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档案查档路径导航优化制度

一、总则

1.目的

本制度旨在优化档案查档路径导航，提升档案查询的效率与准确性，为顾客提供更加便捷、高效的服务体验，同时提高档案馆的运营效益，体现本馆“精准服务，传承记忆”的企业文化。

2.适用范围

本制度适用于档案馆全体员工以及前来查档的顾客。

3.基本原则

-以顾客为中心原则：一切优化措施围绕方便顾客查档展开，确保顾客能快速、准确获取所需档案信息。

-扁平化管理原则：减少不必要的层级和流程，使信息传递和决策更加迅速，提高工作效率。

-效益优先原则：在保障服务质量的前提下，充分考虑运营成本，实现资源的合理配置，提高运营效益。

二、组织架构与职责划分

1.领导小组

-成员构成：由馆长担任组长，各部门负责人为成员。

-职责：负责统筹规划档案查档路径导航优化工作，制定战略方向和重大决策，协调各部门之间的工作，确保优化工作顺利推进。

2.技术支持小组

-成员构成：由信息技术部门相关人员组成。

-职责：负责运用先进的信息技术手段，开发和维护查档路径导航系统，如优化档案检索软件、升级线上查档平台等，确保系统的稳定性和高效性。

3.用户体验小组

-成员构成：由客户服务部门人员和部分随机抽取的顾客代表组成。

-职责：收集顾客在查档过程中的反馈意见，分析顾客需求和行为习惯，为查档路径导航优化提供依据，同时监督优化措施的实施效果是否符合顾客期望。

4.档案整理小组

-成员构成：由档案管理部门的专业人员组成。

-职责：对档案进行科学分类、编号和编目，确保档案的整理规范、准确，为查档路径导航提供清晰、有序的档案基础信息。

三、管理流程

1.需求收集与分析阶段

-用户体验小组通过线上问卷、线下访谈、意见箱等多种方式，广泛收集顾客在查档过程中遇到的问题、需求以及对现有查档路径导航的意见和建议。

-对收集到的信息进行整理和分析，运用数据分析工具和方法，挖掘顾客需求的重点和痛点，形成需求分析报告。

2.方案制定阶段

-技术支持小组根据需求分析报告，结合档案馆的实际情况和技术能力，制定档案查档路径导航优化方案。方案应包括优化目标、具体措施、技术实现方式、时间进度安排等内容。

-组织相关部门和人员对优化方案进行评审，充分听取各方意见，对方案进行修改和完善，确保方案的可行性和有效性。

3.实施阶段

-按照优化方案的时间进度安排，技术支持小组负责实施各项优化措施，如系统升级、功能开发、界面设计等。档案整理小组同步对档案进行整理和更新，确保档案信息与查档路径导航系统的一致性。

-在实施过程中，建立沟通协调机制，及时解决出现的问题和困难。定期召开项目推进会，汇报工作进展情况，确保各项工作按计划顺利进行。

4.测试与验收阶段

-优化措施实施完成后，进行全面的测试工作。测试内容包括系统功能测试、性能测试、兼容性测试等，确保查档路径导航系统的稳定性、准确性和易用性。

-用户体验小组组织顾客代表对优化后的查档路径导航系统进行试用和验收，收集顾客的反馈意见。根据顾客反馈，对系统进行进一步的调整和完善，直至达到预期目标。

5.推广与培训阶段

-对优化后的查档路径导航系统进行宣传和推广，通过档案馆官网、微信公众号、宣传栏等多种渠道向顾客介绍新的查档方式和流程，提高顾客的知晓度和使用率。

-组织档案馆全体员工进行培训，使员工熟悉新的查档路径导航系统的操作方法和注意事项，能够为顾客提供准确、有效的指导和帮助。

四、权利与义务

1.员工权利与义务

-权利

-有权对档案查档路径导航优化工作提出意见和建议，参与相关讨论和决策过程。

-获得与优化工作相关的培训和学习机会，提升自身业务能力。

-义务

-积极配合各小组的工作，按照要求完成分配的任务，如提供档案整理信息、协助测试等。

-向顾客宣传和推广优化后的查档路径导航系统，为顾客提供优质的服务和指导。

2.顾客权利与义务

-权利

-有权要求档案馆提供清晰、准确的查档路径导航服务，以方便快捷地获取所需档案信息。

-对查档路径导航系统提出意见和建议，参与用户体验小组的相关活动，促进系统的不断优化。

-义务

-遵守档案馆的查档规定和相关制度，按照正确的流程和方法使用查档路径导航系统。

-在享受服务的过程中，尊重档案馆员工的工作，积极配合相关调查和反馈工作。

五、监督与奖惩机制

1.监督机制