门工作人员根据申请表信息办理档案外借手续，与顾客签订档案外借协议，明确双方权利与义务。

（2）工作人员对外借档案进行清点、登记，记录档案的状态，并向顾客说明档案保管要求和注意事项。

（3）将外借档案移交给顾客，同时在档案管理系统中更新档案状态，记录外借日期等相关信息。

3.续借申请

（1）顾客如需续借档案，应在档案归还日期前[X]个工作日向借阅服务部门提出续借申请。续借申请可通过线上或线下方式提交，填写续借申请表，说明续借原因和续借期限。

（2）借阅服务部门收到续借申请后，审核续借原因是否合理，检查档案是否存在逾期未还等违规情况。对于符合续借条件的申请，经档案管理部门同意后，办理续借手续。

（3）续借手续办理完成后，在档案管理系统中更新档案归还日期，同时通知顾客续借结果。

4.档案归还

（1）顾客应在规定的外借期限或续借期限届满前归还档案。归还档案时，需将档案完整无损地交至借阅服务部门。

（2）借阅服务部门工作人员对归还的档案进行清点、检查，确认档案数量、状态是否与外借时一致。如发现档案有损坏、丢失等情况，按照相关规定进行处理。

（3）工作人员在档案管理系统中记录档案归还日期，更新档案状态，将档案归位存储。

四、权利与义务

1.顾客权利

（1）有权按照规定申请档案外借服务，在符合条件的情况下获得档案外借机会。

（2）在规定的外借期限内，有权合理使用档案信息，用于合法的研究、学习、工作等目的。

（3）如需续借档案，有权在规定时间内提出续借申请，并在申请通过后获得延长的外借期限。

（4）对档案馆的外借服务有提出意见和建议的权利，以促进服务质量的提升。

2.顾客义务

（1）如实填写档案外借申请表，提供真实、有效的身份证明文件和申请信息。

（2）按照规定的外借期限和续借期限归还档案，不得逾期。如因特殊原因无法按时归还，应提前办理续借手续。

（3）妥善保管外借档案，不得擅自涂改、损坏、丢失档案，不得将档案转借他人。在档案外借期间，对档案的安全负责。

（4）遵守国家法律法规以及档案馆的各项规章制度，不得利用外借档案从事违法违规活动。

3.档案馆权利

（1）有权对顾客的档案外借申请进行审核，根据档案管理规定决定是否批准申请。

（2）在档案外借期间，有权对档案的使用情况进行监督检查，确保档案安